Finanse po migracji do SAP S/4HANA
Nowe możliwości systemu i różne podejścia do rozszerzeń
Przejście na SAP S/4HANA oznacza dla finansów nowe możliwości raportowania, pracy z danymi i obsługi procesów. Nie znika jednak wyzwanie związane z lokalnymi wymaganiami prawnymi i podatkowymi. Część z nich można dziś obsłużyć w standardzie SAP, inne wymagają rozwiązań lokalnych, takich jak rozszerzenia SAP od All for One. Kluczowe staje się więc dobre połączenie nowych możliwości S/4HANA z wymaganiami polskiej księgowości.
Przejście na SAP S/4HANA oznacza dla finansów nowe możliwości raportowania, pracy z danymi i obsługi procesów. Nie znika jednak wyzwanie związane z lokalnymi wymaganiami prawnymi i podatkowymi. Część z nich można dziś obsłużyć w standardzie SAP, inne wymagają rozwiązań lokalnych, takich jak rozszerzenia SAP od All for One. Kluczowe staje się więc dobre połączenie nowych możliwości S/4HANA z wymaganiami polskiej księgowości.
Mimo że przejście z SAP ECC do SAP S/4HANA kojarzy się przede wszystkim z dużym projektem IT, dla finansów najważniejsze są jego konsekwencje. S/4HANA daje nowe możliwości i przejmuje część funkcji, które wcześniej wymagały dodatkowych narzędzi, ale jednocześnie musi nadal obsługiwać lokalne wymagania podatkowe i księgowe. Dlatego projekt transformacji to dobry moment, aby spojrzeć na krajobraz finansowy całościowo: sprawdzić, co można oprzeć na standardzie SAP, gdzie potrzebne są lokalne rozwiązania oraz w jaki sposób je przenieść i dostosować.
Co działa lepiej dla finansów w SAP S/4HANA?
Kluczową zmianą w SAP S/4HANA jest uporządkowanie modelu danych finansowych. Universal Journal integruje w jednym miejscu dane wykorzystywane wcześniej przez różne obszary, m.in. FI i CO, ograniczając potrzebę ich replikacji i późniejszych uzgodnień. Ujednolicono także model kontrahenta; dostawca i odbiorca funkcjonują jako Business Partner. Wraz z tym przebudowano niektóre procesy i struktury danych, aby uprościć ich obsługę i zmniejszyć ryzyko niespójności między poszczególnymi obszarami systemu.
Dla użytkowników finansowych równie istotne są większe możliwości raportowania i analityki bezpośrednio w SAP S/4HANA, a także nowy sposób pracy z systemem. Aplikacje SAP Fiori, workflow i automatyzacja pozwalają przenosić kolejne czynności z tradycyjnych transakcji do prostszych, bardziej procesowych aplikacji. Do tego dochodzą rozwiązania oparte na AI, które mają stopniowo przejmować część rutynowych analiz i wspierać użytkowników w codziennej pracy.
Specyfika polska a SAP S/4HANA
Mimo szerokich zmian w architekturze i procesach finansowych, część problemów dobrze znanych użytkownikom SAP ECC pozostaje aktualna także w S/4HANA. Przykładem jest choćby ograniczenie długości pola na numer faktury, które nadal wymaga obejść, jeśli pełny numer ma być później wykorzystywany w raportowaniu. Podobnie jest z kursami walutowymi dla VAT i CIT – polskie przepisy są na tyle specyficzne, że standard SAP nie zawsze odwzorowuje cały wymagany proces. Osobnym wyzwaniem są także rozliczenia podatku CIT, w tym ewidencja danych potrzebnych do prawidłowego wykazania przychodów oraz kosztów podatkowych.
W wielu obszarach standard SAP daje dziś znacznie więcej niż wcześniej, ale nadal pozostają luki, które trzeba uzupełnić konfiguracją lub dodatkowym rozwiązaniem. W dalszej części przyjrzymy się więc najważniejszym obszarom polskiej specyfiki finansowej, pokazując, gdzie standard SAP nie wystarcza i jak można uzupełnić te luki.
