System zarządzania dokumentami i procesami | All for One Poland

All for One ECM

Enterprise Content Management

All for One ECM to kompleksowa i elastyczna platforma, pozwalająca na bezpieczną i efektywną kosztowo archiwizację dokumentów elektronicznych, elektroniczny obieg dokumentów (workflow i business process management) oraz zarządzanie zasobami informacyjnymi i sprawami w organizacji (case management).

Dzięki ECM skanowanie, elektroniczna archiwizacja i udostępnianie dokumentów, przepływ pracy oraz zarządzanie procesami biznesowymi stają się efektywne, bezpieczne, a także przyjazne dla pracowników.

Rozwiązanie wspiera optymalizację zarządzania różnych dokumentów i procesów, np.:

Platforma zbudowana jest w oparciu o koncepcję low-code, co pozwala wdrażać i rozwijać kolejne scenariusze biznesowe bez udziału specjalistów IT. All for One ECM dostępny jest w chmurze (prywatnej lub publicznej) lub w modelu on-premise.

Archiwizacja dokumentów i workflow. W integracji z SAP.

Jedna platforma Enterprise Content Management. Jedno centralne repozytorium dokumentów. Jedno rozwiązanie dla automatyzacji i digitalizacji procesów. W integracji z SAP lub innymi systemami.

All for One ECM to rozwiązanie stworzone z myślą o użytkownikach SAP i przez firmę wdrażającą SAP. Dostarczamy kompleksowe rozwiązanie: platformę ECM, integrację w środowisku SAP, usługi wdrożenia i utrzymania.

Więcej na ten temat…

Dzięki wbudowanemu w All for One ECM modułowi REST API, rozwiązanie integruje się z systemami OCR (np. ABBYY). Zapewnia to:

  • automatyczne rozpoznawanie tekstu
  • zautomatyzowana digitalizacja dokumentów
  • obsługa dużych wolumenów dokumentów
  • masowe skanowanie dokumentów
  • krótki czas dostarczenia działającego rozwiązania dla biznesu
  • możliwość wdrażania kolejnych scenariuszy biznesowych samodzielnie przez klienta
  • łatwe wpasowanie w istniejące środowisko IT (możliwość uruchomienia na różnych, w tym darmowych systemach operacyjnych i bazach danych)
  • integracja z dowolnym systemem ERP, CRM, HR lub innym (gotowy konektor integrujący All for One ECM z systemami SAP)
  • integracja z systemem skanowania i OCR
  • prostota i intuicyjność obsługi (dostępność przez przeglądarki www)
  • szybkie wyszukiwanie i natychmiastowy dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów, zgodnie z uprawnieniami (wyszukiwanie pełnotekstowe w zarchiwizowanych dokumentach)
  • realizacja zadań w procesach workflow z każdego miejsca, bez ograniczeń
  • dostęp z poziomu urządzeń przenośnych (smartfon, tablet) dla każdej platformy mobilnej (iOS, Android, Windows)
  • wielojęzyczność (obsługa w jęz. polskim i angielskim, możliwość łatwej implementacji innych języków)

Jako firma o wieloletnim doświadczeniu w rozwoju rozwiązań IT dla wymagających klientów, oferujemy pełen zakres usług potrzebnych do uruchomienia, utrzymania i rozwoju ECM. To pozwala jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymanie ECM i wszystkie aspekty przedsięwzięcia.

Przygotowanie wdrożenia

  • analiza procesów biznesowych (określenie wymagań, modelowanie, optymalizacja)
  • doradztwo w zakresie organizacji archiwum elektronicznego

Wdrożenie i rozwój

  • usługi wdrożeniowe wraz ze szkoleniami i migracją danych
  • integracja z innymi systemami, np. SAP ERP, HR, CRM
  • dostawa sprzętu i aplikacji skanujących
  • udostępnienie na urządzeniach mobilnych
  • rozbudowa o nowe dedykowane funkcje
  • audyt bezpieczeństwa

Utrzymanie

  • udostępnienie w modelu SaaS (Software as a Service) w All for One Managed Cloud
  • administracja rozwiązaniem
  • outsourcing i zarządzanie kopiami zapasowymi
  • serwis – wsparcie administratorów i/lub użytkowników
  • maintenance (w tym udoskonalenia, nowe wersje)

Zapewniamy dwie opcje utrzymania i licencjonowania:

  • SaaS – dedykowana instalacja w All for One Managed Cloud
  • On-premise – dedykowana instalacja na platformie sprzętowej klienta

W ramach instalacji SaaS zapewniamy:

