Wdrożenie SAP Cloud ERP

Duna Polska specjalizuje się w realizacji projektów drogowo-mostowych, kubaturowych oraz elektroenergetycznych. Realizuje złożone projekty, w których liczą się harmonogramy, koszty, sprzęt, podwykonawcy, materiały i szybki dostęp do wiarygodnych danych. To nie jest firma, w której ERP obsługuje tylko księgowość. System musi łączyć finanse, kontroling, zakupy, sprzedaż i projekty, a także dane z kilku systemów dziedzinowych.

Duna Polska miała już doświadczenie z systemem SAP. To ważny, trochę paradoksalny punkt tej historii. Opisywany projekt nie był jednak techniczną migracją starego środowiska do chmury ani prostym przeniesieniem dotychczasowych rozwiązań jeden do jednego.

Było to wdrożenie greenfield SAP S/4HANA Cloud Public Edition. To chmurowy system ERP przeznaczony dla firm, które chcą oprzeć swoje kluczowe procesy na sprawdzonych w praktyce biznesowej tysięcy firm standardach, a nie na dostosowaniach, które tu i teraz są dobrze dopasowane do potrzeb, ale w przyszłości mogą stać się przeszkodą w szybkiej modernizacji technologii lub ekspansji firmy.

Dzięki dostępnym w systemie Best Practices wdrożenie nie zaczyna się od pustej kartki. Po konfrontacji procesów standardowych z tymi funkcjonującymi w organizacji zespół projektowy decyduje, gdzie potrzebna jest integracja, automatyzacja albo rozszerzenie. A gdzie być może należy zmienić proces, by dostosować go do najlepszych praktyk.

Takie podejście sprawdza się także w firmach, które stoją u progu wyboru systemu klasy ERP i mierzą się z wieloma dylematami. Jaki system wybrać, by zastąpił dotychczasowy, niewystarczający ERP, jak obsłużyć procesy pozostające poza systemem zintegrowanym, co z niezbędnymi systemami dziedzinowymi… I wreszcie pytanie strategiczne: które rozwiązanie obsłuży nie tylko bieżące potrzeby, ale też przygotuje organizację na przyszły rozwój i działanie w większej skali?

Podobne dyskusje poprzedzały decyzję o wdrożeniu wersji SAP S/4HANA Cloud Public Edition w Duna Polska. Uznano, że to rozwiązanie spełnia kluczowe wymagania, zdefiniowane w procesie wyboru:

• Stały dostęp do nowych funkcjonalności i minimalizacja ryzyka nieaktualnego oprogramowania przy przewidywalnych kosztach utrzymania i rozwoju systemu;
• Wydajna integracja z systemami dziedzinowymi wspierającymi specyficzne dla branży procesy;
• Jednolite dane i procesy w SAP dla wszystkich podmiotów powiązanych;
• Skalowalność i elastyczność rozwiązania, wspierające integrację z rozwiązaniami wdrożonymi w przyszłości.

Projekt rozpoczął się w lutym 2025 r. podczas spotkania kick-off w Krakowie. Produkcyjne uruchomienie systemu nastąpiło w styczniu 2026 r. W niespełna 12 miesięcy SAP Cloud ERP objął Duna Polska SA oraz 16 spółek powiązanych. W trzech spółkach uruchomiono pełny zakres: FI, CO, MM, SD i PS. W pozostałych 14 – pełny zakres bez MM.

Za stwierdzeniem „wdrożyliśmy S/4HANA w 17 spółkach o różnych profilach działalności” kryje się dużo więcej niż konfiguracja modułów. Trzeba było zaprojektować wspólny model pracy dla organizacji, w której ERP łączy się z obsługą projektów budowlanych, kosztami centrów wsparcia, wytwórniami mas bitumicznych, bazą sprzętową, HR i payroll.

Nie chodziło więc o sam wybór ERP w chmurze. Chodziło o wdrożenie ERP, który połączy standard SAP z praktyką biznesową firmy.

W codziennej pracy efekty wdrożenia są szczególnie widoczne w obszarze obiegu faktur i raportowania zarządczego. Skrócił się proces obiegu i akceptacji faktur do płatności, a dzięki dobrze wdrożonym procesom firma zyskała rzetelną informację zarządczą, która pozwala szybciej przygotowywać raporty i sprawniej podejmować decyzje. Duża w tym zasługa zaangażowania użytkowników kluczowych Duna Polska oraz konsultantów wdrożeniowych All for One, którzy skupili się na przełożeniu standardu SAP na nasze procesy i dopilnowali integracji z systemami dziedzinowymi.

