E-faktura w centrum finansów

KSeF był jednym z największych projektów compliance ostatnich lat. Wymagał zmian w systemach, procesach, integracjach, procedurach, a często także w codziennej organizacji pracy działów finansowo-księgowych. Do ostatnich tygodni przed startem firmy mierzyły się z niepewnością przepisów, zmianami technicznymi, testami, pytaniami użytkowników i koniecznością przygotowania scenariuszy awaryjnych.

Dziś można powiedzieć: pierwszy, najtrudniejszy etap już za nami. Od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy i od 1 kwietnia pozostałe podmioty obowiązkowo wystawiają faktury w KSeF. Systemy zostały uruchomione, procesy działają, a faktura ustrukturyzowana – wysyłana do i pobierana z KSeF – stała się codziennością.

Także dla nas był to intensywny czas. Z rozwiązania All for One KSeF do obsługi faktur ustrukturyzowanych w SAP korzysta ponad 120 klientów. W pierwszych dwóch miesiącach przez nasze rozwiązanie przeszło 4,5 mln faktur. Przy 87 mln faktur w skali kraju oznacza to, że w początkowym okresie obsłużyliśmy co dwudziestą fakturę w Polsce. Najważniejsze jednak nie są same liczby, ale stabilność procesu: faktury sprzedażowe są wysyłane, zakupowe pobierane, UPO odbierane, a systemy SAP zintegrowane z platformą ministerialną.

To nie znaczy, że temat KSeF można odłożyć na półkę. Przeciwnie – teraz zaczyna się kolejny etap. Mniej spektakularny niż samo wdrożenie obowiązku, ale z punktu widzenia efektywności finansów często znacznie ważniejszy. Skoro faktura elektroniczna już jest w systemie, pojawia się pytanie: co dalej? Jak wykorzystać ją nie tylko do spełnienia wymogów prawa, ale do realnego uporządkowania i zautomatyzowania pracy finansów?

KSeF to tylko jeden z elementów szerszej cyfryzacji raportowania i dokumentowania transakcji. Kolejnym dużym obowiązkiem dla działów finansowych jest JPK_CIT, czyli nowe raportowanie danych podatkowych i księgowych. W praktyce oznacza ono konieczność przygotowania systemów SAP do obsługi struktur JPK_KR_PD, obejmującej księgi rachunkowe, oraz JPK_ST_KR, dotyczącej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Oficjalny serwis podatkowy wskazuje JPK_KR_PD i JPK_ST_KR jako dwie z pięciu struktur JPK_PD.

W pierwszym roku raportowym termin został przesunięty do końca lipca 2026 r., co dało kilka dodatkowych miesięcy na dodatkowe przygotowania, zarówno po stronie administracji, jak i dostawców rozwiązań integrujących oraz oczywiście firm. W organizacjach trwa gorący okres przygotowań: analiza danych źródłowych, weryfikacja planu kont, przypisywanie znaczników, uzupełnianie brakujących informacji, sprawdzanie ewidencji środków trwałych, testowanie raportów i przygotowanie technicznej wysyłki plików.

To trudne zadanie, bo przepisy są niejednoznaczne, a ich praktyczne konsekwencje – bardzo szerokie. Wystarczy spojrzeć na liczbę pytań i odpowiedzi publikowanych przez Ministerstwo Finansów, by zobaczyć, jak wiele kwestii podatnicy zgłosili jako wymagające doprecyzowania. Problematyczne bywają m.in. znaczniki kont, zgodność kont syntetycznych i analitycznych, data operacji gospodarczej, kompletność danych o środkach trwałych czy techniczna wielkość plików JPK.

W All for One odpowiadamy na te wyzwania rozwiązaniem All for One JPK, w ramach którego wspieramy dostosowanie systemów SAP do nowych wymagań. Oferta obejmuje audyt gotowości systemu SAP, implementację koniecznych zmian oraz wdrożenie struktur JPK_KR_PD i JPK_ST_KR wraz z dostosowaniem ich do specyfiki ewidencyjnej klienta. Już 150 firm przygotowuje się do generowania tych nowych struktur z wykorzystaniem naszego narzędzia.

Projekty JPK CIT są czymś więcej niż przygotowaniem SAP do generowania kolejnego raportu. To audyt jakości danych księgowych i podatkowych w systemie. A zarazem kolejny dowód na to, że cyfryzacja finansów nie kończy się na spełnieniu wymogu prawnego.

