Onboarding wsparty rozwiązaniami SAP SuccessFactors

W czasie, w którym w walce o talenty rywalizuje każdy z każdym, onboarding powinien realizować dwa cele:

• wypełnić obietnice składane kandydatowi podczas rekrutacji;
• sprawić, że nowo zatrudniony będzie zaangażowany od pierwszego dnia pracy i relatywnie szybko osiągnie pożądaną efektywność.

Innymi słowy, adaptacja idealna powinna utrzymywać wysoki poziom satysfakcji, a nawet czasem ekscytacji pracownika i jednocześnie sprawnie przygotowywać go do nowej roli w naszej organizacji.

Rzeczywistość

Szereg badań przeprowadzonych w 2022 roku niestety rysuje dość niekorzystny obraz oferowanego przez firmy onboardingu. Oto wyniki kilku z nich:

• Według Instytutu Gallupa tylko 12% pracowników zgadza się, że w ich przypadku dobrze przeprowadzono onboarding, a 88% nie jest usatysfakcjonowanych adaptacją. Badanie pokazuje, że nie możemy wpadać w samozachwyt nad naszymi procesami onboardingowymi i powinniśmy, korzystając z ankiet, pytać nowo zatrudnionych o okres adaptacyjny. Zrekrutowani pracownicy powiedzą, co robimy dobrze, a co możemy udoskonalić.
• Według Digitate jeden na pięciu nowo zatrudnionych, raczej nie zarekomenduje pracodawcy znajomemu czy członkowi rodziny po doświadczeniu onboardingu. Polecenia pracowników są jednym z najbardziej pożądanych źródeł zatrudnienia
  (są szybsze i tańsze). Fakt, że 20% nowo zatrudnionych raczej nie poleci pracodawcy, stawia przed nami wyzwanie, które powinniśmy podjąć w pierwszej kolejności.
• 58% organizacji twierdzi, że ich programy adaptacyjne koncentrują się na procedurach i dokumentacji papierowej (Human Capital Institute). W kontekście tego badania nie dziwi, że tylko 12% pracowników uważa, że ich organizacja dobrze realizuje onboarding (Gallup). Ponad połowa firm buduje swój proces adaptacyjny przede wszystkim na obiegu dokumentów, kładąc mniejszy nacisk na rozwój, szybką socjalizację i satysfakcję pracownika.

 Jest też dobra informacja!

W 2022 roku dostaliśmy szereg odpowiedzi na pytanie: Po co nam dobry onboarding? Nie są to nowe odkrycia, ale nic bardziej nie przekonuje do działań, jak liczby:

Dobry onboarding może zwiększyć retencję aż o 82% (Brandon Hall Group). Czym jest „dobry onboarding” według badanych? To taki, który trwa dłużej niż kilka tygodni, wykorzystuje technologię, dostarcza narzędzia e-learningowe, obejmuje opiekę mentorów i coachów oraz ułatwia socjalizację.

Niedobór talentów i wysoka rotacja będą długo na liście największych wyzwań, przed którymi stają organizacje. Stąd niezwykle ważne jest, aby pracować nad zaangażowaniem pracowników od pierwszego dnia angażu (a nawet przed pierwszym dniem).

Według Talent Board pozyskanie informacji zwrotnej od nowo zatrudnionego polepsza jego relację z pracodawcą o 91%. Okazuje się, że kiedy pracodawcy proszą o informacje zwrotne, nowi pracownicy są bardziej skłonni do wzmacniania swoich relacji z firmą. Ma to kluczowe znaczenie dla długoterminowego zwiększenia retencji. Nowo zatrudniony odbiera to tak: pytają mnie o zdanie, liczą się z moją opinią, zatem jestem dla nich ważny.

