E-teczki | E-dokumentacja HR | Elektroniczne teczki pracownicze | All for One Poland

ECM E-Teczki

Elektroniczne akta osobowe dla SAP HR i SuccessFactors

E-teczka w SAP - digitalizacja akt HR

All for One ECM E-Teczki to nowoczesna platforma, pozwalająca na tworzenie i przechowywanie akt osobowych w formie dokumentacji elektronicznej (elektroniczne akta osobowe), w integracji z systemem HR (np. SAP, SuccessFactors).

ECM E-Teczki zapewniają pracownikom działu HR i kierownikom liniowym możliwość tworzenia, aktualizacji i przeszukiwania elektronicznych akt osobowych, przez przypisywanie dokumentów elektronicznych i skanów, do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych.

Oparte o rozwiązanie All for One ECM, E-Teczki dają możliwość konfiguracji jednolitego elektronicznego modelu akt osobowych, dostosowanego do potrzeb konkretnej organizacji. W rozwiązaniu jest dostępna jednolita struktura akt osobowych w podziale na foldery i typy dokumentów (e-teczka HR zawierająca np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.).

Rozwiązanie odpowiada wymogom prawnym w zakresie formy i sposobu przechowywania danych pracowniczych.

Zobacz film

E-Teczki w ECM

Elektroniczne teczki HR w SAP - szczegóły

E-Teczki działają w oparciu o platformę All for One ECM , która jest unikalnym połączeniem systemu typu content management do zarządzania i archiwizacji wszelkiego typu informacji elektronicznej przetwarzanej przez organizację, oraz systemu workflow.

Dzięki wbudowanemu modułowi REST API, E-Teczki integrują się z innymi aplikacjami np.:

  • systemy OCR (np. ABBYY FineReader Serwer, ABBYY FlexiCapture)
  • systemy do elektronicznego podpisywania dokumentów (np. DocuSign)

 

  • Automatyzacja: masowa realizacja zadań, wykorzystanie baz danych klienta, obsługa wielu spółek w obrębie organizacji
  • Elastyczność: personalizowany widok dokumentu, możliwość odwzorowania procesów i procedur
  • Bezpieczeństwo: pełna historia zmian, szeroki wachlarz uprawnień, kompatybilny z politykami bezpieczeństwa
  • Możliwość modyfikacji procesów i elastycznego dostosowania ich do zmieniającego się otoczenia biznesowego bez potrzeby kodowania (dzięki wykorzystaniu rozwiązania typu LOW CODE)
  • Identyfikacja wąskich gardeł w procesach biznesowych dzięki rozbudowanemu systemowi raportów
  • obsługa sekcji A, B, C i D teczki pracowniczej, zgodnie z wytycznymi rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej; oraz obsługa sekcji dodatkowych
  • automatyczne usuwanie dokumentów i retencja – możliwość automatycznego usuwania zdefiniowanych typów dokumentów oraz całych teczek po określonym czasie.
  • Obsługa wielu jednostek gospodarczych w jednej aplikacji. Pracownicy działów HR mogą mieć dostęp do danych wszystkich spółek, lub być przypisani do określonej jednostki gospodarczej.
  • Eksport danych do pliku ZIP, w którym zgodnie z wytycznymi rozporządzenia znajdują się pary plików PDF skanów i XML danych.
  • Ładowanie dokumentów do poszczególnych sekcji wraz z oznaczeniem terminów ważności z wykorzystaniem wewnętrznego workflow albo API REST dla aplikacji zewnętrznych, np. systemów OCR.
  • Przechowywanie dokumentów podpisanych elektronicznie w zewnętrznych aplikacjach (np. DocuSign)
  • Generowanie powiadomień, zgodnie ze zdefiniowanym dla każdego typu dokumentu terminem oraz odbiorcą (np. alerty o zbliżającym się terminie badań okresowych, obowiązkowych szkoleniach, czy też końcu umowy).
  • Zarządzanie uprawnieniami i dostępami. W aplikacji  można nadać odpowiednie uprawnienia dla poszczególnych użytkowników systemu: kierowników, pracowników działu kadr i pozostałych pracowników.
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
  • Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym
  • Kodeks pracy

ECM E-Teczki to rozwiązanie przygotowane z myślą o integracji z systemami SAP (SAP HR/SAP HCM, SuccessFactors Employee Central).

Aplikacja integruje się z SAP za pomocą webservice. Dane o pracownikach w E-Teczkach są pobierane i aktualizowane z aplikacji SAP. SAP pozostaje w tej architekturze centrum zarządzania danymi o pracowniku, a zmiany natychmiast są odwzorowywane w E-Teczkach.

Instalacja E-Teczek All for One w środowisku SAP wymaga spełnienia następujących warunków technicznych: wersja systemu ECC 6.00 z Support Package 9 lub wyższym (SAP HR/HCM); lub subskrypcja SuccessFactors.

E-Teczki w Volkswagen Poznań

Przeczytaj case study z projektu digitalizacji dokumentacji kadrowej ponad 10 tys. pracowników firmy Volkswagen Poznań w rozwiązaniu All for One E-Teczki

Teczka pracownicza w SAP - jak to działa?

//

Poradniki

Elektroniczne teczki pracownicze - prezentacja

Zobacz nagranie ze spotkania z naszym ekspertem od cyfryzacji dokumentacji HR.

Zobacz film

ECM E-Teczki - jednolity elektroniczny model akt osobowych

Polecana oferta

Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: iod@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 17:00

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com