Kiedy kurz po wdrożeniu KSeF i przygotowaniach do JPK_CIT zaczyna opadać, wiele firm dochodzi do tego samego wniosku: zgodność prawna została zapewniona, ale proces obsługi faktury zakupowej nadal wymaga pracy.

Faktura elektroniczna trafia do organizacji szybko, w ustrukturyzowanej postaci i w przewidywalnym kanale. To ogromna zmiana jakościowa. Do tej pory często informacja czekała na fakturę: zamówienie, odbiór, akceptacja, dokumenty potwierdzające wykonanie usługi. Dziś sytuacja się odwraca. Faktura pojawia się niemal natychmiast – i to ona czeka na informację: kto odpowiada za wydatek, z jakim zamówieniem jest związana, czy usługa została wykonana, gdzie są załączniki, kto powinien ją zaakceptować.

Integracja z KSeF nie daje odpowiedzi na te pytania. KSeF dostarcza fakturę, nadaje jej numer, zapewnia zgodność formalną i jednolity format. Ale nie wie, kto w organizacji zamówił usługę. Nie podpowie, czy faktura dotyczy konkretnego projektu. Nie wskaże, że do rozliczenia potrzebny jest protokół odbioru albo dokument przewozowy. Nie zastąpi ścieżki akceptacji kosztu. Nie przeprowadzi automatycznie dekretacji zgodnej z wewnętrznymi zasadami firmy.

Dlatego e-faktura powinna stać się centrum procesu finansowego, a nie tylko dokumentem pobranym z platformy ministerialnej.

W obszarze faktur zakupowych kluczowe jest zintegrowanie KSeF z dalszym procesem obsługi dokumentu. W rozwiązaniu All for One punktem wyjścia może być kokpit KSeF Purchase Invoices, który pozwala pobierać faktury zakupowe z KSeF do SAP i przekazywać je dalej – do modułów FI lub MM, do wewnętrznego workflow, do zewnętrznego systemu obiegu dokumentów albo do platformy Rockawork.

To ważne, bo firmy są na różnych etapach cyfryzacji. Część ma rozbudowany obieg faktur, część korzysta z workflow w SAP, część pracuje na rozwiązaniach zewnętrznych, a część nadal opiera proces na działaniach ręcznych. W praktyce nie istnieje jeden uniwersalny model obsługi faktury zakupowej. Można natomiast zbudować wspólną logikę: faktura z KSeF trafia do centralnego kokpitu, zostaje zidentyfikowana, powiązana z odpowiednim procesem, a następnie przekazana tam, gdzie użytkownicy rzeczywiście pracują.

Dla części organizacji optymalnym rozwiązaniem będzie elektroniczny obieg faktur zakupowych w Rockawork – nowoczesnej platformie low-code, dostępnej z poziomu przeglądarki, z możliwością integracji z OCR i systemem transakcyjnym, np. SAP. Dla innych właściwsze będzie klasyczne rozwiązanie w systemie SAP, oparte na procesie wokół transakcji MIRO. Jeszcze inne firmy będą chciały wykorzytać własne narzędzie workflow albo rozwiązanie innego dostawcy.

Najważniejsze, by e-faktura nie została w kokpicie jako kolejny dokument do ręcznego przepisania. Jej wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy uruchamia dalszy proces: akceptację, dekretację, kontrolę odbioru, księgowanie, archiwizację i raportowanie.

Jednym z najczęściej spotykanych problemów po stronie faktur zakupowych jest identyfikacja osoby odpowiedzialnej za wydatek. W wielu przypadkach wszystko przebiega prosto. Jeśli faktura zawiera numer zamówienia lub zapotrzebowania, system może ją powiązać z odpowiednim dokumentem. Jeśli dotyczy stałego dostawcy, ścieżka akceptacji jest zwykle znana. Jeśli podobna faktura pojawia się cyklicznie, można wykorzystać historię interakcji z dostawcą.

Ale pozostaje czwarta grupa: „cała reszta”. Faktury jednorazowe, wydatki poniesione w delegacji, opłaty parkingowe, drobne zakupy serwisowe, koszty imprez integracyjnych, nieplanowane usługi, zakupy ad hoc. To dokumenty, które pojawiają się w organizacji losowo i często nie mają prostego punktu zaczepienia.

W takim przypadku księgowość docieka: kto mógł ponieść koszt, jakiego działu dotyczy faktura, czy ktoś potwierdza zasadność wydatku. Poszukiwania odbywają się via to e-mail, Teams, telefon, a czasem jest to dosłowne „chodzenie po firmie”. Identyfikacja jednej takiej faktury to często kilka, kilkanaście minut. Przy większej skali robi się z tego znaczny koszt operacyjny.