Badanie Gallupa pokazało, że zaadresowanie rozwoju pracownika w onboardingu zwiększa jego satysfakcję 3,5-krotnie. Brak perspektyw rozwoju nadal jest głównym powodem, dla którego ludzie odchodzą z pracy. Pracownicy, którzy mają jasny plan rozwoju zawodowego, są 3,5 razy częściej skłonni zgodzić się, że ich proces adaptacji był wyjątkowy.

Własne procesy adaptacyjne
w SAP SuccessFactors Onboarding

Jak powinien wyglądać idealny onboarding?

Wiemy już, jakie znaczenie ma onboarding dla satysfakcji pracowników, ich zaangażowania i gotowości do wsparcia rekrutacji. Jak zatem powinien wyglądać skuteczny proces adaptacji? Odpowiedzi warto poszukać w raporcie „Onboarding new employees: maximizing success” przygotowanym przez Talyę Bauer, badającą procesy adaptacji w ramach zespołu badawczego z Portland State University w Oregonie. W opracowaniu wskazano szereg dobrych praktyk:

• Rozpocznij onboarding przed pierwszym dniem pracy;
• Spraw, aby pierwszy dzień w pracy był wyjątkowy;
• Korzystaj z formalnych programów adaptacyjnych;
• Spraw, aby onboarding był partycypacyjny;
• Upewnij się, że twój program jest konsekwentnie wdrażany;
• Upewnij się, że program jest monitorowany w czasie;
• Użyj technologii, aby wesprzeć proces;
• Ustaw punkty kontrolne, takie jak 30, 60, 90 i 120 dzień w pracy, aby sprawdzić postępy pracowników;
• Zaangażuj interesariuszy procesu w planowanie;
• Uwzględnij kluczowe spotkania interesariuszy w ramach programu;
• Jasno sprecyzuj nowo zatrudnionemu: cele, terminy/ramy czasowe, role, obowiązki.

Trudno sobie wyobrazić skuteczne wdrożenie powyższych działań bez wykorzystania technologii. Propozycja SAP – SuccessFactors Onboarding – wspiera wszystkich interesariuszy procesu: nowo zatrudnionych, specjalistów HR, menedżerów i administratorów.

SAP SuccessFactors Onboarding –
doświadczenia pracownika, menedżera, dyrektora HR

Doświadczenie nowo zatrudnionego

Talya Bauer w swoim raporcie podkreśla znaczenie szybkiego rozpoczęcia onboardingu. Kandydat, po akceptacji naszej oferty, a jeszcze przed pierwszym dniem pracy, powinien być stopniowo angażowany w życie organizacji. Jeśli nie uruchomimy onboardingu już na tak wczesnym etapie, istnieje ryzyko, że osoba, o którą tak zabiegaliśmy w procesie rekrutacji, rozmyśli się i przyjmie ofertę innej firmy. Poza tym warto wykorzystać ten czas do zapoznania kandydata z naszymi wartościami, zespołem, pokazać mu, jak będą wyglądać pierwsze dni w pracy, i uzyskać od niego dodatkowe informacje, które usprawnią proces adaptacji (m.in. przygotowanie dokumentów, skierowanie na badania lekarskie, zorganizowanie miejsca i narzędzi pracy). Wiele firm działa zgodnie z maksymą „from yes to desk” i rozpoczyna adaptację natychmiast po akceptacji oferty (preonboarding).

SuccessFactors pozwala na udostępnienie kandydatowi, który zaakceptował ofertę, portalu, zawierającego m.in.:

• wiadomość powitalną,
• przydatne informacje o naszej organizacji,
• dostęp do dokumentów z możliwością złożenia podpisu cyfrowego,
• informacje o zespole, mentorach, z opcją kontaktu z wybranymi osobami,
• cele krótkoterminowe,
• link do ankiety (wymagane dodatkowe licencje Qualtrics).

W pierwszym dniu pracy użytkownik zewnętrzny portalu jest automatycznie konwertowany na pracownika i jego strona startowa może być wzbogacana o dodatkowe funkcje i zadania związane z adaptacją.