  • dostęp do ECM w oparciu o indywidualne warunki SLA ustalone z klientem oraz o okresową (miesięczną lub kwartalną) opłatę zależną od aktualnej liczby użytkowników
  • najnowocześniejsze technologie IT (bazy danych, systemy operacyjne, szybkie łącze i zarządzane maszyny wirtualne)
  • gwarantowane bezpieczeństwo danych produkcyjnych, archiwalnych oraz kopii zapasowych
  • brak początkowych nakładów inwestycyjnych i kosztów rozwoju technologii
  • architektura zapewniająca wysoki poziom bezpieczeństwa (możliwość rozdziału danych na spółki w grupie kapitałowej, lokalizacje lub działy; możliwość stworzenia instalacji testowej i rozwojowej w ramach jednego środowiska IT)
  • ochrona przed niepowołanym dostępem. Bezpieczeństwo składowania i przesyłania danych.
  • rozbudowany system autoryzacji, pozwalający zdefiniować uprawnienia użytkowników nawet do pojedynczych danych
  • zastosowanie kryptografii przy składowaniu i przesyłaniu danych
  • zaawansowany system kontroli i audytu, pozwalający zidentyfikować, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji

All for One ECM jako rozwiązanie oferowane w chmurze, posiada certyfikat ISO 27018. Certyfikat ISO 27018 to niezależna gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacji. Norma ISO 27018 dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.

  • system zarządzania dokumentami (Document Management System – DMS)
  • system zarządzania dokumentacją
  • system zarządzania procesami (Business Process Management System)
  • system Workflow (system obiegu dokumentów, system obiegu pracy)
  • Content Management – elektroniczne archiwum dokumentów
  • elektroniczna archiwizacja dokumentów
  • archiwizacja i skanowanie dokumentów

Podniesienie sprawności organizacyjnej poprzez:

  • skrócenie czasu realizacji procesów, obiegu spraw i dokumentów
  • jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje
  • dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych

Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa (m.in. spełnienie wymagań RODO) poprzez:

  • system uprawnień i autoryzacji, jednoznacznie definiujący dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych
  • szyfrowanie składowanych i przesyłanych e-dokumentów
  • utrzymanie archiwum dokumentów w wersji elektronicznej, odpornej na zniszczenie

Zwiększenie satysfakcji i lojalności kontrahentów i pracowników poprzez:

  • skrócenie i usprawnienie obsługi spraw, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa i ochrony danych

Redukcja kosztów poprzez:

  • ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej
  • zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów
  • automatyzację procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze

System zarządzania dokumentami - więcej

Zobacz nagrania z naszych webinarów o ECM

Klienci o ECM

Rozwiązanie ECM pozwoliło nam wyeliminować obieg dokumentów papierowych, łącznie z ich archiwizacją. Automatyzacja i przyspieszenie procesu wprowadzania faktur do SAP pozwoliły nam przyspieszyć księgowanie dokumentów w systemie.

Arleta Rybka Manager Biura Zarządu & Employer Branding Decora

Proces bardzo usprawnia obieg faktur w firmie, eliminuje papierową formę obiegu dokumentów i usprawnia działanie obszarów odpowiedzialnych za opis, akceptację oraz księgowanie faktur. Digitalizacja procesu umożliwiła jego centralizację i przyspieszenie rozliczeń.

Agnieszka Woźniak Kierownik Kancelarii Krosno Glass

Elektronizacja procesu oprócz wyeliminowania pomyłek w przepisywaniu danych z faktur wpłynęła na uszczelnienie obiegu faktur, eliminację przesyłania pomiędzy spółkami faktur fizycznych oraz poprawiła kontrolę terminów płatności.

Adam Piela Dyrektor Finansowy Mokate

W obecnych czasach w Herlitz zaczyna dominować praca zdalna. Rozwiązanie ECM zapewnia nam nieprzerwany dostęp do dokumentu faktury. System znacznie skrócił czas obiegu faktur, od momentu wejścia do firmy, do momentu zaksięgowania faktury w SAP. Dzięki ECM mamy kontrolę nad fakturą, wiemy na jakim etapie procesu się znajduje, kto jest odpowiedzialny za jej opis i akceptację.

Łukasz Szymański Kierownik Działu Informatyki Herlitz

W obliczu potrzeby usprawnienia procesu zawierania umów z klientami i dostawcami poszukiwaliśmy systemu, który będzie stosunkowo łatwy do uruchomieniu i od razu dostępny dla wszystkich użytkowników. Dzięki korzystaniu z ECM w modelu SaaS nie martwimy się o infrastrukturę IT. Umówiliśmy się z All for One Poland (SNP Poland), że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników określonych w umowie SLA.

Tomasz Pierzchała Dyrektor Biura Informatyki Polimex-Mostostal

Poszukiwaliśmy narzędzia, które zoptymalizuje koszty utrzymania rozwiązań IT związanych z dokumentami bilingowymi, bez uszczerbku na jakości obsługi klientów i efektywności procesów sprzedaży energii. Dzięki ECM udało się znaleźć złoty środek pomiędzy wartością inwestycji a funkcjonalnością oprogramowania. Sprawdziła się reguła 80/20, tj. 80% funkcjonalności najlepszych na rynku rozwiązań IT za 20% ceny.

Artur Lech Kierownik Sekcji Informatyki G.EN. Gaz Energia

All for One ECM w działaniu

Poradniki

Polecana oferta

Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 17:00

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com