110 sukcesów JPK_CIT

Podstawowe Rozporządzenie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314) wprowadzające obowiązkowe raportowanie nowych struktur JPK w zakresie Podatku Dochodowego (JPK_KR_PD) i Środków Trwałych (JPK_KR_ST), potocznie zwanych „JPK_CIT”, było zwięzłe. Kolejne dwa lata przyniosły jednak liczne zmiany: regulacje były uzupełniane kolejnymi wyjaśnieniami, terminy obowiązkowej wysyłki przesuwano, a te same zapisy bywały różnie interpretowane przez księgowych, doradców podatkowych i zespoły projektowe. Równolegle do technicznych przygotowań należało zatem śledzić publikacje kolejnych rozporządzeń, zmiany terminów, broszury informacyjne i aktualizowaną, rozbudowywaną bazę wiedzy Ministerstwa Finansów (około 150 pytań i odpowiedzi).

Część zagadnień na czas ustawowego terminu wysyłki nadal nie miała jednoznacznej interpretacji, więc projekty wymagały również decyzji podatkowych i rachunkowych. To pokazuje sedno problemu: JPK_CIT nie był obowiązkiem, który można było spełnić przez proste przeczytanie przepisów, zmapowanie danych i wygenerowanie pliku XML z informacji w SAP. W wielu przypadkach przed konfiguracją rozwiązania należało najpierw ustalić, jak konkretny wymóg rozumieć w realiach danej organizacji.

W toku realizacji ponad 110 projektów JPK_CIT w SAP wspieraliśmy klientów przede wszystkim w przełożeniu nowych obowiązków podatkowych na konkretne, wykonalne rozwiązania zgodne z aktualną wiedzą o przepisach i dopasowane do biznesu.

Pierwszym krokiem było sprawdzenie, czy poziom szczegółowości prowadzonej ewidencji rachunkowej w SAP jest dostateczny i dalej, jak prezentować zależności w świetle nowych obowiązków.

Sporym wyzwaniem okazała się również aktualizacja SAP o wymagane dane związane ze strukturą JPK_KR_ST. JPK_CIT szybko pokazał, że samo posiadanie w systemie informacji w dotychczasowym kształcie to za mało do ich raportowania. Często potrzebne były przeglądy danych, aktualizacja numerów KŚT czy inwentarzowych, a przede wszystkim uzupełnianie kartotek o część analityki rachunkowej prowadzonej do tej pory w praktyce poza SAP i porządkowanie sposobu ich przechowywania.

Dobrym przykładem procesu przygotowania danych jest data operacji gospodarczej. JPK_CIT wymaga jej przy dokumentach księgowych, obok daty dokumentu i daty księgowania. W SAP S/4HANA odpowiednie pole jest dostępne standardowo, natomiast w SAP ECC u części klientów konieczne było rozszerzenie systemu o dodatkowe pole i zmapowanie go do raportu JPK_KR_PD.

Tam, gdzie dane pochodziły z innych źródeł niż SAP lub wymagały dodatkowego przygotowania, wykorzystywaliśmy również rozszerzenia Excel4JPK i XML4JPK, które pozwalały włączyć je do procesu raportowania.

Kolejnym etapem przygotowań do wysyłki JPK_KR_PD było przypisanie znaczników podatkowych do kont. Problem pojawiał się zwłaszcza wtedy, gdy na jednym koncie księgowano różne rodzaje operacji, które w JPK_CIT powinny zostać oznaczone w odmienny sposób. Z punktu widzenia wymogów raportowych wg MF rozwiązaniem jest wydzielenie dodatkowych kont analitycznych. W praktyce nie zawsze było to jednak możliwe na czas złożenia pierwszego pliku, szczególnie w polskich spółkach należących do międzynarodowych grup korzystających ze wspólnego, centralnie zarządzanego planu kont. W tak zarządzanych spółkach nie jest łatwo zmienić strukturę kont, dlatego w wielu przypadkach, we współpracy z klientami i ich doradcami podatkowymi, konsultanci proponowali rozwiązania pozwalające na złożenie pierwszego raportu i równoległe procedowanie zmian w organizacji.