Odpowiedzią może być proces zgłoszenia wydatku. Pracownik, który poniósł wydatek, nie musi znać kont księgowych ani zasad dekretacji. Wystarczy, że w prostym formularzu poda podstawowe informacje (kilka lub czasami tylko jedną): kwotę, datę, dostawcę, ewentualnie NIP i krótki opis. Taka informacja trafia do systemu i czeka na fakturę, albo odwrotnie: faktura z KSeF czeka na dopasowanie do zgłoszenia. Księgowość nie szuka już właściciela kosztu, tylko łączy dwa elementy procesu.

To drobna zmiana organizacyjna, ale jej skutki są duże: mniej e-maili, mniej niejasności, szybsza akceptacja, pełny ślad audytowy i lepsza kontrola kosztów po stronie menedżerów.

Drugim problemem, który KSeF uwidocznił bardzo szybko, są załączniki. W tradycyjnym modelu faktura zwykle trafiała do firmy e-mailem wraz z kompletem dokumentów: protokołem odbioru, listem przewozowym, potwierdzeniem wykonania usługi, zdjęciem z serwisu, specyfikacją albo innym plikiem niezbędnym do akceptacji. Obecnie faktura przychodzi z KSeF, a jej kontekst biznesowy dociera innym kanałem.

Owszem, KSeF 2.0 przewiduje możliwość przesyłania faktur z załącznikiem, ale jest to dodatkowa funkcjonalność, niedostępna domyślnie dla wszystkich podatników. W razie potrzeby przekazania załącznika stronie transakcji odbywa się to poza KSeF. W praktyce oznacza to, że wiele firm nadal musi obsłużyć załączniki osobnym procesem.

W All for One rozwijamy rozwiązania, które pozwalają łączyć załączniki z fakturami – zarówno po stronie Rockawork, jak i bezpośrednio w SAP. Dostawca może przesłać e-mail z załącznikami i numerem KSeF w tytule lub treści. System skanuje skrzynkę, rozpoznaje numer faktury, pobiera pliki, archiwizuje je i łączy z właściwym dokumentem. Jeśli dopasowanie jest jednoznaczne, proces może przebiec automatycznie. Jeśli nie, użytkownik dostaje sugestię i potwierdza połączenie ręcznie.

Efekt końcowy jest prosty: faktura, XML z KSeF, wizualizacja oraz wszystkie dokumenty towarzyszące znajdują się w jednym miejscu. To ważne nie tylko do akceptacji i księgowania, ale także do późniejszego audytu. Po kilku miesiącach lub latach firma może sprawdzić, kto zatwierdził wydatek, na jakiej podstawie, z jakimi załącznikami i w jakim przebiegu procesu.

KSeF wprowadził do organizacji nowy, bardzo ważny identyfikator: numer KSeF. To unikalny numer nadawany fakturze przez system po jej przyjęciu; numer jest zwracany w UPO i sam w sobie nie stanowi elementu pliku XML. Z perspektywy systemów finansowych staje się jednak kluczowym atrybutem dokumentu.

Dlatego warto, aby numer KSeF był dostępny tam, gdzie pracują użytkownicy: w nagłówku dokumentu księgowego, w listach dokumentów, w transakcjach SAP GUI, w aplikacjach Fiori, w raportach, w workflow, w archiwum i w procesie płatności. W All for One od dwóch lat rozwijamy własne pole KSeF ID w SAP, obsługujące zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe. Może ono być widoczne m.in. w dokumentach księgowych, listach należności i zobowiązań oraz w powiązaniu z kokpitem KSeF.

W praktyce często okazuje się, że dodanie pola KSeF ID otwiera drogę do kolejnych usprawnień. Skoro rozszerzamy dokument księgowy, można przy okazji dodać także datę operacji gospodarczej, której brakuje w standardowym SAP ECC, albo wydłużyć referencję dokumentu, jeśli standardowe pole jest niewystarczające. Takie zmiany nie są celem samym w sobie, ale odpowiedzią na potrzeby użytkowników finansów.

Polski KSeF jest jednym z elementów szerszego trendu. E-fakturowanie staje się standardem w coraz większej liczbie krajów, a firmy działające międzynarodowo muszą myśleć nie tylko o polskiej platformie ministerialnej, ale także o wymianie dokumentów w innych jurysdykcjach.

