Usługi logistyczne Grupy Raben w Polsce to kompleksowość obsługi klienta, nowoczesny tabor i powierzchnie magazynowe oraz sieć oddziałów rozmieszczonych na terenie całego kraju. Wysoki stopień automatyzacji obsługi oraz liczne systemy informatyczne wspierające procesy logistyczne nie są jednak w stanie zastąpić człowieka, dlatego Raben Polska to ponad 5000 zatrudnionych pracowników oraz kilkuset współpracowników oddelegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

Do zarządzania czasem pracy tak licznej załogi, której znaczna część pracuje w systemie pracy zmianowej, firma potrzebowała narzędzia informatycznego. Podstawowe wymagania Raben Logistics Polska obejmowały:

  • planowanie czasu pracy w systemie zmianowym, w tym planowane brygadami,
  • możliwość integracji rozwiązania z dowolnym systemem HR (w czasie tworzenia koncepcji firma korzystała z popularnego w tym obszarze rozwiązania, jednak planowane było wdrożenie SAP SuccessFactors),
  • integracja z czytnikami rejestracji czasu pracy,
  • możliwość uwzględniania preferencji pracowników w tworzeniu grafików,
  • mobilny dostęp przez przeglądarkę internetową.

W 2020 r. Raben Logistics Polska zdecydował się na wdrożenie rozwiązania All for One E-Time. Jest to aplikacja, która pozwala kierownikom planować czas podległych im pracowników, uwzględniając ich dostępność i preferencje, w zgodzie z regulacjami prawnymi i firmowymi.

Z aplikacji korzystają pracownicy biurowi oraz magazynowi. Początkowo rozwiązanie wdrożono w centrali firmy i magazynie w podpoznańskim Robakowie, w kolejnych etapach dołączano pracowników kolejnych oddziałów, by w 2021 r. objąć nim wszystkie magazyny na terenie kraju.

Grafiki

Głównymi użytkownikami All for One E-Time są kierownicy jednostek magazynowych. Do ich zadań należy tworzenie grafików czasu pracy dla podległych im pracowników.

W aplikacji użytkownik może skorzystać z uzupełniających się metod planowania – za pomocą brygad lub poprzez wskazanie zmian z określonymi przez kierownika warunkami.

System sam dokonuje walidacji zgodności zaplanowanego czasu pracy z kodeksem. Wykonywane są następujące kontrole:

  • niezachowana 11-godzinna przerwa w planowanym dniu w stosunku do zakończenia pracy w dniu poprzednim,
  • niezachowana przerwa 35-godzinna (w tygodniu rozliczeniowym),
  • planowanie pracy w cztery kolejne niedziele (z wyjątkiem weekendowego systemu czasu pracy),
  • sprawdzenia poprawności planu dla pracowników niepełnosprawnych – niedozwolona praca w pełnym wymiarze, w nadgodzinach oraz w godzinach nocnych (kontrola może zostać zdezaktywowana, jeśli pracownik uzyskał zgodę lekarską na pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, w nadgodzinach lub w godzinach nocnych),
  • kontrola liczby dni wolnych w okresie rozliczeniowym,
  • brak możliwości zaplanowania większej liczby godzin w okresie rozliczeniowym, niż wynika z normy dla okresu rozliczeniowego (z uwzględnieniem daty zatrudnienia lub zwolnienia pracownika oraz przy zmianie wymiaru etatu),
  • planowana liczba godzin pracy nie może przekraczać 12 godzin w systemie równoważnym oraz 8 godzin w systemie podstawowym,
  • planowanie w pierwszym miesiącu zatrudnienia lub ponownego zatrudnienia pracownika nie większej liczby godzin pracy, niż wynika to z jego normy.

Preferencje

Oprócz obligatoryjnych ograniczeń kodeksowych rozwiązanie może uwzględniać preferencje pracowników odnośnie do gotowości lub braku gotowości pracy w wybranych dniach i godzinach. Jeśli pracownik chce mieć wolne, w wybranym dniu przed stworzeniem harmonogramu przez przełożonego zaznacza powód planowanej nieobecności z dostępnej listy (np. wizyta u lekarza, krwiodawstwo). Wskazanym powodom przypisane są różne wagi. Jeśli w tworzeniu grafiku kierownik zdecyduje się uwzględniać preferencje pracowników (może to zrobić lub nie), rozwiązanie uwzględnia je według nadanych priorytetów.

Lista powodów nieobecności i przypisane im priorytety zostały skonfigurowane podczas wdrożenia rozwiązania.