Doświadczenie specjalisty HR

Projektowanie i monitorowanie adaptacji jest najczęściej domeną działów HR. W niektórych organizacjach wyróżnia się rolę specjalisty ds. onboardingu, co dodatkowo wzmacnia przekaz o wadze procesu.

Kluczowym narzędziem dostarczanym przez SuccessFactors dla tej roli jest pulpit nawigacyjny zapewniający wgląd we wszystkie zadania w procesie. Z tego poziomu możemy monitorować status poszczególnych kroków oraz interweniować w przypadku opóźnień lub niedotrzymania standardów.

Doświadczenie menedżera

Menedżer, jako inicjator rekrutacji i przyszły przełożony zatrudnianej osoby, jest z założenia kluczową osobą w procesie onboardingu. Niestety, w rzeczywistości brakuje mu czasu, a nieraz doświadczenia we wprowadzaniu nowo zatrudnionych. Z pomocą przychodzi technologia.

SAP SuccessFactors Onboarding prowadzi menedżera przez kolejne kroki procesu, przypomina o zadaniach i proponuje gotowe rozwiązania (wzorce wiadomości powitalnych, agendę pierwszych spotkań, rekomendowane linki itp.). Często do zadań menedżera należą:

• zarekomendowanie nowo zatrudnionemu osób do kontaktu – zazwyczaj są to pracownicy pomocni w wybranych obszarach (technologia, komunikacja, procesy itp.);
• zlecenie przygotowania narzędzi pracy (miejsce w biurze, komputer, telefon itp.);
• ustalenie celów krótkoterminowych;
• zarekomendowanie dokumentów lub linków;
• zaplanowanie pierwszych spotkań;
• przygotowanie wiadomości powitalnej.

System SuccessFactors będzie przypominać o terminach realizacji tych zadań oraz proponować sposób ich realizacji.

Doświadczenie dyrektora HR

Dla dyrektora HR kluczowa jest odpowiedź na pytanie: Czy nasz onboarding jest efektywny? Tutaj z pomocą przychodzi narzędzie SAP SuccessFactors People Analytics, które w szczególności pozwoli ocenić wpływ zmian w procesie onboardingu na efektywność pracowników oraz retencję.

Oprócz danych operacyjnych niezwykle ważne są dane związane z doświadczeniem (zaangażowanie, opinie nowo zatrudnionego o skuteczności menedżera, zadowolenie z doświadczenia szkoleniowego, samopoczucie) – takie informacje, choć bardziej ulotne, także są w organizacji (ankiety, oceny okresowe).

Analiza tych danych pozwoli decydentowi HR odpowiednio zmieniać proces onboardingu. Temu służą narzędzia Qualtrics, które umożliwiają skorelowanie danych operacyjnych z informacjami od pracowników (ankiety) i w rezultacie identyfikację problemów w procesach HR, w tym onboardingu.

SAP Best Practices

Punktem wyjścia dla wdrożeń rozwiązania może być propozycja SAP Best Practices for SAP SuccessFactors Onboarding. Jest to jeden z trzech filarów SAP Activate (pozostałe to narzędzia konfiguracyjne oraz metodyka), obejmujący prekonfigurowane procesy onboardingu, dokumentację i skrypty testowe.

Klienci otrzymują od razu działające rozwiązanie, które może być podstawą do definiowania specyficznych dla organizacji procesów adaptacyjnych.

Nie tylko onboarding

SAP SuccessFactors Onboarding może wesprzeć inne procesy „przejścia”, w szczególności:

• crossboarding (wewnętrzny transfer pracownika),
• offboarding (odchodzenie pracownika),
• powtórne zatrudnienie (powrót pracownika).

Dla każdego z tych procesów, podobnie jak dla onboardingu, trzeba zaplanować zadania dla różnych interesariuszy, monitorować ich realizację i na końcu weryfikować i oceniać rezultaty.