Jak obniżyć koszty subskrypcji SAP

FUE, czyli Full Use Equivalent, to jednostka rozliczeniowa stosowana w modelu subskrypcyjnym SAP, przede wszystkim w kontekście SAP Cloud ERP i programu RISE with SAP. W tym modelu klient nie kupuje oddzielnych licencji dla każdego typu użytkownika, lecz kontraktuje określoną pulę FUE, a różne typy dostępu do systemu mają inną wagę rozliczeniową.

Przykładowo 1 FUE odpowiada 1 użytkownikowi typu advanced use, 5 użytkownikom core use albo 30 użytkownikom self-service use. Jeszcze inaczej rozliczany jest dostęp deweloperski, który ma osobną wagę.

Takie podejście daje większą elastyczność i pozwala lepiej dopasować koszty do rzeczywistego sposobu korzystania z systemu. Sprawdza się szczególnie w organizacjach, w których duża grupa użytkowników wykonuje wyłącznie proste, samoobsługowe czynności. Jednocześnie wymaga bardzo dobrej kontroli ról, uprawnień i faktycznego wykorzystania systemu. Błędna klasyfikacja użytkowników lub zbyt szerokie uprawnienia mogą sztucznie podnosić konsumpcję licencji, a tym samym generować ryzyko dodatkowych kosztów.

Takie wyzwanie pojawiło się u jednego z naszych klientów po uruchomieniu systemu SAP Cloud ERP private edition.

Wdrożenie objęło kluczowe obszary finansów i kontrolingu, gospodarki materiałowej oraz sprzedaży i dystrybucji: FI, CO, MM i SD. Użytkownikami systemu są specjaliści z biznesu oraz administratorzy odpowiedzialni za techniczny rozwój i utrzymanie środowiska SAP Basis. Każdy z nich korzysta z systemu zgodnie z przypisanym typem użytkownika: advanced, core, self-service lub developer.

Na etapie planowania wdrożenia oszacowano, że do sprawnego prowadzenia biznesu i zapewnienia wsparcia technicznego spółka potrzebuje 60 FUE. Taka pula została zakontraktowana w umowie z SAP.

Po pierwszych tygodniach pracy system rozliczeniowy wskazał zużycie na poziomie 103 FUE, czyli znacznie powyżej zakontraktowanego limitu. W kolejnych cyklach raportowania wskaźnik konsumpcji osiągnął poziom ok. 180%. Oznaczało to ryzyko istotnych dodatkowych kosztów subskrypcji RISE with SAP.

All for One było partnerem w projekcie wdrożeniowym, a zatem naturalnym krokiem było zwrócenie się do sprawdzonego partnera o weryfikację, dlaczego rzeczywiste wykorzystanie FUE tak mocno odbiega od założeń, oraz które role i uprawnienia odpowiadają za podwyższoną klasyfikację użytkowników.

Kluczowe było przy tym zachowanie pełnej funkcjonalności biznesowej systemu. Optymalizacja nie mogła polegać na prostym ograniczeniu dostępu, lecz na precyzyjnym dopasowaniu uprawnień do rzeczywistych zadań użytkowników.

Dodatkowym wyzwaniem był sposób raportowania danych po stronie SAP. Informacje o konsumpcji w SAP for Me – Private Cloud Consumption aktualizują się cyklicznie, zwykle miesięcznie, a pełna synchronizacja efektów zmian może trwać kilka tygodni. Oznaczało to, że projekt wymagał nie tylko korekt technicznych, ale także odpowiedniego zaplanowania weryfikacji wyników i komunikacji biznesowej.

Prace rozpoczęły się od analizy klasyfikacji użytkowników pod kątem FUE z wykorzystaniem raportu SLIM_USER_CLF_HELP. Pozwoliło to wskazać role i obiekty autoryzacyjne, które podnosiły klasyfikację użytkowników do poziomu Advanced Use, m.in. w obszarach workflow, FI/CO i procurement, a w wybranych scenariuszach również ML/Actual Costing, np. poprzez obiekt K_ML_VA.

Zastosowano podejście „od użytkowników do ról”. Najpierw wytypowano grupy użytkowników o największym potencjale optymalizacji, a następnie wskazano role powtarzające się w tych grupach. Dzięki temu można było skoncentrować działania tam, gdzie korekta modelu autoryzacji dawała największą dźwignię zmiany.

