Elektroniczny obieg faktur w SAP | InvoiceFlow | All for One Poland

All for One Invoice Flow

Elektroniczny Obieg Faktur (EOF) w SAP

All for One Invoice Flow to rozszerzenie SAP, umożliwiające realizację Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF) w całości wewnątrz systemu SAP, w oparciu o obraz dokumentu w formacie PDF. Rozwiązanie może być wykorzystane w organizacjach, które ewidencjonują znaczną liczbę faktur i które chcą wdrożyć usystematyzowany proces EOF, eliminując obieg dokumentów w formie papierowej.

All for One Invoice Flow wspiera proces EOF od wpływu faktury (załadowania pliku PDF), przez jej rejestrację, weryfikację księgową, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową aż po zaksięgowanie.

  • Cały proces jest wykonywany w systemie SAP (ERP/ECC, S/4HANA) przy użyciu transakcji SAP, z wykorzystaniem technologii SAP Business Workflow.
  • Rozwiązanie może zostać zintegrowane z inteligentnym systemem OCR, który zautomatyzuje wstępne wprowadzanie dokumentów
  • Faktury w postaci plików PDF mogą być ładowane do systemu SAP również ręcznie (transakcja archiwizacyjna OAWD)
  • Automatyczne ładowanie PDF może odbywać się przez e-mail wysyłany ze skanera albo przez pobranie z serwera FTP (w tym wypadku narzędzie może dodatkowo pobierać plik CSV z danymi nagłówków faktur i alokacjami do zamówień
  • Rozwiązanie z plikami CSV przewidziane jest dla scenariusza współpracy z zewnętrzną firmą skanującą dostarczającą paczki faktur np. w cyklach dziennych.
  • Archiwizacja poprzez interfejs SAP ArchiveLink. Wprowadzone do systemu pliki PDF są archiwizowane w zewnętrznym content serverze (np. SAP Content Server, All for One ECM Content Server).
  • Ostatecznie dla każdego załadowanego pliku PDF uruchamiany jest proces workflow w systemie SAP.
  1. Rejestracja np. w sekretariacie albo bezpośrednio w księgowości.
  2. Weryfikacja księgowa polega na obsłużeniu wstępnie wprowadzonego dokumentu np. utworzeniu pozycji w referencji do zamówień lub bez i wykonaniu wszystkich tych czynności, które standardowo wykonuje się podczas księgowania faktury w transakcji MIRO.
  3. Możliwe jest natychmiastowe księgowanie dokumentu albo odesłanie go do weryfikacji merytorycznej do wskazanej osoby (np. w sytuacji, gdy system zasygnalizował odchylenia ilościowe/cenowe).
  4. Fakturę odsyła się do weryfikacji merytorycznej również w sytuacji, gdy np. faktura nie powołuje się na zamówienie, a powinna. Wówczas weryfikujący merytorycznie jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia post-factum.
  5. Dla faktur o znacznej wartości (konfigurowalny limit) może być konieczna akceptacja finansowa zanim dokument zostanie zaksięgowany.

W ramach pakietu All for One Invoice Flow dostarczane są również 2 dedykowane raporty:

  • raport księgowości służący do monitorowania faktur obsługiwanych w procesie workflow;
  • raport monitoringu procesów workflow (np. weryfikacja, kto przetrzymuje zadania workflow po terminie)

Zobacz prezentacje rozwiązania

Poradniki

Polecana oferta

Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 17:00

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com