All for One KSeF w branży automotive

Jak w Volkswagen Poznań postrzegali Państwo wejście regulacji KSeF – jako obowiązek prawny czy element szerszej zmiany?

Sylwia Bereś: Tak duża skala wymaga podejścia strategicznego, szczególnie w sytuacji, gdy jej otoczenie regulacyjne jest zmienne i nie w pełni przewidywalne. Obowiązkowy KSeF potraktowaliśmy jako element szerszej transformacji i było dla nas jasne, że integracja z Krajowym Systemem e-Faktur będzie projektem łączącym biznes i technologię.

Jako część międzynarodowego koncernu funkcjonujemy z wykorzystaniem globalnych standardów, więc musieliśmy je przełożyć na specyficzne wymagania prawne. Jeśli chodzi o dostosowanie SAP do polskiego prawa, mieliśmy już doświadczenia po wdrożeniu obsługi Jednolitego Pliku Kontrolnego w SAP w oparciu o rozwiązanie All for One JPK. Natomiast obowiązkowy KSeF oznaczał konieczność zmiany działania procesów – wymagającą współpracy wielu działów organizacji (IT, SAP, Podatków, Rachunkowości) i spojrzenia na dane oraz ich przepływ w znacznie szerszym kontekście.

Kiedy rozpoczęli Państwo prace koncepcyjne związane z integracją SAP i KSeF oraz jak wyglądały pierwsze kroki?

Krzysztof Pamuła: Fazę planowania rozpoczęliśmy niedługo po ogłoszeniu nowych obowiązków przez Ministerstwo Finansów. Zależało nam na tym, aby możliwie wcześnie zbudować koncepcję i zrozumieć skalę zmian. Już w marcu 2022 roku uruchomiliśmy projekt wdrożeniowy, który był prowadzony aż do startu produkcyjnego 1 lutego 2026 roku.

Pierwsze mapowania opieraliśmy jeszcze na schemie FA(1), co z dzisiejszej perspektywy pokazuje, jak wcześnie rozpoczęliśmy przygotowania. W kolejnych etapach rozwijaliśmy wspólnie rozwiązanie, na bieżąco dostosowując je do zmieniających się założeń prawnych, kolejnych schem i ich konsekwencji technicznych, a także przesuwanych terminów wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

Od początku zakładaliśmy, że tylko odpowiednio wczesny start projektu da nam przestrzeń na kompleksowe przygotowanie. To podejście sprawdziło się, pozwalając na spokojne i uporządkowane przejście do etapu produkcyjnego.

Jakie były największe wyzwania z perspektywy ciągłości operacyjnej?

SB: Największym wyzwaniem było znalezienie równowagi między kilkoma równoległymi perspektywami. Z jednej strony mieliśmy twarde wymagania regulacyjne i konieczność zapewnienia pełnej zgodności z KSeF, z drugiej – potrzebę sprawnego wdrożenia, a jednocześnie utrzymania ciągłości operacyjnej w organizacji o bardzo wysokiej wrażliwości na przestoje.

Projekt realizowany był w warunkach ograniczonej wiedzy eksperckiej. KSeF dopiero się kształtował, dlatego wymagał podejścia iteracyjnego i bieżącej korekty założeń. To tak, jakby budować samochód w czasie jazdy.

KP: Dzięki wczesnemu startowi projektu mogliśmy na bieżąco podążać za zmianami komunikowanymi przez Ministerstwo Finansów i przekładać je na założenia dotyczące przebudowy procesów finansowych oraz dostosowania krajobrazu IT. Każda decyzja była podejmowana z uwzględnieniem realiów naszej działalności, czyli produkcji i logistyki, gdzie nawet krótkotrwałe zakłócenia są po prostu niedopuszczalne.

Już kilkakrotnie pojawił się wątek przebudowy i nowego odwzorowania procesów finansowych w SAP zgodnie z KSeF. Na czym polegały te zmiany?

SB: Jako producent samochodów działamy w bardzo rozbudowanym otoczeniu biznesowym – współpracujemy z szeroką siecią dostawców, dystrybutorów i partnerów biznesowych. To bezpośrednio przekłada się na złożoność naszych procesów sprzedażowych. W ramach jednej spółki funkcjonuje aż 10 różnych typów sprzedaży, z których każdy ma swoją specyfikę i wymaga odrębnego podejścia do fakturowania.

Jeszcze większym wyzwaniem okazał się obszar samofakturowania, kluczowy i szeroko stosowany w koncernie Volkswagen. W naszym przypadku obejmuje on 6 różnych scenariuszy. To właśnie samofakturowanie, z licznymi wariantami danych i złożonym obiegiem dokumentów, wymagało największej dyscypliny projektowej, precyzyjnych interfejsów oraz długich testów.

Tak złożona struktura procesów finansowych wymaga oczywiście odpowiedniej architektury systemu. W jaki sposób Państwo do tego podeszli?

