KSeF Purchase Invoices

Obsługa faktur zakupowych z KSeF w SAP

Faktura zakupowa pobrana z KSeF to dopiero początek procesu. KSeF Purchase Invoices pomaga przejść od technicznego pobrania faktury z KSeF do kompletnego procesu jej obsługi. Dzięki temu obowiązkowy KSeF staje się impulsem do uporządkowania i automatyzacji całego obiegu faktur zakupowych, a finanse w jednym kokpicie SAP widzą pełen obraz integracji z KSeF zarówno dla faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.

KSeF Purchase Invoices to rozszerzenie pakietu All for One KSeF do obsługi faktur zakupowych po ich pobraniu z KSeF. Rozwiązanie przygotowuje dane z faktury zakupowej do dalszego przetwarzania w SAP i pomaga uporządkować kolejne kroki obsługi dokumentu: przypisanie właściciela kosztu, obieg akceptacji, powiązanie z załącznikami oraz zapis historii działań. Rezultat to jedno przejrzyste miejsce pracy w SAP, w którym można monitorować faktury sprzedażowe i zakupowe oraz ich dalsze powiązanie z dokumentami księgowymi.

Z KSeF Purchase Invoices korzysta już ponad 60 firm. W zależności od potrzeb organizacji proces może działać w Rockawork, workflow SAP lub innym systemie obiegu faktur.

Nasz produkt jest przeznaczony dla systemów SAP: S/4HANA Cloud Private; S/4HANA on-prem; SAP ECC/ERP w wersji 6.0 lub wyższej. Jeśli korzystają Państwo z innego systemu SAP, lub systemu innego dostawcy, prosimy o zapytanie – zaproponujemy alternatywne rozwiązanie.

Co dzieje się z fakturą zakupową po pobraniu z KSeF?

Obowiązkowy KSeF przyspiesza i porządkuje odbiór faktur zakupowych, ale nie kończy procesu ich obsługi. Po pobraniu dokumentu organizacja nadal musi sprawnie obsłużyć fakturę, powiązać ją z właściwym kontekstem biznesowym i zachować kontrolę nad kosztami.

Wyzwania procesowe

Po wpływie faktury z KSeF kluczowe staje się jej szybkie przypisanie, opisanie i przekazanie do dalszej obsługi. W praktyce organizacja musi ustalić:

kto odpowiada za koszt i czego dotyczy zakup,
jak powiązać fakturę z załącznikami, zamówieniem, odbiorem lub wydatkiem,
kto powinien ją zaakceptować i jak przekazać dane do księgowania w SAP.

Przy dobrze zaprojektowanym procesie faktura pobrana z KSeF od razu trafia do uporządkowanego obiegu, w którym właściciel kosztu, załączniki, akceptacja i księgowanie są częścią jednego, przejrzystego procesu.

Kontrola kosztów i raportowanie

KSeF zapewnia zgodność i dostęp do faktury, ale nie zastępuje wewnętrznej kontroli nad kosztami. Kadra zarządzająca i działy finansowe potrzebują bieżącej wiedzy:

jakie koszty pojawiają się w działach, zespołach lub projektach,
kto zatwierdził fakturę, na jakiej podstawie i z jakimi załącznikami,
na jakim etapie jest dokument oraz gdzie pojawiają się opóźnienia lub eskalacje.

Uporządkowany obieg faktur zakupowych daje organizacji bieżący wgląd w statusy faktur, pełną historię decyzji i dane potrzebne do raportowania, audytu oraz szybszego reagowania na pytania biznesu.

Trzy scenariusze obsługi faktur zakupowych z KSeF

KSeF Purchase Invoices pomaga połączyć fakturę z właścicielem kosztu, załącznikami, akceptacją i księgowaniem w SAP w Rockawork, workflow SAP lub innym systemie obsługi faktur. Dzięki jednemu kokpitowi KSeF w SAP organizacja widzi cały proces e-fakturowania w jednym miejscu: od faktur sprzedażowych i zakupowych po powiązane z nimi dokumenty księgowe.

Elektroniczny obieg faktur zakupowych w Rockawork

To rekomendowany scenariusz dla firm, które chcą wykorzystać KSeF do pełnej digitalizacji procesu obsługi faktur zakupowych.

Obsługa faktur zakupowych przez workflow w SAP

Dla organizacji, które chcą obsługiwać faktury zakupowe w SAP i wykorzystać istniejące mechanizmy lub narzędzia działające w tym środowisku.

Integracja z innymi rozwiązaniami

Propozycja dla firm, które mają już własne narzędzie do obiegu faktur, workflow, archiwizacji lub obsługi dokumentów poza SAP i poza Rockawork.

Który scenariusz sprawdzi się w mojej organizacji?

Jak to działa?

Faktura pobrana z KSeF trafia do Rockawork, gdzie przechodzi kompletny obieg: od rejestracji i identyfikacji właściciela kosztu, przez opis merytoryczny, dekretację i akceptację, aż po przekazanie danych do SAP.

Rozwiązanie wspiera także obsługę załączników, wydatków jednorazowych, kontrolę statusów, raportowanie i pełną historię decyzji. Dzięki temu księgowość nie musi ręcznie szukać właściciela kosztu ani dokumentów potwierdzających zasadność faktury.

Kiedy to się sprawdzi?

Gdy organizacja chce uporządkować cały proces obsługi faktur zakupowych — ograniczyć ręczną pracę księgowości, łatwiej łączyć faktury z załącznikami, szybciej identyfikować właściciela kosztu i zyskać bieżącą kontrolę nad obiegiem oraz akceptacją dokumentów.