E-faktury i integracja z KSeF
Polskie przepisy wprowadzają obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Firmy pracujące na SAP muszą więc połączyć system z KSeF, aby wysyłać i odbierać faktury bezpośrednio z SAP, przekazywać dane w wymaganej strukturze oraz obsługiwać numery KSeF, statusy i błędy w procesie.
SAP DRC Electronic Documents
SAP DRC Electronic Documents jest standardowym rozwiązaniem SAP do obsługi e-fakturowania, nie tylko w Polsce, ale również w wielu innych krajach. Integracja z KSeF jest osadzona w międzynarodowym frameworku SAP DRC i opiera się na standardowej konfiguracji oraz SAP Best Practices. To dobre podejście szczególnie dla organizacji działających w wielu krajach i chcących utrzymywać jeden, spójny model e-invoicing. Możliwości konfiguracji są ograniczone, a zmiany wymagają zaangażowania programisty.
All for One KSeF
All for One KSeF to rozszerzenie integrujące SAP z Krajowym Systemem e-Faktur i może być szerzej dopasowane do sposobu pracy konkretnej organizacji. Poza samą wysyłką i odbiorem e-faktur wspiera m.in. wizualizację dokumentów, powiadomienia e-mail o błędach i wyjątkach oraz integrację z procesami faktur zakupowych i załącznikami w SAP. Rozwiązanie jest rozwijane lokalnie, co ułatwia szybkie reagowanie na zmiany wymagań i rozszerzanie procesu o potrzeby specyficzne dla firmy. Natomiast kluczowy komponent KSeF Hub można także zintegrować z międzynarodowymi platformami B2B i B2C, dzięki czemu nasze rozwiązanie może posłużyć jako uniwersalne rozwiązanie do e-invoicing również na zagranicznych rynkach.
Raportowanie - Jednolity Plik Kontrolny (JPK)
Polskie przepisy nakładają na firmy obowiązek raportowania danych podatkowych w strukturach JPK, m.in. JPK_VAT i JPK_CIT, a także udostępniania wybranych struktur na żądanie organów podatkowych. Należy zebrać właściwe dane z SAP, przygotować poprawny plik XML zgodny z aktualną strukturą MF i bezpieczne go wysłać.
SAP DRC SAF-T Reporting
SAP DRC SAF-T Reporting to standardowe rozwiązanie SAP do raportowania JPK. Obsługuje podstawowe struktury JPK i generuje finalne pliki XML. Rozwiązanie opiera się na standardowej konfiguracji i mapowaniu danych zgodnym z SAP Best Practices, dlatego przy niestandardowych procesach możliwości dostosowania są bardziej ograniczone. Bezpośrednia wysyłka plików z SAP może wymagać dodatkowej licencji.
All for One JPK
All for One JPK obsługuje pełny zakres struktur w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego. Rozwiązanie pozwala szerzej dostosować sposób pobierania i mapowania danych do rzeczywistych procesów organizacji, bez konieczności ich przebudowy pod standardowy model. Oprócz generowania i wysyłki JPK oferuje też funkcje kontrolne i rozszerzenia, np. analizę zmian w JPK_VAT, , konsolidację raportów z wielu jednostek gospodarczych, zachowywanie ręcznych korekt oraz dodatkowe narzędzia wspierające pracę z dużymi zbiorami danych.
Kursy walutowe z NBP
Polskie rozliczenia wymagają stosowania właściwych kursów walut, a np. w transakcjach walutowych kurs dla VAT i CIT nie zawsze ustala się na podstawie tej samej daty. Potrzebne jest regularne pobieranie aktualnych kursów Narodowego Banku Polskiego i automatyczne zasilanie nimi systemu SAP.