Kolejnym krokiem był przegląd i korekta ról w PFCG. Przygotowano warianty ról testowych typu „light”, w których ograniczono lub odseparowano wybrane uprawnienia zaawansowane. Część z nich została przeniesiona do ról przeznaczonych dla węższej grupy key userów, rzeczywiście potrzebujących rozszerzonego dostępu.

Optymalizacja była prowadzona tak, aby nie zaburzyć bieżącej pracy użytkowników. Utworzono użytkowników testowych i przeprowadzono weryfikację w systemie development DS4. Następnie uruchomiono testy procesów po stronie klienta, aby potwierdzić, że zmiany w rolach nie wpływają negatywnie na realizację zadań biznesowych.

Ważnym elementem projektu było również uporządkowanie historycznych wpisów dotyczących ról. Z wykorzystaniem raportu PRGN_COMPRESS_TIMES usunięto zalegające, nieaktualne przypisania, które mogły powodować rozbieżności w wynikach FUE.

Dodatkowo zaktualizowano komponent raportowania klasyfikacji użytkowników poprzez wdrożenie SAP TCI Note 3113382, wersja 91. Dzięki temu raport SLIM_USER_CLF_HELP bazował na aktualnych definicjach klasyfikacji.

Efekty zmian były monitorowane w SAP for Me – Private Cloud Consumption, z uwzględnieniem miesięcznego cyklu pomiarowego po stronie SAP. Było to kluczowe dla właściwej interpretacji wyników „before/after” oraz dla potwierdzenia, że zmiany w systemie znajdują odzwierciedlenie w raportowaniu konsumpcji.

Projekt nie sprowadzał się do jednorazowej korekty ról. Prace były prowadzone iteracyjnie tak aby każdą zmianę można było bezpiecznie przetestować, zweryfikować jej wpływ na procesy oraz potwierdzić wynik w kolejnych cyklach raportowania.

Istotne było także „domknięcie” tematu nie tylko po stronie systemu, ale również po stronie rozliczeń. Pomiar w środowisku private cloud jest wykonywany w cyklach miesięcznych, a udostępnienie danych w SAP for Me może wymagać dodatkowego czasu przetwarzania. Zatem komunikacja i decyzje biznesowe zostały zaplanowane z uwzględnieniem harmonogramu aktualizacji danych.

Takie podejście ograniczyło ryzyko pochopnych wniosków i umożliwiło kontrolowane przejście od diagnozy, przez korektę modelu ról, aż po potwierdzenie efektów w oficjalnym raportowaniu SAP.

Projekt dotyczył środowiska SAP Cloud ERP private edition w modelu RISE with SAP, obejmującego system produkcyjny PS4 oraz system development DS4.

W pracach wykorzystano standardowe narzędzia SAP do analizy i korekty ról oraz klasyfikacji użytkowników: SLIM_USER_CLF_HELP, PFCG, SUIM, raport PRGN_COMPRESS_TIMES oraz implementację SAP TCI Note 3113382. Wyniki weryfikowano w portalu SAP for Me – Private Cloud Consumption.

W efekcie prac udało się doprowadzić do spójności efektów zmian w rolach z raportowaniem konsumpcji w SAP for Me. Wskaźnik Consumption został obniżony z ok. 180% do 90%.

Dzięki ograniczeniu nadmiarowych uprawnień i lepszemu dopasowaniu ról do rzeczywistych obowiązków zmniejszyła się liczba użytkowników klasyfikowanych jako Advanced Use. Uporządkowanie modelu ról oraz usunięcie historycznych pozostałości ułatwia dalsze utrzymanie systemu i kolejne cykle weryfikacji FUE.

Najważniejszy efekt biznesowy to znaczące ograniczenie ryzyka dodatkowych kosztów subskrypcji RISE with SAP wynikających z nadmiarowej klasyfikacji licencyjnej. Jednocześnie optymalizacja została przeprowadzona bez ograniczania funkcjonalności procesów biznesowych, co było jednym z kluczowych założeń projektu.

Opisany case pokazuje, że w modelu RISE kontrola FUE nie jest jednorazową czynnością licencyjną, lecz elementem stałego zarządzania rolami, uprawnieniami i rzeczywistym wykorzystaniem systemu. Wymaga połączenia kompetencji technicznych, znajomości procesów biznesowych oraz zrozumienia sposobu raportowania konsumpcji po stronie SAP.