Mimo ogromnych wyzwań i presji związanej z decyzjami, przy okazji szukaliśmy też sposobów, aby w ramach All for One JPK zautomatyzować część czynności związanych z przygotowaniem raportów JPK_KR_PD. Przykładem jest rozliczenie podatku dochodowego (RPD): wartości mogą być wyliczane na podstawie danych z JPK, a jednocześnie księgowy zachowuje możliwość ich ręcznej weryfikacji i korekty. Chodziło więc nie tylko o zgodność z wymaganiami, ale też o to, by raportowanie było możliwie sprawne i pozostawało pod kontrolą finansów.

Ostatnim wyzwaniem była sama wysyłka. Standardowe narzędzie MF do wysyłki plików JPK (tzw. Klient JPK WEB) przyjmuje pliki do 100 MB. Przy rocznych księgach dużej firmy pracującej na SAP taki limit szybko okazuje się niewystarczający, dlatego raport trzeba byłoby dzielić na wiele plików i okresów.

Alternatywą jest wysyłka przez API i w tej roli sprawdził się JPK Transfer Hub, który pozwala przygotować i wysłać pliki do Ministerstwa Finansów bezpośrednio z SAP, odebrać UPO i zachować historię całego procesu. Rozwiązanie w istocie umożliwia obsługę ogromnych plików, ograniczając potrzebę ich podziału, co znacznie usprawnia analizę merytoryczną.

Dzięki temu, że w modelu SaaS infrastruktura JPK Transfer Hub działa po stronie All for One, możemy szybciej dostosowywać ją do zmian technicznych i nowych wymagań prawnych. Całość odbywa się z poziomu czytelnego kokpitu, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików między kolejnymi narzędziami. Przy pierwszej wysyłce JPK_KR_PD z naszego rozwiązania skorzystało ponad 90 klientów, a największy wysłany plik miał blisko 40 GB.

***

Autorka tekstu: Małgorzata Lutz, Solution Architect, All for One

"W naszej skali działalności struktura danych podatkowych musi być dobrze przemyślana i uporządkowana, dlatego pierwsze raportowanie JPK_CIT było dla nas wymagającym przedsięwzięciem. Przy dużej sieci marketów budowlanych OBI Polska, szerokim asortymencie i ogromnej liczbie transakcji każda zmiana oznacza pracę nad wieloma danymi i procesami jednocześnie.

Przygotowanie do wysyłki JPK_CIT wymagało dużego zaangażowania zarówno po stronie finansów, jak i IT. Dzięki wsparciu All for One Poland sprawnie i bezpiecznie przeszliśmy przez cały proces, a raporty zostały przygotowane i wysłane na czas.

Współpraca z zespołem All for One Poland układała się wzorowo. To świetni specjaliści, którzy łączą wiedzę merytoryczną z praktycznym podejściem i dużym zaangażowaniem. Szczególnie doceniamy ich gotowość do poznania naszych procesów i specyfiki działalności, co zdecydowanie ułatwiało wspólną pracę i pozwalało sprawnie odpowiadać na pojawiające się wyzwania. Na każdym etapie projektu mogliśmy liczyć na ich zaangażowanie, szybką reakcję i pełną dostępność. Byli dla nas realnym wsparciem zarówno w codziennej pracy, jak i w sytuacjach wymagających szybkiego rozwiązania problemu.

Na co dzień korzystamy z pakietu All for One JPK wraz z Excel4JPK, VAT Change Analyzer oraz JPK VAT-UE. Rozwiązania te dobrze się uzupełniają i tworzą spójne środowisko do raportowania, analizowania danych oraz przygotowywania korekt bezpośrednio w SAP.