KP: Oznaczało to konieczność przebudowy i bardzo szczegółowego odwzorowania naszych procesów w systemie tak, aby z jednej strony spełniały wymagania KSeF, a z drugiej wiernie oddawały rzeczywiste modele biznesowe.

KP: W tym przypadku samofakturowania kluczowe było zintegrowanie danych z różnych obszarów systemu – zarówno finansowych, jak i magazynowych – i odpowiednie zaprojektowanie logiki ich przetwarzania, tak, aby możliwe było poprawne wystawienie faktury. Dodatkowo już po nadaniu numeru KSeF, konieczne było  powiązanie dokumentów z danymi konkretnych dostawców.

W efekcie projekt objął nie tylko mapowanie danych, ale również przebudowę logiki procesowej – w tym mechanizmów komunikacji i wysyłki, opartych m.in. na dedykowanych tabelach. To pokazuje skalę zmian: od pojedynczych pól przeszliśmy do całościowego uporządkowania przepływu danych w systemie.

Co oprócz samofakturowania wskazaliby Państwo jako specyficzne dla branży automotive?

SB: Położyliśmy szczególny nacisk na możliwości przetworzenia i powiązania z fakturą wielu dodatkowych informacji. Jednym z takich obszarów było przygotowanie do obsługi niestandardowego pola w KSeF „Nowy środek transportu”, gdzie dla każdego pojazdu zapisujemy m. in. numer VIN, datę dopuszczenia do użytku czy parametry eksploatacyjne.

Przy produkcji samochodów to oczywiście informacje naturalnie funkcjonujące w organizacji, natomiast wyzwaniem było ich odpowiednie odwzorowanie w systemie i powiązanie z procesem fakturowania.

KP: W branży automotive istotnym zagadnieniem jest standaryzacja, stąd ważne było zapewnienie zgodności nowego procesu fakturowania KSeF  z wymaganiami VDA (Verband der Automobilindustrie – Niemieckiego Stowarzyszenia Przemysłu Motoryzacyjnego). Przygotowanie wymagało szczegółowej analizy rekordów danych w plikach VDA oraz pól w schemie faktury ustrukturyzowanej, testów z dostawcami i odbiorcami w koncernie, zaangażowania dodatkowych zespołów IT z grupy. Finalnie dzięki odpowiednim konfiguracjom w All for One KSeF możemy precyzyjnie powiązać fakturę z ogromną ilością dodatkowych danych o pojeździe (np. o jego wyposażeniu czy podzespołach) bez obawy o podwójne fakturowanie.

Jakie były Państwa kluczowe priorytety przy realizacji dostosowania?

SB: Kluczowe było dla nas utrzymanie elastyczności i zdolności do szybkiego reagowania na zmieniające się wytyczne Ministerstwa Finansów, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad kierunkiem projektu. Duży nacisk położyliśmy na ścisłą współpracę wielu obszarów organizacji. Istotne było również budowanie wysokiego poziomu świadomości wewnątrz firmy, tak aby organizacja nie tylko uczestniczyła w zmianie, ale pozostawała jej faktycznym inicjatorem.

Takie podejście jest spójne z naszym sposobem działania – opartym na odpowiedzialności, współpracy i ciągłym doskonaleniu. Proces wspieraliśmy aktywnymi konsultacjami,  zarówno z doradcami, jak i partnerem wdrożeniowym, co pozwalało na bieżąco weryfikować kierunek działań i podejmować decyzje w oparciu o aktualną wiedzę oraz praktyczne doświadczenia.

Jak zarządzano zmianą w organizacji przy tak złożonym i długim projekcie?

KP: W centrum zarządzania zmianą były iteracyjność i intensywny, wieloetapowy proces testowania. Każdy z projektowanych procesów, zanim został wdrożony jako docelowy standard, przechodził szczegółową weryfikację, zarówno pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF, jak i dopasowania do potrzeb firmy.

Każda iteracja testów prowadziła do kolejnych wniosków weryfikacji przyjętych założeń. Dzięki temu rozwiązanie dojrzewało stopniowo, a nie jednorazowo, co znacząco ograniczało ryzyko na etapie uruchomienia produkcyjnego All for One KSeF.

Dodatkowym wyzwaniem było równoległe zarządzanie harmonogramem projektu w środowisku wielu innych inicjatyw biznesowych i IT. Wymagało to ciągłego dostosowywania planów i priorytetów, tak aby zachować spójność działań i nie zakłócić bieżącej działalności operacyjnej.

Sam Go-Live również miał element testowania: w pierwszym okresie wysyłaliśmy faktury przez KSeF manualnie, aby mieć kontrolę i możliwość natychmiastowej interwencji. Gdy upewniliśmy się co do stabilności procesu, uruchomiliśmy zadania wykonywane automatycznie w tle.