Znacznie poprawiła się spójność danych między SAP a systemami obsługującymi kluczowe procesy biznesowe. Sprawniej przebiega raportowanie do Ministerstwa Finansów dzięki wykorzystaniu SAP DRC statutory reports oraz dedykowanych raportów opartych na widokach CDS. Zwiększyła się też przejrzystość procesów finansowych i operacyjnych.

Automatyzacja ograniczyła liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Standaryzacja ułatwiła kontrolę nad procesami. Dane podstawowe Business Partner zostały uporządkowane w jednym modelu.

Dla organizacji wielospółkowej to konkretna zmiana. Mniej pracy na styku systemów. Więcej spójnych danych.

Jakub Żwirek

Kierownik Projektu i IT Manager, Duna Polska

Wdrożenie prowadzono zgodnie z metodyką SAP Activate. To uporządkowany sposób prowadzenia projektów SAP, z podziałem na etapy, produkty prac, testy, decyzje i kontrolę gotowości do kolejnych faz.

Wymagania zbierano w fazie Fit-to-Standard. W praktyce konsultanci All for One prezentowali procesy dostępne w standardzie SAP Cloud ERP, a potem wspólnie z biznesem sprawdzali, czy pasują one do sposobu pracy firmy. Dopiero gdy standard okazywał się niewystarczający, otwierano możliwości przygotowania rozszerzeń, integracji albo automatyzacji.

Takie podejście jest szczególnie ważne przy wdrożeniach greenfield. Pomaga uniknąć odtwarzania starych przyzwyczajeń w nowym systemie. Pomaga też szybciej podejmować decyzje, bo rozmowa nie zaczyna się od listy wyjątków, lecz od gotowego procesu.

W projekcie Duna Polska ważna była również zasada Clean Core, czyli utrzymywania czystego rdzenia systemu, bez możliwości ingerencji w kod źródłowy. Dzięki temu łatwiej korzystać z kolejnych aktualizacji SAP i rozwijać system w przyszłości.

Projekt był prowadzony w SAP Cloud ALM – narzędziu SAP do zarządzania zadaniami, testami, statusem prac i ryzykami. Harmonogram omawiano na cotygodniowych spotkaniach kierowników projektu, a kluczowe decyzje trafiały na Komitet Sterujący.

W pejzażu systemów Duna Polska SAP jest rdzeniem, ale nie działa w próżni. Musi wymieniać dane z aplikacjami, które obsługują codzienną pracę firmy poza ERP.

W Duna Polska SAP Cloud ERP został zintegrowany m.in. z WEBCON, platformą wykorzystywaną do obsługi wielu procesów biznesowych związanych z obiegiem dokumentów, akceptacją wniosków oraz zarządzaniem przepływem informacji. Rozwiązanie wspiera realizację złożonych procesów wymagających weryfikacji kolejnych etapów, akceptacji przez różnych uczestników oraz gromadzenia danych pochodzących z wielu obszarów organizacji. Platforma pełni również funkcję centralnego repozytorium dokumentacji, umożliwiając bezpieczne przechowywanie i archiwizację umów oraz innych dokumentów wymagających długoterminowego przechowywania.

W systemie Intense Duna Polska zarządza procesami związanymi z projektami budowlanymi. Kolejny system, który wymagał integracji, to zewnętrzna platforma raportowa.

Jako platformę integracyjną All for One wykorzystało SAP Integration Suite. To rozwiązanie SAP umożliwiające centralne zarządzanie wymianą danych pomiędzy systemami, oferujące gotowe komponenty i scenariusze integracyjne. W praktyce pozwala ograniczyć liczbę bezpośrednich połączeń między aplikacjami, upraszczając architekturę i ułatwiając jej utrzymanie.

Projekt objął też integrację SAP z KSeF, raportowanie JPK_V7M, weryfikację rachunków na Białej liście, integrację z systemami bankowości elektronicznej, wczytywanie listy płac z systemu zewnętrznego, kokpit do zarządzania zamówieniami zakupu oraz aplikację do importu dokumentów księgowych dla części procesów sprzedażowych obsługiwanych w systemach zewnętrznych.

All for One przygotowało rozwiązanie wspierające wstępną dekretację i opis merytoryczny faktur zakupowych oraz ich wstępne księgowanie z wykorzystaniem standardowego API SAP.

W obiegu faktur zakupowych wykorzystano SAP Flexible Workflow, czyli standardowy mechanizm SAP do definiowania ścieżek akceptacji.

Dodatkowo uruchomiono dwa boty automatyzujące powtarzalne czynności.

Tu zaczyna się praktyczna wartość ERP. Mniej przepisywania. Mniej ręcznych obejść.

