SAP HR i SuccessFactors – dylematy
i rozwiązania

Łatwiej będzie nam zrozumieć ofertę SAP w obszarze HCM, gdy prześledzimy, jak się zmieniała w czasie. System SAP HR pojawił się w portfolio produktowym w 1986 r. 15 lat później został uzupełniony o aplikacje samoobsługowe (ESS/MSS), E-Learning i E-Recruiting. Do 2011 r. niewiele się zmieniło, poza pojawieniem się platformy technologicznej SAP NetWeaver i pakietów zintegrowanych SAP ERP czy SAP Business Suite 7. Dla HR nie były to rewolucje i można powiedzieć, że obecne instalacje
on-premise nie różnią się znacznie od tych sprzed kilkunastu lat.

Prawdziwa zmiana zaszła w 2011 r., gdy firma SAP zakupiła SuccessFactors, wtedy drugie pod względem wielkości rozwiązanie chmurowe po salesforce.com, z 6 tys. klientów i 32 mln użytkowników w 185 krajach. W 2012 r. producent ogłosił, że planuje migrować HR do chmury i w przyszłości wszystkie funkcjonalności, łącznie z płacami, będą oferowane w modelu subskrypcyjnym. Firmy nadal miały dwie opcje do wyboru – on-premise (SAP ERP HR) i SAP SuccessFactors.

SAP rozpoczął intensywną akcję zachęcania klientów (13 tys. organizacji) do migracji ekwiwalentów HR do chmury, przy czym „ekwiwalent” nie jest tutaj rozumiany dosłownie, ponieważ za SuccessFactors stoi inna filozofia i założenia.

Przede wszystkim jest to zupełnie inne doświadczenie użytkownika. Ci klienci, którzy pracowali ze „starym” SAP HR, w SAP GUI, docenią różnicę w interfejsie. Po raz pierwszy pojawiło się też tutaj w kontekście rozwiązań SAP hasło „doświadczenie pracownika” (employee experience). SuccessFactors spełnia nowy paradygmat określony akronimem ACE: Availability to everyone, Consumer grade technology, Employee needs first. ACE to hasło promowane przez Jacoba Morgana i jest wyznacznikiem najnowszej technologii HR.

Klienci mają opcję wspieranych technologicznie migracji. Nie jest to przeniesienie funkcjonalności 1:1, ale zmiana – przesunięcie w stronę standaryzacji i najlepszych praktyk. Moduły zarządzania talentami mają w SuccessFactors zupełnie nowe odsłony.

Ponieważ część klientów ma nadal rozbudowane środowiska SAP HR on-premise i z różnych powodów nie jest gotowa do całościowej migracji do chmury, SAP wspiera trzy podstawowe warianty architektoniczne:

• on-premise,
• model hybrydowy (talent hybrid), gdzie systemem rekordu pracownika (miejscem rejestracji danych podstawowych pracownika) jest SAP ERP HR, a w SuccessFactors obsługiwane są procesy zarządzania talentami,
• full cloud.

Niezależnie od wybranego wariantu, przekaz SAP jest jasny – docelowym modelem jest chmura.

Inną opcją architektoniczną popularną u klientów jest side-by-side. W uproszczeniu ten wariant polega na różnym podejściu w zależności od tego, czy jest to centrala, oddział, czy też spółka należąca do grupy kapitałowej.

Przykładowo w centrali jako wiodący wykorzystywany jest system SAP ERP HR, a zarządzanie talentami realizowane jest w SuccessFactors, z kolei w wybranych oddziałach – systemem master jest SF Employee Central. Płace mogą być rozliczane w systemie on-premise lub innej lokalnej aplikacji, w zależności od spółki. Drobnymi krokami korporacja może migrować do chmury.

W wariancie side-by-side SF Employee Central może być systemem konsolidującym i jednocześnie rozwiązaniem głównym dla wybranych oddziałów. Dla tych oddziałów, dla których systemem master jest SAP ERP HR, dane są replikowane do SF EC. Jest to wariant dość skomplikowany konfiguracyjnie ze względu na częsty brak ujednolicenia procesów i danych w grupie (m.in. różne listy wartości i procesy).