Jak to działa?

KSeF Purchase Invoices przekazuje faktury pobrane z KSeF do dalszej obsługi w SAP, np. w MM, FI, transakcji MIRO lub narzędziach workflow działających w systemie SAP. Faktura może zostać wstępnie wprowadzona, uzupełniona o KSeF ID, skierowana do akceptacji lub przekazana do modułu, z którego organizacja już korzysta.

U kogo się sprawdzi?

W organizacjach, które chcą pozostać blisko obecnych procesów SAP, zintegrować KSeF z MM, FI lub workflow w SAP i stopniowo rozwijać automatyzację bez wdrażania osobnej platformy obiegu dokumentów.

Jak to działa?

Faktura pobrana KSeF jest przekazywana do zewnętrznego systemu obiegu faktur, workflow, archiwizacji lub obsługi dokumentów. W SAP można zachować informacje zwrotne z tego systemu, np. numer sprawy lub identyfikator procesu.

U kogo się sprawdzi?

W organizacjach, które mają już własne narzędzie do obsługi faktur i chcą połączyć je z KSeF oraz SAP, bez przebudowy całego procesu od podstaw.

Rockawork

Rock your work – poznaj platformę, która zmienia sposób pracy z dokumentami.

Przejdź do serwisu produktowego

Obejrzyj nagrania

Dowiedz się więcej z prezentacji prowadzonych przez naszych ekspertów

1/5

Poradniki

KSeF a faktury zakupowe Już blisko 100 naszych klientów wybrało rozwiązanie All for One KSeF, które pozwoli im spełnić obowiązek przesyłania faktury ustrukturyzowanej z…

Rockawork – digitalizacja 2.0 Możliwości sztucznej inteligencji są fascynujące. W All for One Poland pracujemy nad rozwiązaniami, które przekuwają drzemiący w tych narzędziach potencjał…

Faktury zakupowe teraz też w KSeF KSeF to nie tylko obowiązek przesyłania e-faktur za do systemu Ministerstwa Finansów. To także możliwość pobrania faktur zakupowych i automatyzacji…

Czas na e-porządek w fakturach Obieg i akceptacja faktur zakupowych to jeden z krytycznych procesów cash flow w każdej organizacji. Szczególnie firmy, które ewidencjonują dużą,…

KSeF a elektroniczny obieg faktur zakupowych Przesyłanie dokumentów, w tym faktur, w formie elektronicznej to już normalność w kontaktach między partnerami biznesowymi. Faktura ustrukturyzowana to więc…

Polecana oferta

All for One KSeF Integracja SAP i Krajowego Systemu e-Faktur

Rockawork Platforma digitalizacji procesów

All for One E-Invoicing E-faktury z SAP międzynarodowo

All for One Invoice Attachments Obsługa załączników do e-faktur KSeF

Dostosowanie SAP do ISO 20022 i identyfikatorów KSeF Nowe formaty płatności i dane w przelewach

SAP DRC SAP Document and Reporting Compliance

All for One JPK Jednolity Plik Kontrolny w SAP

All for One Split Payment Płatność podzielona w SAP

All for One Partner Checker Biała lista podatników w SAP

Faktury zakupowe z KSeF w SAP - FAQ

Nie. Obowiązkowy KSeF zapewnia ustrukturyzowany odbiór faktury i dostęp do dokumentu w systemie, ale nie zastępuje wewnętrznego procesu obsługi faktur zakupowych. Po pobraniu faktury nadal trzeba ustalić, kto odpowiada za koszt, czego dotyczy zakup, kto powinien zaakceptować dokument i jak przekazać dane do księgowania w SAP.

KSeF Purchase Invoices to rozszerzenie pakietu All for One KSeF do obsługi faktur zakupowych po ich pobraniu z KSeF. Rozwiązanie przygotowuje dane z faktury do dalszego przetwarzania w SAP i pomaga uporządkować kolejne kroki procesu: przypisanie właściciela kosztu, obieg akceptacji, powiązanie z załącznikami oraz zapis historii działań.

KSeF Purchase Invoices pomaga włączyć faktury zakupowe z KSeF w szerszy proces e-invoicingu, czyli elektronicznej obsługi dokumentów od dostawców. Rozwiązanie może działać jako element architektury obejmującej All for One KSeF, SAP, workflow, elektroniczny obieg dokumentów, archiwizację załączników oraz integrację z innymi systemami finansowo-księgowymi.

Rockawork to platforma do digitalizacji procesów i dokumentów w organizacji, w tym elektronicznego obiegu faktur zakupowych. W połączeniu z KSeF Purchase Invoices pozwala obsłużyć fakturę od pobrania z KSeF, przez identyfikację właściciela kosztu, opis merytoryczny, akceptację i załączniki, aż po przekazanie danych do SAP.

KSeF nie rozwiązuje w pełni problemu załączników, które często są potrzebne do akceptacji faktury, np. protokołów odbioru, dokumentów przewozowych czy potwierdzeń wykonania usługi. Do obsługi takich dokumentów można wykorzystać All for One Invoice Attachments, czyli rozwiązanie wspierające archiwizację i powiązanie załączników z właściwą e-fakturą.

Obsługa faktur zakupowych z KSeF jest rozszerzeniem pakietu podstawowego All for One KSeF i częścią szerszego ekosystemu zmian prawnych i procesowych w SAP. W zależności od potrzeb organizacji warto równolegle uwzględnić m.in. dostosowanie SAP do ISO 20022 i identyfikatorów płatności KSeF, raportowanie JPK, mechanizmy Split Payment oraz weryfikację kontrahentów na białej liście VAT.