Wdrożenie ERP od podstaw kończy się sukcesem dopiero wtedy, gdy działają nie tylko konfiguracja, ale też dane, użytkownicy i procesy na styku systemów.

Przed startem przeprowadzono testy integracyjne, testy akceptacyjne użytkowników UAT oraz migrację i walidację danych. Scenariusze testowe i plany testów przygotowano z wykorzystaniem szablonów SAP Cloud ALM. Gotowe scenariusze importowano z Excela do UAT, co usprawniło przebieg testów i ograniczyło ręczną pracę.

Jednym z istotnych zadań była migracja danych podstawowych Business Partnerów. Objęła wszystkie 17 spółek. Dane zostały przeanalizowane, oczyszczone i zweryfikowane przed migracją, a następnie ponownie skontrolowane po załadowaniu do SAP Cloud ERP z wykorzystaniem SAP S/4HANA Migration Cockpit. To narzędzie SAP wspierające przenoszenie danych do nowego systemu.

Projekt objął także migrację ponad 5 tys. środków trwałych. Ponad 290 aktywnych użytkowników otrzymało role i uprawnienia oraz odbyło szkolenia. W pierwszym okresie pracy na nowym systemie użytkownicy byli objęci wsparciem Hypercare.

Wdrożenie SAP Cloud ERP w modelu public cloud wymaga dyscypliny. Szczególnie wtedy, gdy organizacja przez lata pracowała na rozwiązaniach mocno dopasowanych do własnych przyzwyczajeń.

Jednym z ryzyk było oczekiwanie użytkowników odtworzenia funkcjonalności znanych z poprzedniego środowiska. Dotychczasowy system zawierał rozwiązania własne, raporty i transakcje oparte na technologii ABAP. W SAP S/4HANA Cloud Public Edition obowiązuje inne podejście. Najpierw standard. Potem uzasadnione rozszerzenia.

Zgłaszane potrzeby analizowano więc pod kątem możliwości realizacji w standardzie, przy użyciu widoków CDS, narzędzi analitycznych SAP i mechanizmów zgodnych z Clean Core. Widoki CDS można tu rozumieć jako warstwę modelowania danych w SAP, wykorzystywaną m.in. do raportowania i analityki.

Drugim ryzykiem była dostępność zespołu FI oraz konsultantów SAP podczas testów UAT. Odpowiedź stanowiły dodatkowe spotkania robocze, priorytetyzacja zgłoszeń i codzienny monitoring ich realizacji.

Trzecim – planowany upgrade SAP S/4HANA Cloud Public Edition (release 2508) w początkowej fazie projektu. Harmonogram uwzględnił bufor na niedostępność systemu, testy regresyjne i ponowną weryfikację kluczowych procesów.

Tak wygląda wdrożenie ERP w praktyce. Nie wszystko da się przewidzieć. Ważna jest umiejętność zarządzania projektem, kiedy pojawiają się ograniczenia.

Wdrożenie SAP w scenariuszu greenfield w Duna Polska może być dobrym przykładem także dla organizacji, które dziś korzystają z mniejszego ERP, kilku systemów dziedzinowych albo rozwiązań rozwijanych „punktowo” przez lata.

W pewnym momencie dotychczasowy system zaczyna ograniczać rozwój. Trudniej utrzymać spójne dane. Trudniej automatyzować procesy. Trudniej raportować. Trudniej połączyć finanse, sprzedaż, zakupy, kontroling i systemy branżowe w jeden model działania. Wtedy wybór ERP przestaje być pytaniem wyłącznie o funkcje systemu. Staje się pytaniem o sposób pracy firmy.

Projekt w Duna Polska pokazuje, jak może wyglądać wdrożenie SAP Cloud ERP od podstaw: ze standardem SAP Best Practices jako punktem startu, z metodyką Fit-to-Standard, z integracjami z systemami dziedzinowymi, z automatyzacją powtarzalnych czynności i z przygotowaniem użytkowników do pracy w nowym modelu.

Nie chodziło o skopiowanie starego świata do nowego systemu. Chodziło o zbudowanie nowego porządku.

Agata Szczot

Kierownik Projektu, All for One Poland

Duna Polska SA (dawniej Mota-Engil CE) specjalizuje się w realizacji projektów drogowo-mostowych, kubaturowych oraz elektroenergetycznych. Firma posiada szeroki wachlarz usług budowlanych wyróżniających się wysoką jakością. Na swoim koncie ma ponad 530 km dróg ekspresowych i autostrad zrealizowanych w Polsce. Działa na naszym rynku od ponad 25 lat i zatrudnia około 800 pracowników.