W połowie 2018 r. Grupa Sokołów sfinalizowała przejęcie Grupy Mięsnej Gzella, w skład której wchodził zakład produkcyjny w miejscowości Osie w Borach Tucholskich oraz sieć ponad 200 delikatesów mięsnych zlokalizowanych głównie w północnej części Polski. To kolejny krok realizacji strategii firmy, zakładającej zapewnienie optymalnych warunków dla stabilnego wzrostu wszystkich zakładów i spółek, dalsze umacnianie pozycji rynkowej, doskonalenie profilu działalności i jakości produkcji oraz bycie partnerem dla klientów i konsumentów.

Wzmocnienie Grupy Sokołów o tak dużą sieć sprzedaży detalicznej pozwala skutecznie docierać do klientów  na terenie całego kraju.

Równocześnie dla Grupy Sokołów ta akwizycja oznaczała między innymi, że z dnia na dzień firmie przybyło ponad 1300 nowych pracowników. Dlatego jedną z ważniejszych decyzji biznesowych podjętych wkrótce po połączeniu spółek było zainicjowanie projektu rolloutu systemu SAP HR Grupy Sokołów i objęcie nim pracowników Gzelli.

Partnerem wdrożeniowym w tym projekcie zostało SNP Poland (aktualnie All for One Poland. Współpraca obu firm w zakresie systemu kadrowo-płacowego sięga lat 2012-2015, kiedy to SNP przeprowadziło wdrożenie systemu SAP HR w Sokołowie, z późniejszymi rolloutami na oddziały. Firma realizuje w SAP HR procesy administracji kadrami, rozliczania listy płac, zarządzania czasem pracy oraz oceny czasu pracy. Sokołów korzysta także z usługi serwisu aplikacyjnego SAP (w tym SAP HR) w SNP Poland.

Rollout SAP HR

Projekt rolloutu systemu SAP HR dla Gzelli rozpoczął się w kwietniu 2019 r. Już na etapie koncepcji został on podzielony na dwa odrębne etapy. Pierwszy obejmował spółkę produkcyjną Gzella i został zakończony w ostatnim kwartale 2019 r. – równolegle z przekształceniem spółki na oddział Sokołowa. Drugi etap rolloutu był związany z przeniesieniem systemu do spółki zależnej Gzella NET i zakończył się w październiku 2020.

Jednym z ważniejszych założeń projektu była unifikacja obsługi procesów HR w obu spółkach i wykorzystanie procesów biznesowych zaimplementowanych w systemie SAP HR Grupy Sokołów.

Efektem tego projektu jest spójny system kadrowo-płacowy, w którym odbywa się administracja kadrami i naliczanie płac dla wszystkich pracowników obu połączonych firm.

Sylwia Miszczuk, Dyrektor Spółki ds. HR, Sokołów SA

SAP HR – solidna podstawa

Łączenie się dwóch podmiotów posiadających zupełnie odmienne kultury organizacyjne zawsze stanowi wyzwanie – zarówno na polu biznesowym, organizacyjnym, formalnym, jak i psychologicznym. To proces, który wymaga czasu, doświadczenia, dogłębnej analizy, dojrzałości organizacji oraz właściwego zarządzenia zmianą. Poza ogromem pracy organizacyjnej i strategicznej wymagającej dodatkowego wysiłku i zaangażowania po obu stronach, trzeba liczyć się z jeszcze jednym czynnikiem – bardzo znaczącym dla przyszłych procesów – zaufaniem pracowników, co w sytuacji niepewności
i obaw po przejęciu nie jest łatwym zadaniem.

Zaczęliśmy więc od zbudowania solidnej podstawy. Decyzja o wdrożeniu SAP HR do obecnego Oddziału w Osiu oraz spółki zależnej Gzella Net pozwoliła na ujednolicenie podstawowych procesów kadrowo-płacowych, dając dodatkowo zwiększone korzyści raportowe i analityczne dla tych podmiotów oraz narzędzia do podejmowania właściwych decyzji biznesowych w obszarze kadrowym na poziomie całej Grupy. System SAP HR Sokołowa zawiera wiele customizacji, które bardzo upraszczają pracę zespołom kadrowo-płacowym, co jednocześnie pozwoliło nam zagwarantować pracownikom, że zmiana systemu będzie miała wymierne pozytywne efekty.

