SAP w chmurze prywatnej All for One

W firmach, których procesy produkcyjne i logistyczne są ściśle zależne od systemów ERP, zmiana dostawcy usług IT musi być przeprowadzona tak, aby nie wpływać na pracę użytkowników ani ciągłość operacji. Przed takim wyzwaniem stanął Polmor, producent konstrukcji i podzespołów dla przemysłu kolejowego oraz maszyn ze stali węglowej, nierdzewnej i aluminium dla przemysłu przetwórczego. Migracja krytycznych systemów SAP pomiędzy outsourcerami jest zwykle traktowana jako przedsięwzięcie wysokiego ryzyka – i słusznie. Wymaga drobiazgowego przygotowania, zwłaszcza w organizacji działającej w dwóch lokalizacjach geograficznych i różnych strefach czasowych, jak Polmor, mający zakłady w Polsce i Indiach.

W tym przypadku celem było przeniesienie środowiska SAP z centrum danych dotychczasowego dostawcy do All for One Managed Cloud w sposób maksymalnie bezpieczny i przewidywalny oraz bez zakłóceń dla biznesu.

Projekt zakończył się sukcesem. Po przygotowaniu i testach na środowisku dewelopersko-testowym, przełączenie produkcji zostało wykonane płynnie w jeden weekend.

Migracja dotyczyła systemów SAP i baz danych. Przeniesione zostały środowiska:

• SAP ERP 6.0 w podziale na system dewelopersko-testowy oraz produkcyjny,
• dedykowane dla nich instancje MaxDB liveCache oraz optymalizatory SCM – ze względu na wykorzystanie SAP APO 3.0.

Taki zakres oznaczał konieczność szczególnej dbałości o spójność danych oraz o poprawne działanie integracji i procesów zależnych od liveCache.

Fundamentem projektu była praca wykonana jeszcze przed migracją produkcyjną. Zespoły All for One Poland i Polmoru skupiły się na tym, aby maksymalnie „zdjąć ryzyko” z weekendu przełączeniowego poprzez przeprowadzenie rzetelnych testów na środowisku dewelopersko-testowym. Wykonane prace pozwoliły potwierdzić prawidłowe działanie kluczowych procesów biznesowych, niezbędnych do niezakłóconego funkcjonowania organizacji po migracji.

Dodatkowo przeprowadzono próbną migrację, która pozwoliła przećwiczyć przebieg prac, potwierdzić kolejność kroków oraz doprecyzować punkty kontrolne przed właściwym cutoverem. Ten etap miał kluczowe znaczenie, ponieważ pozwolił zweryfikować w praktyce nie tylko możliwość uruchomienia systemów w nowej lokalizacji, ale też ich poprawne działanie w warunkach zbliżonych do produkcyjnych.

Istotnym elementem przygotowań był również szczegółowy wywiad techniczny dotyczący rozwiązań powiązanych ze środowiskiem SAP oraz usług działających „wokół” systemu. Zweryfikowano m.in. integracje i interfejsy, udostępnianie zasobów dyskowych oraz mechanizmy wymiany plików, tak aby docelowe środowisko możliwie wiernie odwzorowywało dotychczasowy sposób pracy i nie wymagało późniejszych korekt.

Na tym etapie dopracowano m.in.:

• docelową konfigurację systemów SAP i baz danych w nowym środowisku,
• procedury migracyjne krok po kroku (w tym kolejność działań i punkty kontrolne),
• plan awaryjny i sposób odtworzenia w razie nieprzewidzianych zdarzeń.

Dzięki temu migracja produkcyjna była realizacją wcześniej sprawdzonego planu, a nie działaniem opartym na założeniach.

Migracja produkcyjna została zaplanowana na weekendowe okno serwisowe, w ramach dedykowanej przerwy technicznej uzgodnionej z biznesem, co ograniczyło wpływ na bieżącą pracę zakładów w Polsce i Indiach. Dobre przygotowanie oraz sprawna współpraca w trakcie działań przełączeniowych pozwoliły przeprowadzić migrację płynnie, bez nieplanowanych komplikacji i z zachowaniem ciągłości pracy systemów po uruchomieniu w nowej lokalizacji.

Migracja była nie tylko zmianą miejsca utrzymania systemu, ale też krokiem w kierunku stabilnego modelu operacyjnego. System Polmoru uruchomiony w SAP w centrum danych All for One Poland korzysta dodatkowo z usług monitorowania i zapewnienia bezpieczeństwa systemu (SAP Managed Services). A użytkownicy biznesowi są wspierani przez konsultantów modułowych w ramach usługi serwisu aplikacyjnego.

