All for One ECM

All for One ECM to kompleksowa i elastyczna platforma, pozwalająca na bezpieczną i efektywną kosztowo archiwizację dokumentów elektronicznych, elektroniczny obieg dokumentów (workflow i business process management) oraz zarządzanie zasobami informacyjnymi i sprawami w organizacji (case management).

Przewagi

Dzięki ECM skanowanie, elektroniczna archiwizacja i udostępnianie dokumentów, przepływ pracy oraz zarządzanie procesami biznesowymi stają się efektywne, bezpieczne, a także przyjazne dla pracowników.

Platforma zbudowana jest w oparciu o koncepcję low-code, co pozwala wdrażać i rozwijać kolejne scenariusze biznesowe bez udziału specjalistów IT. All for One ECM dostępny jest w chmurze (prywatnej lub publicznej) lub w modelu on-premise.

Scenariusze

Rozwiązanie wspiera optymalizację zarządzania różnych dokumentów i procesów, np.:

obieg faktur dostawców
dokumenty współpracy z kontrahentami i klientami (m.in. umowy, zamówienia)
obieg dokumentów HR (umowy z pracownikami, współpracownikami): e-teczki pracownicze
obieg korespondencji, proces obsługi reklamacji
dokumentacja techniczna (projekty, schematy i mapy infrastruktury), procesy IT

Archiwizacja dokumentów i workflow. W integracji z SAP.

Jedna platforma Enterprise Content Management. Jedno centralne repozytorium dokumentów. Jedno rozwiązanie dla automatyzacji i digitalizacji procesów. W integracji z SAP lub innymi systemami.

All for One ECM to rozwiązanie stworzone z myślą o użytkownikach SAP i przez firmę wdrażającą SAP. Dostarczamy kompleksowe rozwiązanie: platformę ECM, integrację w środowisku SAP, usługi wdrożenia i utrzymania. Więcej o integracji ECM z SAP…

Dzięki wbudowanemu w All for One ECM modułowi REST API, rozwiązanie integruje się z systemami OCR (np. ABBYY). Zapewnia to:

automatyczne rozpoznawanie tekstu
zautomatyzowana digitalizacja dokumentów
obsługa dużych wolumenów dokumentów
masowe skanowanie dokumentów

krótki czas dostarczenia działającego rozwiązania dla biznesu
możliwość wdrażania kolejnych scenariuszy biznesowych samodzielnie przez klienta
łatwe wpasowanie w istniejące środowisko IT (możliwość uruchomienia na różnych, w tym darmowych systemach operacyjnych i bazach danych)
integracja z dowolnym systemem ERP, CRM, HR lub innym (gotowy konektor integrujący All for One ECM z systemami SAP)
integracja z systemem skanowania i OCR

prostota i intuicyjność obsługi (dostępność przez przeglądarki www)
szybkie wyszukiwanie i natychmiastowy dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów, zgodnie z uprawnieniami (wyszukiwanie pełnotekstowe w zarchiwizowanych dokumentach)
realizacja zadań w procesach workflow z każdego miejsca, bez ograniczeń
dostęp z poziomu urządzeń przenośnych (smartfon, tablet) dla każdej platformy mobilnej (iOS, Android, Windows)
wielojęzyczność (obsługa w jęz. polskim i angielskim, możliwość łatwej implementacji innych języków)

Jako firma o wieloletnim doświadczeniu w rozwoju rozwiązań IT dla wymagających klientów, oferujemy pełen zakres usług potrzebnych do uruchomienia, utrzymania i rozwoju ECM. To pozwala jednoznacznie przypisać odpowiedzialność za wdrożenie i utrzymanie ECM i wszystkie aspekty przedsięwzięcia.

Przygotowanie wdrożenia

analiza procesów biznesowych (określenie wymagań, modelowanie, optymalizacja)
doradztwo w zakresie organizacji archiwum elektronicznego

Wdrożenie i rozwój

usługi wdrożeniowe wraz ze szkoleniami i migracją danych
integracja z innymi systemami, np. SAP ERP, HR, CRM
dostawa sprzętu i aplikacji skanujących
udostępnienie na urządzeniach mobilnych
rozbudowa o nowe dedykowane funkcje
audyt bezpieczeństwa

Utrzymanie

udostępnienie w modelu SaaS (Software as a Service) w All for One Managed Cloud
administracja rozwiązaniem
outsourcing i zarządzanie kopiami zapasowymi
serwis – wsparcie administratorów i/lub użytkowników
maintenance (w tym udoskonalenia, nowe wersje)

Zapewniamy dwie opcje utrzymania i licencjonowania:

SaaS – dedykowana instalacja w All for One Managed Cloud
On-premise – dedykowana instalacja na platformie sprzętowej klienta