SAP Market Rate Management
SAP Market Rate Management to standardowe rozwiązanie SAP do automatycznego pobierania kursów walut i innych danych rynkowych. Dane są dostarczane przez zewnętrznego dostawcę LSEG i obejmują m.in. kursy NBP oraz ECB. Rozwiązanie wymaga dodatkowej licencji SAP i dobrze wpisuje się w podejście oparte na globalnym standardzie oraz szerokim zestawie danych rynkowych.
All for One EasyExchangeRates for S/4HANA
All for One EasyExchangeRates for S/4HANA automatyzuje pobieranie kursów bezpośrednio z NBP, ECB oraz kluczowych zagranicznych banków i serwisów walutowych. Można rozszerzać je o kolejne źródła danych; wersja dla S/4HANA wykorzystuje interfejs Fiori. Rozwiązanie jest ukierunkowane na potrzeby lokalne i sprawdzi się tam, gdzie ważna jest bezpośrednia obsługa konkretnych źródeł oraz elastyczność w ich doborze.
Biała lista podatników
Zgodnie z polskimi przepisami, przed dokonaniem płatności przedsiębiorca powinien zweryfikować m.in. status kontrahenta i jego rachunek na białej liście podatników VAT. Przy dużej liczbie dokumentów ręczne sprawdzanie danych jest nieefektywne, dlatego warto zintegrować kontrolę bezpośrednio z procesami finansowymi w SAP.
SAP Online Validation Service
SAP Online Validation Service jest standardowym rozwiązaniem SAP umożliwiającym automatyczną weryfikację danych kontrahenta, m.in. numeru VAT w VIES oraz rachunku bankowego na białej liście. Kontrole mogą być wbudowane w standardowe procesy. W zależności od wykorzystywanych zewnętrznych źródeł danych mogą pojawić się dodatkowe koszty licencyjne. Rozwiązanie nie weryfikuje jednak polskiego statusu podatnika VAT, np. czy jest on podatnikiem czynnym lub zwolnionym.
All for One Partner Checker
All for One Partner Checker automatyzuje weryfikację kontrahentów w polskich i europejskich bazach: białej liście podatników, VIES oraz rejestrze VAT. Rozszerzenie pozwala sprawdzać zarówno rachunki bankowe, jak i status rejestracji podatnika. Kontrole można automatycznie włączać w procesy organizacji, np. podczas tworzenia lub zmiany danych kontrahenta, księgowania faktury czy przygotowywania paczek przelewów.
Bankowość elektroniczna
Obsługa płatności i wyciągów bankowych w SAP wymaga bezpiecznej wymiany danych z bankami oraz automatyzacji procesów, takich jak zlecanie przelewów, odbieranie wyciągów czy księgowanie operacji bankowych. W zależności od skali i potrzeb firmy proces może opierać się na wymianie plików albo na bezpośredniej komunikacji online z bankiem.
Standard SAP S/4HANA
Standard SAP S/4HANA obejmuje popularne formaty wymiany danych z bankami, w tym polski Elixir oraz pliki XML, a także import wyciągów bankowych. Dla niektórych organizacji taki model jest wystarczający i może być skonfigurowany w ramach standardowego wdrożenia S/4HANA.
SAP Multi-Bank Connectivity
SAP Multi-Bank Connectivity pozwala przejść z wymiany plików do bezpośredniej komunikacji online z bankami. Umożliwia m.in. wysyłanie zleceń płatniczych, pobieranie wyciągów oraz informacji o statusach płatności i saldach rachunków. Wymaga dodatkowej licencji SAP i dobrze sprawdza się w organizacjach korzystających z wielu banków i chcących ujednolicić komunikację.
All for One EasyBanking
All for One EasyBanking umożliwia bezpośrednią komunikację systemu SAP z bankiem bez wykorzystywania plików jako nośników informacji. Pozwala z poziomu SAP m.in. autoryzować płatności, obsługiwać przelewy krajowe, SEPA i przelewy międzynarodowe, odbierać wyciągi, sprawdzać statusy zleceń oraz pobierać bieżące salda. Rozwiązanie zwiększa automatyzację i bezpieczeństwo procesu oraz może być dopasowane do konkretnych banków i sposobu pracy organizacji.