Migracja systemu SAP do nowej lokalizacji była dla nas ważnym projektem z punktu widzenia ciągłości działania procesów produkcyjnych i logistycznych. Zależało nam na tym, aby zmiana przebiegła w sposób możliwie bezpieczny, przewidywalny i bez odczuwalnych zakłóceń dla użytkowników. Usługi Managed Cloud w All for One to coś więcej niż bezpieczna przystań dla naszych systemów. Zyskaliśmy uporządkowany model utrzymania środowiska SAP, większą przejrzystość obsługi zgłoszeń oraz komfort wynikający z całodobowego monitoringu i stałego wsparcia. Oprócz obsługi SAP na poziomie technicznym korzystamy też z serwisu aplikacyjnego, czyli wsparcia użytkowników biznesowych w rozwiązywaniu bieżących problemów i realizacji zaawansowanych procesów.  Dla zespołu IT oznacza to większą pewność operacyjną i możliwość skupienia się w większym stopniu na bieżącym wsparciu biznesu.

Tomasz Kordyjasz, Kierownik Działu IT, Polmor

Standaryzowane, kontrolowane warunki pracy systemów są szczególnie istotne wtedy, gdy SAP wspiera krytyczne procesy planowania, produkcji i logistyki. Środowisko jest objęte całodobowym nadzorem (24/7/365), a zgłoszenia są rejestrowane i obsługiwane poprzez aplikację serwisową stanowiącą pojedynczy punkt kontaktu. Przewidywalność działania jest gwarantowana w ramach usług zarządzanych (Managed Cloud), w ramach których po stronie dostawcy pozostaje istotna część odpowiedzialności operacyjnej: monitoring, bieżące utrzymanie oraz uzgodnione procedury eksploatacyjne, m.in. obsługa zmian, kopie zapasowe i odtwarzanie.

Organizacja serwisowa All for One Poland pracuje według standardów ISO 27001, 27018 i 20000 oraz jest certyfikowana przez SAP. W ramach Managed Cloud szczególny nacisk kładziemy również na bezpieczeństwo i utrzymanie systemów na właściwym poziomie aktualizacji, w tym na cykliczną analizę i wdrażanie poprawek publikowanych w ramach SAP Security Patch Day.

Równolegle realizowany jest proces LTMP (Long Term Maintenance Plan), czyli cykliczne planowanie i uzgadnianie długofalowych działań utrzymaniowych, m.in. poziomów wersji i poprawek komponentów, tak aby środowisko pozostawało bezpieczne, wspierane przez producentów oraz gotowe do dalszego rozwoju. Dzięki temu dział IT klienta może w większym stopniu koncentrować się na rozwoju i wsparciu procesów biznesowych, zamiast na zadaniach operacyjnych.

Dla organizacji kluczowe jest nie tylko „czy serwer działa”, ale czy działają procesy biznesowe w SAP. Serwis aplikacyjny to wsparcie daleko wykraczające poza warstwę infrastruktury. Pozwala szybciej diagnozować i rozwiązywać incydenty na styku aplikacji i bazy danych oraz utrzymać wysoką jakość działania systemów na co dzień. W gwarantowanym kontraktem czasie reakcji użytkownicy biznesowi w Polmorze mogą zgłaszać do doświadczonych specjalistów problemy z bieżącą obsługą systemu i oczekiwać skutecznych rozwiązań. Zakres wsparcia obejmuje pełen zakres funkcjonalny SAP w Polmorze (finanse, kontroling, gospodarkę materiałową i obsługę magazynu, sprzedaż i dystrybucję, produkcję oraz moduł APO-PP/DS do szczegółowego planowania produkcji i harmonogramowania).

Zmiana dostawcy chmury prywatnej dla środowiska SAP w Polmorze pokazała, że nawet tak kluczowa zmiana dla systemów krytycznych może zostać przeprowadzona w sposób bezpieczny i przewidywalny.

O sukcesie zadecydowały rzetelne przygotowania, testy środowiska dewelopersko-testowego oraz próbna migracja, a także dopracowane procedury migracyjne i scenariusze awaryjne, dzięki którym weekendowy cutover przebiegł płynnie i bez zakłóceń dla pracy zakładów w Polsce i w Indiach.

Po migracji Polmor korzysta z uporządkowanego modelu utrzymania w All for One Poland – obejmującego infrastrukturę, monitoring 24/7/365, jeden punkt kontaktu w postaci aplikacji serwisowej oraz serwis aplikacyjny SAP wspierający szybkie rozwiązywanie incydentów i stabilne działanie procesów biznesowych. W ramach usług Managed Cloud istotnym elementem są również procesy bezpieczeństwa i utrzymania aktualności środowiska, w tym obsługa poprawek publikowanych w ramach SAP Security Patch Day oraz długofalowe planowanie utrzymania w formie LTMP.

Polmor jest producentem wysoko złożonych konstrukcji i podzespołów dla przemysłu kolejowego oraz maszyn ze stali węglowej, nierdzewnej i aluminium. Działa na rynku od 70 lat. Zakład w Bytowie zatrudnia ok. 450 wysoko wykwalifikowanych pracowników i dysponuje nowoczesnym, dobrze zorganizowanym parkiem maszynowym. Drugi zakład produkcyjny, z załogą liczącą 320 pracowników, jest zlokalizowany w Indiach.