W ramach instalacji SaaS zapewniamy:

dostęp do ECM w oparciu o indywidualne warunki SLA ustalone z klientem oraz o okresową (miesięczną lub kwartalną) opłatę zależną od aktualnej liczby użytkowników
najnowocześniejsze technologie IT (bazy danych, systemy operacyjne, szybkie łącze i zarządzane maszyny wirtualne)
gwarantowane bezpieczeństwo danych produkcyjnych, archiwalnych oraz kopii zapasowych
brak początkowych nakładów inwestycyjnych i kosztów rozwoju technologii

architektura zapewniająca wysoki poziom bezpieczeństwa (możliwość rozdziału danych na spółki w grupie kapitałowej, lokalizacje lub działy; możliwość stworzenia instalacji testowej i rozwojowej w ramach jednego środowiska IT)
ochrona przed niepowołanym dostępem. Bezpieczeństwo składowania i przesyłania danych.
rozbudowany system autoryzacji, pozwalający zdefiniować uprawnienia użytkowników nawet do pojedynczych danych
zastosowanie kryptografii przy składowaniu i przesyłaniu danych
zaawansowany system kontroli i audytu, pozwalający zidentyfikować, kto, co i kiedy wykonał w aplikacji

All for One ECM jako rozwiązanie oferowane w chmurze, posiada certyfikat ISO 27018. Certyfikat ISO 27018 to niezależna gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacji. Norma ISO 27018 dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami.

system zarządzania dokumentami (Document Management System – DMS)
system zarządzania dokumentacją
system zarządzania procesami (Business Process Management System)
system Workflow (system obiegu dokumentów, system obiegu pracy)
Content Management – elektroniczne archiwum dokumentów
elektroniczna archiwizacja dokumentów
archiwizacja i skanowanie dokumentów

Podniesienie sprawności organizacyjnej poprzez:

skrócenie czasu realizacji procesów, obiegu spraw i dokumentów
jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za kolejne kroki i decyzje
dostęp uprawnionych osób do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów papierowych

Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa (m.in. spełnienie wymagań RODO) poprzez:

system uprawnień i autoryzacji, jednoznacznie definiujący dostęp do danych grup dokumentów i rodzajów danych
szyfrowanie składowanych i przesyłanych e-dokumentów
utrzymanie archiwum dokumentów w wersji elektronicznej, odpornej na zniszczenie

Zwiększenie satysfakcji i lojalności kontrahentów i pracowników poprzez:

skrócenie i usprawnienie obsługi spraw, przy jednoczesnym zwiększeniu bezpieczeństwa i ochrony danych

Redukcja kosztów poprzez:

ograniczenie kosztów magazynowania dokumentów w wersji papierowej
zmniejszenie pracochłonności obsługi wielu procesów
automatyzację procesów i ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów w obsłudze

System zarządzania dokumentami - więcej

Zobacz nagrania z naszych webinarów o ECM

All for One ECM w działaniu

Case studies

Klienci o ECM

Rozwiązanie ECM pozwoliło nam wyeliminować obieg dokumentów papierowych, łącznie z ich archiwizacją. Automatyzacja i przyspieszenie procesu wprowadzania faktur do SAP pozwoliły nam przyspieszyć księgowanie dokumentów w systemie.

Arleta Rybka Manager Biura Zarządu & Employer Branding Decora

Proces bardzo usprawnia obieg faktur w firmie, eliminuje papierową formę obiegu dokumentów i usprawnia działanie obszarów odpowiedzialnych za opis, akceptację oraz księgowanie faktur. Digitalizacja procesu umożliwiła jego centralizację i przyspieszenie rozliczeń.

Agnieszka Woźniak Kierownik Kancelarii Krosno Glass

Elektronizacja procesu oprócz wyeliminowania pomyłek w przepisywaniu danych z faktur wpłynęła na uszczelnienie obiegu faktur, eliminację przesyłania pomiędzy spółkami faktur fizycznych oraz poprawiła kontrolę terminów płatności.

Adam Piela Dyrektor Finansowy Mokate

W obecnych czasach w Herlitz zaczyna dominować praca zdalna. Rozwiązanie ECM zapewnia nam nieprzerwany dostęp do dokumentu faktury. System znacznie skrócił czas obiegu faktur, od momentu wejścia do firmy, do momentu zaksięgowania faktury w SAP. Dzięki ECM mamy kontrolę nad fakturą, wiemy na jakim etapie procesu się znajduje, kto jest odpowiedzialny za jej opis i akceptację.

Łukasz Szymański Kierownik Działu Informatyki Herlitz

W obliczu potrzeby usprawnienia procesu zawierania umów z klientami i dostawcami poszukiwaliśmy systemu, który będzie stosunkowo łatwy do uruchomieniu i od razu dostępny dla wszystkich użytkowników. Dzięki korzystaniu z ECM w modelu SaaS nie martwimy się o infrastrukturę IT. Umówiliśmy się z All for One Poland (SNP Poland), że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników określonych w umowie SLA.

Tomasz Pierzchała Dyrektor Biura Informatyki Polimex-Mostostal

Więcej

Poszukiwaliśmy narzędzia, które zoptymalizuje koszty utrzymania rozwiązań IT związanych z dokumentami bilingowymi, bez uszczerbku na jakości obsługi klientów i efektywności procesów sprzedaży energii. Dzięki ECM udało się znaleźć złoty środek pomiędzy wartością inwestycji a funkcjonalnością oprogramowania. Sprawdziła się reguła 80/20, tj. 80% funkcjonalności najlepszych na rynku rozwiązań IT za 20% ceny.

Artur Lech Kierownik Sekcji Informatyki G.EN. Gaz Energia