W wariancie core hybrid pracownik nie jest zatrudniany w SAP ERP HR, ale w SuccessFactors. W systemie on-premise są liczone płace (oraz ewentualnie realizowana ocena czasu pracy), ale żeby było to możliwe, większość danych jest automatycznie replikowana z SF do odpowiednich infotypów HR. Tylko specyficzne dla części płacowej dane (np. IT0413, IT0515…) są przechowywane w systemie płacowym.

Wiele projektów core hybrid, według założeń producenta, miało w dłuższej perspektywie doprowadzić do całkowitej migracji do chmury. Architektura core hybrid jest stanem tymczasowym, dającym klientom czas na przygotowanie migracji płac do SF EC Payroll.

Te warianty, które wykorzystują rozwiązanie SAP ERP HR starej generacji, wymagają w najbliższym czasie migracji do nowszych systemów. Dlaczego? Wsparcie dla SAP ERP HCM kończy się w 2027 r., z możliwością wydłużenia przy dodatkowych opłatach do roku 2030. Poza tym system ten nie jest już rozwijany, ale wyłącznie aktualizowany, jeśli wymagają tego regulacje prawne.

W 2022 r. do i tak złożonej układanki SAP dodał jeszcze dwa warianty – SAP HCM for S/4HANA PCE (Private Cloud Edition) oraz SAP HCM for S/4HANA on-premise (H4S4). Systemy te mają być pomostem dającym klientom dodatkowy czas na migrację do chmury. Upgrade do SAP HCM for S/4HANA jest migracją wspartą standardowymi narzędziami. Klienci, którzy zdecydują się na ten scenariusz, będą musieli dokonać konwersji licencji.

Systemy PCE oraz H4S4 różnią się oferowanym zakresem – w PCE nie są dostępne „stare” moduły miękkie (E-Recruiting, Learning Solution, Talent Management) i powinny one być zastąpione funkcjonalnościami SuccessFactors. W H4S4 nadal do dyspozycji klientów są wybrane moduły miękkie, ale nie będą one rozwijane.

Dobrą wiadomością jest to, że system SAP HCM for S/4HANA ma gwarantowane wsparcie do 2040 r.

Wprowadzenie na rynek SAP HCM for S/4HANA PCE ma umożliwić klientom maksymalne wykorzystanie poczynionych inwestycji w SAP HR, jednocześnie dając im szansę na czerpanie benefitów z chmury. Oczywiście, w tym przypadku również w dalszej perspektywie czeka ich migracja do SuccessFactors, ale teraz dostają dodatkowe kilkanaście lat na przygotowanie się do tego procesu.

Jeśli twierdząco odpowiesz na poniższe pytania, wariant PCE jest dla Ciebie:

• Czy jesteś usatysfakcjonowany działaniem obecnego systemu SAP HR on-premise, w szczególności rozwiązaniem dla listy płac i czasu pracy i nie jesteś jeszcze gotowy do migracji do SuccessFactors?
• Czy wśród rozwiązań SAP szukasz wariantu wspieranego dłużej niż do 2027/2030 r.?
• Czy dopuszczasz migrację do chmury i/lub chcesz zredukować koszty infrastruktury i serwerów?
• Czy szukasz jak najmniej czasochłonnej opcji migracji systemu SAP HR?
• Czy chcesz zmienić swój model kosztowy z CAPEX na OPEX?

Już przeszło 10 tys. klientów SAP korzysta z rozwiązań SuccessFactors, z czego 6,5 tys. używa SF Employee Central (źródło: SAP Value Management). Sam proces migracji jest relatywnie czasochłonnym projektem.

Planując przyszłość systemu HR w organizacji, decydenci powinni wziąć pod uwagę to, że zgodnie z kierunkiem rozwoju SAP innowacje będą pojawiać się tylko w rozwiązaniu SAP SuccessFactors. Dodatkową przewagą modelu cloud nad on-premise jest to, że nowe rozwiązania mogą być udostępnione użytkownikom bardzo szybko, bez potrzeby uruchamiania projektów upgrade