W tym kontekście istotną rolę odgrywa PEPPOL — międzynarodowa sieć wymiany dokumentów elektronicznych. All for One posiada oficjalną certyfikację PEPPOL i rozwija rozwiązania umożliwiające obsługę e-fakturowania także poza polskim KSeF. To szczególnie ważne dla grup kapitałowych, firm z wieloma spółkami i organizacji, które korzystają z kilku systemów finansowo-księgowych.

Nie zawsze cały biznes działa w jednym SAP. Czasem w grupie funkcjonują dodatkowo systemy non-SAP, a co za tym idzie – potrzeba łączenia wielu źródeł danych. Bywa, że konieczna jest integracja tych systemów satelitarnych KSeF w celu wysyłki oraz pobierania faktur, UPO, wizualizacji i transferu danych. Nasze rozwiązanie zapewnia taką opcję poprzez platformę All for One KSeF Hub, które komunikuje się bezpośrednio z bramką ministerialną i może przetwarzać dane także z innych systemów finansowo-księgowych przedsiębiorstwa.

Dla firm pracujących na SAP Cloud ERP (SAP S/4HANA) w wersji Public Edition naturalnym rozwiązaniem do e-fakturowania jest SAP Document and Reporting Compliance, czyli SAP DRC.

Praktyka pokazuje jednak, że samo pobranie faktury z KSeF do DRC nie zawsze oznacza pełną automatyzację procesu. Tu pojawia się luka: faktura jest dostępna w DRC, ale dalsze przeniesienie danych do systemu w celu zaksięgowania wymaga pracy użytkownika. Odpowiedzią All for One jest Invoice Buffer, komponent, który automatyzuje przeniesienie danych z DRC do dokumentu wstępnie wprowadzonego, wspiera obsługę danych z OCR dla faktur spoza KSeF i umożliwia prosty workflow między księgowością a pracownikiem merytorycznym.

To dobry przykład myślenia o e-fakturze nie jako o pojedynczej funkcji, ale jako o elemencie całego procesu. Standard systemu jest punktem wyjścia. Dopiero połączenie go z codzienną pracą użytkowników daje wartość biznesową.

Na horyzoncie jest już kolejne wyzwanie. Od połowy listopada 2026 r. firmy powinny być gotowe na obsługę nowych formatów płatności zgodnych ze standardem ISO 20022, a od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach za faktury z KSeF trzeba będzie przekazywać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator płatności.

Dla firm pracujących na SAP oznacza to konieczność dostosowania formatów plików bankowych, danych przekazywanych do banków oraz sposobu uwzględniania numerów KSeF lub zbiorczych identyfikatorów płatności w procesie płatniczym. To osobny temat i osobny projekt, ale warto zauważyć jego związek z e-fakturą: numer KSeF, który dziś jest atrybutem dokumentu, jutro stanie się elementem płatności i uzgadniania rozrachunków.

KSeF zmusił firmy do cyfryzacji faktury. JPK_CIT zmusza je do uporządkowania danych księgowych i podatkowych. ISO 20022 i identyfikatory płatności KSeF przesuną cyfryzację dalej – do obszaru płatności i bankowości.

Ale największa wartość nie leży w samym spełnieniu obowiązków. Wiąże się z tym, co firma zrobi z uporządkowanym, elektronicznym dokumentem.

E-faktura może być tylko plikiem pobranym z systemu ministerialnego. Może też stać się osią procesu finansowego: od wpływu dokumentu, przez identyfikację właściciela kosztu, połączenie z zamówieniem, obsługę załączników, akceptację, dekretację, księgowanie, archiwizację, raportowanie i płatność.

Ten drugi scenariusz wymaga więcej niż integracji technicznej. Wymaga spojrzenia na fakturę jak na nośnik informacji o całej transakcji. Wymaga powiązania SAP, workflow, KSeF, OCR, archiwum, raportów i płatności w jeden proces. Wymaga też elastyczności, bo każda organizacja ma własną strukturę, własne ścieżki akceptacji, własne wyjątki i własne sposoby pracy.

Dlatego po wdrożeniu KSeF właściwe pytanie nie brzmi, „czy jesteśmy zgodni z przepisami?”, ale: „jak najlepiej wykorzystać możliwości związane z fakturą elektroniczną?”.

Bo prawdziwa zmiana zaczyna się nie wtedy, gdy faktura trafia do systemu. Zaczyna się wtedy, gdy przestaje być dokumentem do obsłużenia, a staje się początkiem zautomatyzowanego, przejrzystego i kontrolowanego procesu finansowego.