Wspólna praca przy projekcie pozwoliła na szybszą integrację zespołów, a dzięki eksperckiej wiedzy pracowników Sokołowa w zakresie SAP HR oraz współpracy z konsultantami SNP (aktualnie All for One Poland) mogliśmy zapewnić wsparcie na każdym etapie projektu – poczynając od koncepcji, poprzez testy, szkolenia, migrację aż do startu produktywnego.

Równolegle do rolloutu SAP HR w Gzella Net prowadziliśmy projekt e-Time, który pozwolił nam docelowo na przejście na „wyższy poziom” w zakresie planowania i zarządzania czasem pracy pracowników w jednostkach rozproszonych oraz ujednolicenie narzędzia dla sklepów Sokołowa i Gzelli. Aplikacja daje również większą możliwość kontroli prawidłowości procesu, zapewniając zgodność z obowiązującym prawem. Rozszerzenie funkcjonalności o wnioski urlopowe, paski wynagrodzeń i PIT to zdecydowane ułatwienie nie tylko dla pracowników sklepów, ale również dla działów kadrowych, pozwalające zaoszczędzić tak cenny w obecnej rzeczywistości biznesowej czas.  Równoległy udany start dwóch projektów nie byłby możliwy, gdyby nie ogromna wiedza, odpowiedzialność i zaangażowanie zespołów, które przy tym pracowały, i to właśnie im należy się największe uznanie.

Sylwia Miszczuk, Dyrektor Spółki ds. HR, Sokołów SA

All for One E-Time dla 300 sklepów 

Równolegle z rolloutem SAP HR toczył się inny projekt – wdrożenie aplikacji All for One E-Time do zarządzania czasem pracy. Wdrożeniem zostali objęci pracownicy sieci sklepów Grupy Sokołów – łącznie ok. 1300 pracowników blisko 300 sklepów działających zarówno pod szyldem Sokołów, jak i Gzella.

E-Time to aplikacja internetowa, która pozwala kierownikom sklepów planować czas pracy pracowników, uwzględniając ich dostępność i zapotrzebowanie na pracę, pilnując przy tym regulacji prawnych i regulaminów wewnętrznych.

W prostej w obsłudze aplikacji kierownicy tworzą grafiki czasu pracy. Proces jest w pełni zautomatyzowany i trwa zaledwie kilka minut. Walidacja zgodności planowanego czasu pracy z kodeksem pracy obejmuje następujące kontrole:

  • niezachowana 11-godzinna przerwa w planowanym dniu w stosunku do zakończenia pracy w dniu poprzednim,
  • niezachowana przerwa 35-godzinna (w tygodniu rozliczeniowym),
  • planowanie pracy w cztery kolejne niedziele (z wyjątkiem weekendowego systemu czasu pracy),
  • sprawdzenia poprawności planu dla pracowników niepełnosprawnych – niedozwolona praca w pełnym wymiarze, w nadgodzinach oraz w godzinach nocnych (kontrola może zostać zdezaktywowana, jeśli pracownik uzyskał zgodę lekarską na pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, w nadgodzinach lub w godzinach nocnych),
  • kontrola liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym,
  • brak możliwości zaplanowania większej liczby godzin w okresie rozliczeniowym, niż wynika z normy dla okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem daty zatrudnienia lub zwolnienia pracownika oraz przy zmianie wymiaru etatu),
  • planowana liczba godzin pracy nie może przekraczać 12 godzin w systemie równoważnym oraz 8 godzin w systemie podstawowym,
  • planowanie w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub ponownego zatrudnienia pracownika nie większej liczby godzin pracy, niż wynika to z jego normy.

