org.manager: wizualizacja struktury i danych SAP HR

W codziennej pracy w drzewie struktury organizacyjnej (PPOME) zwracamy uwagę przede wszystkim na aspekt obsadzenia stanowisk. Widzimy kierownika, jednostki nadrzędne i podrzędne. Często brakuje nam informacji o faktycznej rejonizacji osób, a stanowiska mogłyby prezentować kandydatów na zastępstwo.

Niezmiennie stajemy przed dylematem, jak upublicznić w intranecie aktualną strukturę organizacyjną, jak uzależnić prezentowaną treść od posiadanych przez poszczególnych pracowników uprawnień. Zastanawiamy się, w jaki sposób przemodelować jej kształt, tak aby uzyskać pożądany efekt zmian.

Standardowa funkcjonalność systemu SAP HR, a przede wszystkim narzędzie do zarządzania strukturą organizacyjną (Organizational Management, OM), ma pewne ograniczenia w prezentacji danych kadrowych w perspektywie struktury organizacyjnej. Odpowiedzą na te ograniczenia jest org.manager – certyfikowany przez SAP AG produkt niemieckiej firmy Ingentis.

Rozwiązanie org.manager służy do wizualizacji szeroko rozumianych danych kadrowych w oparciu o strukturę organizacyjną z SAP OM. Udostępnia dane o strukturze organizacyjnej i poszczególnych pracownikach (w tym ich dane kontaktowe, role, zdjęcia, lokalizacje) w przystępnej i atrakcyjnej formie – na przykład na firmowym portalu intranetowym. Informacje – schematy, plany lokalizacji, wykresy i raporty – mogą być także dostępne poprzez SAP NetWeaver Portal.

Nieograniczone możliwości wizualizacji

Możliwości graficznej wizualizacji danych w perspektywie struktury organizacyjnej są praktycznie nieograniczone, np.:

• schemat struktury organizacyjnej wraz ze zdjęciami pracowników,
• raportowanie typu headcount,
• struktura z punktu widzenia controllingu HR (np. schemat w rozbiciu na koszty osobowe),
• kontrola wykorzystania urlopów,
• struktura organizacyjna z perspektywy miejsc powstawania kosztów,
• struktura organizacyjna wraz z linkami np. do stron intranetowych, internetowych lub do plików,
• plan pięter w budynku z rozmieszczeniem osób w poszczególnych pomieszczeniach,
• poszukiwanie i wizualizacja kompetencji w firmie.

Liczne funkcje org.convertera oraz czytelny sposób prezentacji danych mogą znaleźć wiele zastosowań, pomocnych w weryfikacji istotnych informacji HR i analizie tych danych w różnych przekrojach struktury organizacyjnej. Przykładowe funkcje rozwiązania to:

• zaznaczanie w wyświetlanej strukturze różnymi kolorami wybranych działów, stanowisk czy osób,  ustalanie reguł takiego wyróżniania (np. pracownicy przeszkoleni z udzielania pierwszej pomocy, pracownicy zatrudnieni na czas określony, stanowiska narażone na kontakt z substancjami niebezpiecznymi itp.),
• prezentowanie danych w postaci wykresów (np. limity urlopów, nadgodziny itp.),
• tymczasowe dodawanie obiektów struktury organizacyjnej na poziomie org.convertera w celu wyświetlania danych symulowanych wspólnie z danymi rzeczywistymi,
• kontrola wakatów (np. jeżeli w dziale są więcej niż trzy wolne stanowiska, jednostka organizacyjna jest podświetlona na czerwono),
• informacja o strukturze zastępstw w wypadku nieobecności pracowników na kierowniczych stanowiskach,
• przedstawienie wyposażenia stanowisk za pomocą ikonek,
• znajomość języków obcych (uwidoczniona w strukturze za pomocą flag) lub inne kompetencje pracowników,
• obliczenia typu: średnia liczba dni nieobecności, średnia wieku w dziale, itp.

A może by tak….

…przenieść dział personalny bezpośrednio do pionu prezesa? A może wydzielić nowy zespół do obsługi kluczowych klientów? Jak to wpłynie na rozkład kosztów osobowych w działach? Czy konieczne będzie doposażenia stanowisk?

Org.manager prezentuje dane rzeczywiste pochodzące z SAP lub plików dodatkowych. Z kolei org.simulator pozwala na symulację zmian w strukturze organizacyjnej. Dokonuje się tego bardzo prosto, korzystając z metody drag & drop, bez manipulowania przy danych produktywnych.

Możliwe są przemieszczanie, usuwanie, dodawanie nowych jednostek organizacyjnych, stanowisk i pracowników. W wygodny sposób użytkownik dokonuje porównań pomiędzy wersją oryginalną z danymi rzeczywistymi a wersją próbną stworzoną w symulatorze.

Dzięki temu można łatwo sprawdzić, jak zmiany organizacyjne wpłyną na rozkład kompetencji, czy osiągniemy spodziewane oszczędności w koszach osobowych działu, itp. W zależności od śledzonych parametrów możemy też przewidzieć, jak rekrutacja nowych pracowników wpłynie na średnie doświadczenie pracowników. Symulowane roszady kadrowe pomogą też odpowiedzieć na pytanie, jakie konsekwencje będzie miało przeniesienie doświadczonego pracownika do innego działu.