Z pełnym przekonaniem możemy polecić współpracę z All for One Poland jako partnerem kompetentnym, zaangażowanym i godnym zaufania. Ich wiedza, dostępność i elastyczne podejście znacząco ułatwiają nam realizację wymagających procesów związanych z raportowaniem podatkowym." – mówi Beata Bergman, Manager of Tax Department, OBI Polska.

"Jako sieć supermarketów POLOmarket działamy blisko klientów, dlatego sprawność procesów zaplecza ma bezpośrednie znaczenie dla codziennego funkcjonowania naszego biznesu. Pierwsza wysyłka JPK_CIT wymagała wielu przygotowań, współpracy zespołów księgowych z IT oraz dokładnego sprawdzenia danych. Przy pełnym wsparciu All for One Poland projekt przebiegł płynnie, a raporty wysłaliśmy jeszcze przed wymaganym terminem. Mieliśmy pewność, że obowiązek został zrealizowany bezpiecznie i bez presji czasu.

W środowisku SAP S/4HANA korzystamy z pakietu All for One JPK oraz rozszerzeń Excel4JPK i JPK VAT Change Analyzer, wspierających przygotowanie danych, analizy i korekty raportów. All for One Partner Checker pozwala nam weryfikować kontrahentów bezpośrednio w SAP, a All for One Zatory Płatnicze wspiera realizację obowiązków związanych z zatorami płatniczymi. Rozwiązania te tworzą spójne środowisko odpowiadające skali i tempu działania naszej sieci handlowej." – mówi Marzenna Reńska, Główna Księgowa, Polskie Supermarkety.

"Pierwszą wysyłkę JPK_CIT w Biscuit International mamy już za sobą i choć wymagała wielu przygotowań, wszystko zakończyło się sukcesem. W międzynarodowej firmie produkującej ciastka na dużą skalę dane powstają na wielu etapach: od zakupów surowców i planowania produkcji, przez logistykę, aż po sprzedaż. Zebranie tak szerokiego zakresu danych, ujednolicenie ich i dokładne sprawdzenie okazały się jednymi z najbardziej wymagających etapów. Zespół All for One Poland pomógł nam zaplanować cały proces i na bieżąco wyjaśniał pojawiające się wątpliwości, dzięki czemu wysyłka przebiegła sprawnie i terminowo.

Pakiet All for One JPK pomaga nam przygotowywać dane raportowe pochodzące z różnych źródeł. Z kolei All for One Partner Checker umożliwia weryfikację kontrahentów na białej liście podatników bezpośrednio w SAP. Razem rozwiązania te dobrze wspierają nasze codzienne procesy podatkowe i finansowe." – mówi Gabriela Chlebowska, Główna Księgowa, Biscuit International.

"Pierwsza wysyłka JPK_KR_PD zamyka ważny etap, ale praca nad jakością danych i dalszym rozwojem narzędzia trwa dalej. Organy również precyzują sposób rozumienia konkretnych wymogów po otrzymaniu pierwszych raportów i kolejnych zapytań podatników. Część dodatkowych danych dotyczących środków trwałych należy gromadzić już od 2025 roku, nawet jeśli prawdopodobnie pierwsze przekazanie pliku zostanie odroczone o kilka lat. Następne miesiące mogą więc wymagać dalszego porządkowania danych i procesów.

Dzisiaj jednak przede wszystkim świętujemy. Nasi klienci wykonali ogromną pracę. Z satysfakcją towarzyszyliśmy im od pierwszych analiz, przez konfigurację i uzupełnianie luk w danych, po testy, generowanie plików i techniczne wsparcie wysyłki. Wspieramy ponad 110 projektów JPK_CIT w SAP; każdy traktujemy indywidualnie i szukamy takich sposobów pracy z danymi, aby dostosowywać systemy naszych klientów bez tracenia z pola widzenia potrzeb ich biznesu." – mówi Jacek Szlachta, Solution Architect, All for One.