Zatory płatnicze i ulga na złe długi
Polskie przepisy wymagają monitorowania terminowości płatności, a w określonych przypadkach także raportowania praktyk płatniczych oraz korygowania VAT przy przeterminowanych należnościach i zobowiązaniach. Przy większej skali potrzebne są więc narzędzia, które automatycznie analizują terminy płatności i wskazują dokumenty wymagające dalszej obsługi.
Raporty w SAP DRC
Raporty w SAP DRC, czyli w standardowym rozwiązaniu SAP, wspierają analizę nadmiernych opóźnień oraz identyfikację przeterminowanych faktur, które mogą podlegać uldze na złe długi. Raporty zbierają dane z dokumentów i warunków płatności, a następnie przygotowują informacje potrzebne do dalszego raportowania. W części scenariuszy ich wykorzystanie może wiązać się z dodatkowym licencjonowaniem SAP.
All for One Zatory Płatnicze
All for One Zatory Płatnicze w SAP zapewniają bardziej szczegółową analizę terminowości płatności, także w bardziej złożonych przypadkach, takich jak płatności częściowe czy kompensaty. Rozwiązanie wspiera również wyliczenie korekt VAT oraz może automatyzować odpowiednie księgowania. Dodatkowo przygotowuje dane do obowiązkowego raportu o praktykach płatniczych.
Standard SAP vs rozwiązanie lokalne
Standardowe rozwiązania SAP, takie jak SAP DRC, dobrze sprawdzają się szczególnie w międzynarodowych grupach, które chcą utrzymywać podobne procesy i jedną architekturę w wielu krajach. Ułatwiają centralne zarządzanie, standaryzację konfiguracji i wykorzystanie tych samych mechanizmów dla różnych lokalnych obowiązków.
Rozwiązania lokalne, takie jak rozszerzenia SAP od All for One, dają z kolei większą elastyczność tam, gdzie proces odbiega od standardu, potrzebne są dodatkowe funkcje albo szybkie dostosowanie do zmian przepisów. Pozwalają też lepiej uwzględnić specyfikę branży i istniejący sposób pracy.
Zasada jest prosta: im bardziej międzynarodowy i ustandaryzowany krajobraz SAP, tym mocniejsze argumenty za rozwiązaniem globalnym. Im bardziej lokalny i specyficzny proces, tym większą wartość ma rozwiązanie lokalne.
A co z rozszerzeniami, które już działają w SAP ECC?
Dalsze wykorzystanie rozszerzeń SAP od All for One działających dziś w SAP ECC zależy od wybranej ścieżki transformacji. Przy podejściu typu upgrade (Brownfield) lub transformacyjnym (Selective Data Transition) punktem wyjścia jest obecny system, dlatego używane dodatki All for One są przenoszone i technicznie dostosowywane do S/4HANA. Ich dotychczasowe ustawienia i sposób działania są w dużej mierze zachowywane, a licencje pozostają bez zmian.
Inaczej wygląda sytuacja przy podejściu wdrożeniowym (Greenfield). Tu procesy są projektowane od początku, dlatego również dodatki trzeba ponownie uruchomić i skonfigurować pod nowy system oraz nowe zasady działania. Dostarczane są nowe paczki startowe, a sama licencja pozostaje ważna.
S/4HANA jako szansa na uporządkowanie finansów
Migracja do SAP S/4HANA to dobry moment, by uporządkować krajobraz finansowy: wykorzystać standard tam, gdzie wystarcza, zachować potrzebne rozszerzenia i przeprojektować procesy, które tego wymagają. Warto robić to z partnerem, który łączy znajomość S/4HANA, lokalnych przepisów i rozwiązań compliance, dzięki czemu pomaga dobrać architekturę gotową także na kolejne zmiany.