Symulacja zmian w strukturze organizacyjnej może mieć wiele zastosowań – od układania grafiku urlopów (gdy np. należy pamiętać o tym, by w firmie były obecne co najmniej dwie osoby mogące występować w imieniu zarządu), aż po strategiczne działania długofalowe (np. uwzględnianie struktury wieku pracowników w dziale przy awansach, odmładzanie zespołu, by zapewnić ciągłość kompetencji itp.). Podobnie jak oryginalną strukturę organizacyjną, także symulację nowej można analizować w różnych  przekrojach.

Konwertuj, zarządzaj, planuj

Aby rozpocząć korzystanie z rozwiązania, należy wgrać do systemu SAP komplet gotowych transportów zawierających aplikację firmy Ingentis. Dzięki temu, po wykonaniu niezbędnych prac konfiguracyjnych, będzie można eksportować z SAP dane dotyczące struktury organizacyjnej. Następnie na komputerach osobistych pracowników, którzy mają wgląd w strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, instaluje się aplikację org.manager. Proces instalacji jest prosty i szybki. Po jego zakończeniu w menu Programów pojawia się grupa org.manager, w skład której wchodzą trzy podstawowe aplikacje:

• org.converter (konwerter) – używany do konfiguracji, dostosowywania wyglądu prezentowanych danych oraz pobierania danych m.in. z SAP i tworzenia pliku wejściowego do org.managera;
• org.manager – umożliwia wizualizację danych pobranych m.in. z SAP w różnych płaszczyznach (dane kontaktowe, lokalizacje, dane o kompetencjach, nieobecnościach, limitach urlopowych, wynagrodzeniu, itd.);
• org.simulator – daje możliwość symulacji zmian w strukturze organizacyjnej, sprawdzenia, jak wprowadzone zmiany wpłyną np. na koszty osobowe. Pozwala na planowanie i porównywanie zmian w kontekście przekształconej struktury organizacyjnej.

Dane nie tylko z SAP

O tym, skąd pobierać dane opisujące strukturę w systemie SAP HR, decyduje się w org.converterze. Warto podkreślić, że rozwiązanie umożliwia także pobieranie danych z plików zewnętrznych. W praktyce oznacza to, że wszelkie dane dotyczące jednostek organizacyjnych, stanowisk, pracowników i innych obiektów struktury, które nie są rejestrowane w systemie SAP, a powinny być prezentowane w org.managerze, mogą być „dogrywane” (z formatówxls, csv lub txt) i wyświetlane podobnie jak dane z SAP.

Ponadto org.manager ma możliwość prezentowania obiektów struktury jak np. kwalifikacje (Q), zadania (T), funkcje (C).

W wypadku systemu SAP HR możemy pobierać dane na trzy sposoby. Pierwszy to transfer danych za pomocą trzech pośredniczących plików tekstowych, zawierających listę obiektów, ich opis oraz listę wzajemnych powiązań.

Pliki te mogą być utworzone jednokrotnie i każde kolejne uruchomienie org.convertera będzie bazować na tej samej wersji danych z SAP HR. Aby uaktualnić dane, należy ponownie dokonać eksportu z SAP. Możliwy jest też dostęp online. Dzięki temu każde kolejne uruchomienie org.convertera opiera się na aktualnej strukturze w systemie SAP HR. W zależności od konfiguracji SAP, dane można także pobierać, korzystając z interfejsu HR-OCI.

Prezentacja struktury organizacyjnej

Po zakończeniu prac w org.converterze pozostaje przekonwertować przygotowane dane do postaci graficznej (np. wykresu, schematu). Jest kilka sposobów publikowania danych, za co odpowiadają tzw. profile wyjściowe definiowane w org.converterze. Najczęściej wybieranym profilem wyjściowym jest program org.manager na komputerze PC. Po konwersji powstaje plik bazy danych db, z którego korzysta ten program.

Wizualizację struktury organizacyjnej można umieścić na serwerze WWW i udostępnić w firmowym intranecie. Do wyboru są dwie opcje publikacji danych. Możemy udostępnić statyczną treść wszystkim użytkownikom. W tym celu jako profil wyjściowy należy wybrać HTML.

Dane mogą być też dostępne dynamicznie – w zależności od uprawnień logującego się użytkownika. W tym wypadku należy wybrać profil server mode. Taka dystrybucja wymaga wcześniejszego stworzenia reguł dostępu w org.converterze i aktywowania uwierzytelniania w oparciu o użytkowników domenowych.

Symulacja zmian w strukturze organizacyjnej może mieć wiele zastosowań – od układania grafiku urlopów (gdy np. należy pamiętać o tym, by w firmie były obecne co najmniej dwie osoby mogące występować w imieniu zarządu), aż po strategiczne działania długofalowe (np. uwzględnianie struktury wieku pracowników w dziale przy awansach, odmładzanie zespołu, by zapewnić ciągłość kompetencji itp.). Podobnie jak oryginalną strukturę organizacyjną, także symulację nowej można analizować w różnych  przekrojach.

Lepsza komunikacja i zarządzanie

org.manager to dopełnienie firmowego systemu SAP HR. Rozwiązanie prezentuje czytelny obraz całości struktury organizacyjnej firmy, pokazując w nowym świetle informacje obecne w systemie. Atrakcyjne wizualnie schematy mogą być wykorzystane w komunikacji z pracownikami (np. poprzez firmowy intranet), służąc lepszej identyfikacji z pracodawcą. Menedżerowie zyskują narzędzia do kontroli i optymalizacji procesów HR.