All for One E-Time

Od planowania, przez rejestrację, po ocenę i rozliczanie czasu pracy – All for One E-Time obejmuje cały proces w jednej aplikacji.

Dzięki E-Time kierownicy uzyskują wszechstronne, komfortowe narzędzie do planowania, ewidencji i rozliczania czasu pracy pracowników. Automatyczne tworzenie grafików pozwala skrócić przygotowanie planu pracy zespołu nawet do kilku minut. Z kolei automatyzacja oceny czasu pracy znacząco przyspiesza procesy kadrowo-płacowe i zmniejsza liczbę błędów przy rozliczaniu czasu pracy i nadgodzin.

E-Time integruje się z dowolnym systemem kadrowo-płacowym, w tym z SAP HR/HCM, SuccessFactors, Teta HR, Oracle HRMS i in. Może również współpracować z dowolnymi systemami rejestracji czasu pracy (RCP). Rozwiązanie można łatwo dostosować do specyfiki danego przedsiębiorstwa, i rozbudować o dodatkowe funkcje.

Kierownicy mają dostęp do czytelnej tabeli z listą podległych im pracowników i mogą na bieżąco aktualizować plan ich pracy. W oparciu o dane z systemu HR (np. SAP HR, SuccessFactors), aplikacja blokuje wprowadzenie nieprawidłowych danych (np. czas pracy przekraczający wymiar etatu dla danego pracownika; przerwa pomiędzy zmianami krótsza od wymaganej przez prawo; dyżur przypadający w dzień zaplanowanego już urlopu).

Dane z E-Time stanowią podstawę ewidencji i rozliczania czasu pracy – zarówno te wprowadzone przez kierownika (grafik i jego zmiany), jak i dane z systemu RCP.

Wszędzie tam, gdzie trzeba zarządzać czasem pracy dużej grupy pracowników (np. zakłady produkcyjne, sieci detaliczne, call center, shared service centers), układanie grafików to comiesięczne wyzwanie.
Plan pracy ulega ciągłym zmianom, również w kontekście zlecanych nadgodzin czy przypisanych dyżurów. Osoby odpowiedzialne za tworzenie grafików czasu pracy (np. kierownicy działów, kierownicy zmiany) muszą uwzględnić szereg wymogów Kodeksu pracy, wewnętrzne regulacje oraz inne dane, np. zaplanowane urlopy i dostępność pracowników.

E-Time automatycznie generuje optymalny grafik – zgodny z Kodeksem pracy, dopasowany do zapotrzebowania i ograniczający liczbę nadgodzin. Kierownik może go w każdej chwili skorygować ręcznie.

Zaplanowany grafik to dopiero początek. E-Time domyka cały proces zarządzania czasem pracy – od planowania, przez rejestrację, po ocenę i rozliczenie przepracowanych godzin.

Obecności pracowników mogą być potwierdzane w aplikacji przez kierownika, także na urządzeniu mobilnym. Mogą też być pobierane automatycznie z systemu rejestracji czasu pracy (RCP). E-Time porównuje faktyczny czas pracy z grafikiem, na bieżąco wychwytuje odchylenia i automatycznie przelicza czas pracy po każdej zmianie planu.

Rozliczanie nadgodzin staje się przejrzyste. Kierownik widzi obecność podwładnych poza zaplanowanym czasem pracy i decyduje, czy zaliczyć ją jako nadgodziny. E-Time pozwala także bilansować nadgodziny i ewidencjonować godziny do odbioru.

Efekt to kompletna ewidencja czasu pracy i gotowy zestaw danych do naliczenia wynagrodzeń w systemie kadrowo-płacowym, bez ręcznego przepisywania i bez opóźnień. Raporty czasu pracy, z eksportem do Excela i PDF, ułatwiają analizę i kontrolę kosztów pracy.

Korzyści z automatycznej oceny czasu pracy w E-Time:

• prawidłowe rozliczanie przepracowanych godzin, nadgodzin, pracy nocnej i zmianowej,
• automatyczne uwzględnianie nieobecności, spóźnień i wyjść prywatnych,
• szybsze wykrywanie nieprawidłowości, np. braków rejestracji w RCP, przekroczeń norm czasu pracy czy nieuzasadnionych nadgodzin,
• lepsza zgodność z przepisami prawa pracy i regulaminami wewnętrznymi, także na etapie rozliczenia,
• szybsze przygotowanie danych do naliczenia płac i mniej błędów niż przy ręcznym liczeniu czasu pracy,
• przejrzyste salda i odchylenia, które łatwo sprawdzić, co ogranicza spory o rozliczenie czasu pracy,
• raportowanie i analiza obciążenia pracą.