Pracownicy sklepów, oprócz bieżącego wglądu w swoje grafiki, wykorzystują także aplikację E-Time do składania wniosków urlopowych, akceptowanych poprzez workflow przez ich przełożonych. Aplikacja pilnuje limitów urlopowych i daje pracownikowi bieżący wgląd w „stan posiadania” (ile dni urlopu wypoczynkowego i opieki na dziecko pozostało do wykorzystania). Wgląd w limity urlopowe pracownika ma także kierownik sklepu.

Z rozwiązania korzystają również koordynatorzy regionalni, którzy nadzorują kilkanaście sklepów na danym terenie. E-Time ułatwia im czasowe oddelegowania pracowników pomiędzy podległymi im placówkami i rozliczanie czasu pracy pracowników delegowanych.

All for One E-Time jest zintegrowany z systemem SAP HR. Dane z aplikacji są wykorzystywane w przeliczaniu oceny czasu pracy i dalej w generowaniu listy płac.

W Grupie Sokołów zdecydowano się rozszerzyć zastosowanie aplikacji i wykorzystać ją do dystrybucji pasków płacowych i formularzy PIT do pracowników sklepów. Pracownicy znajdują te dokumenty (jako zaszyfrowane pliki PDF) w odpowiednich zakładkach narzędzia.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia aplikacji All for One E-Time w sieci sklepów Grupy Sokołów to:

  • automatyzacja procesu planowania czasu pracy na podstawie wymagań zdefiniowanych przez planistę /kierownika,
  • sprawniejsza kontrola pracy zespołu przez kierowników przy mniejszym nakładzie pracy,
  • zapewnienie zgodności procesów zarządzania czasem pracy z przepisami prawnymi, m.in. uregulowaniami kodeksu pracy,
  • kompleksowe raportowanie związane z czasem pracy.
  • pełna integracja z systemem SAP HR oraz mobilność aplikacji (możliwy dostęp przez smartfona).

Udana fuzja HR

U podłoża udanych połączeń biznesowych leży wiele czynników. Unifikacja systemów informatycznych i spójna strategia zarządzania nimi jest jednym z ważniejszych. Integracja i automatyzacja procesów biznesowych, dostęp do wiarygodnych danych zarządczych, szybka analityka na poziomie całej grupy – bez tego trudno wyobrazić sobie zarządzanie powiększoną firmą.

Jednolity system kadrowo-płacowy połączonych firm Gzella i Sokołów, dodatkowo zwiększający podmiotowość i możliwości samoobsługowe pracowników, nie tylko dokłada swoją cegiełkę do ogólnej pozytywnej oceny fuzji dwóch liderów rynku mięsnego w Polsce. Budowanie pozytywnego employee experience – którego jednym z elementów jest wdrożenie platformy E-Time, umacnia pozycję firmy jako pożądanego pracodawcy o zasięgu ogólnokrajowym.

Współpraca Anna Adamska, Konsultant All for One Poland

Grupa Sokołów jest jednym z największych producentów mięsa w Centralno-Wschodniej Europie  i jednym z liderów branży w Polsce. Od lat wyznacza standardy i jest prekursorem zmian w sektorze mięsnym. Firma zatrudnia ponad 8000 pracowników. Główna siedziba spółki mieści się w Sokołowie Podlaskim. W skład Grupy wchodzi 8 nowoczesnych zakładów produkcyjnych zlokalizowanych w: Sokołowie Podlaskim, Kole, Robakowie, Dębicy, Czyżewie, Jarosławiu, Tarnowie i Osiu oraz 4 spółki zależne: Sokołów Logistyka, Sokołów Service, Agro Sokołów i Gzella Net. Obecnym udziałowcem Grupy Sokołów jest międzynarodowa Grupa Danish Crown, największy eksporter mięsa czerwonego w Europie. Marka SOKOŁÓW jest najbardziej rozpoznawalną marką w branży oraz jedną z najcenniejszych polskich marek, docenianą przez konsumentów szczególnie za smak i wysoką jakość, co potwierdzają liczne nagrody i wyróżnienia – Ulubiona Marka Polaków, złote medale MTP Polagra Food oraz prestiżowy tytuł Solidnego Pracodawcy.