Brygady

By jeszcze bardziej ułatwić kierownikom przygotowywanie grafików, opracowano funkcjonalność planowania czasu pracy brygadami dla osób pracujących w systemie zmianowym. Kierownik definiuje brygady (czyli grupy osób, które wspólnie pracują w tych samych godzinach) i przypisuje do nich pracowników, a następnie – zamiast planować czas dla kilkunastu-kilkudziesięciu osób oddzielnie – planuje go jedynie dla brygad (np. w systemie pierwszy tydzień miesiąca: brygada A – pierwsza zmiana, brygada B – popołudniówka, drugi tydzień –  zamiana itd.).

Reguły pracy (dni, godziny, cykl planowania) definiuje się na poziomie brygady, a nie pojedynczego pracownika. Oczywiście kierownik ma możliwość ręcznej zmiany grafiku dla wybranej brygady lub pojedynczej osoby lub np. czasowego przypisania jej do innej brygady (system automatycznie stworzy i udostępni dla takiego pracownika grafik według reguł nowej brygady).

Paweł Szymański

Paweł Szymański, Koordynator Projektów IT, Grupa Raben

Optymalna obsada zmian

W Raben Group w ciągu ostatnich trzech lat postawiliśmy na digitalizację procesów związanych z obszarem HR. Wdrożenie nowoczesnych systemów dało nam szansę na elektroniczną obsługę zarządzania pracownikami i ich rozwojem. Najbardziej oczekiwanym elementem było usprawnienie procesu planowania i rozliczania czasu pracy. Szukaliśmy rozwiązania, które umożliwi zarządzanie grafikami pracowników, nie tylko spełniającego ograniczenia kodeksowe, ale przede wszystkim takiego, które pozwoli, by obsada danej zmiany była optymalnie dopasowana do realizowanych operacji. Wdrożenie systemu E-Time umożliwiło ponad 700 kierownikom planowanie, kontrolę oraz raportowanie kluczowych danych wpływających bezpośrednio na rozliczenie czasu pracy pracownika. Dostęp do aplikacji również z urządzeń mobilnych umożliwia szybki przekaz informacji pomiędzy przełożonym a jego podwładnymi.

Paweł Szymański, Koordynator Projektów IT, Grupa Raben

Nieobecności

Funkcją używaną przez wszystkich pracowników – nie tylko zatrudnionych w systemie pracy zmianowej – są nieobecności. W E-Time rejestrowane są absencje wynikające z nieobecności chorobowej pracownika, urlopy i inne. Rozwiązanie służy jako aplikacja do planowania i zatwierdzania urlopów. Proces składania i zatwierdzania wniosków urlopowych odbywa się w systemie. Dzięki takiemu rozwiązaniu i możliwości zobaczenia na jednym ekranie wniosków podwładnych, kierownik ma znacznie ułatwione zadanie zarządzania planem urlopów, szczególnie w okresie letnim.

Rozwiązanie jest tak skonfigurowane, że kierownicy dostają okresowo powiadomienia o wnioskach oczekujących na akceptację.

Użytkownicy i raportowanie

W rozwiązaniu przygotowano role uprawnień. Pracownicy mają wgląd w swoje grafiki czasu pracy oraz mogą składać wnioski o nieobecność.

Kierownik przygotowuje plany pracy dla swoich podwładnych, uwzględnia ich preferencje i nieobecności, zatwierdza wnioski urlopowe, wprowadza reguły dla brygad itp. Może także oddelegować pracownika do innego zespołu lub brygady. Dzięki aplikacji oszczędza czas i zapewnia zgodność przygotowanych planów z wymaganiami kodeksowymi. Ma on także wgląd w dane o pracownikach – rodzaj umowy, wymiar etatu oraz wszystkie dane wpływające na czas pracy i prawidłowe rozliczenie pracownika, w tym statystyki związane z nieobecnościami oraz zaplanowanymi urlopami.

Wygenerowane zestawienia można wyeksportować do pliku Excel lub PDF.

Superwisor to rola dająca wgląd w większą liczbę podległych jednostek organizacyjnych, ułatwiająca HR Biznes Partnerom monitorowanie pracy przełożonych. Z tego poziomu dostępna jest większa liczba raportów i statystyk.

Paweł Szymański, Magdalena Mleczko, Karol Lebioda

Paweł Szymański, Koordynator Projektów IT, Karol Lebioda, Kierownik Magazynu w Gądkach koło Poznania, Magdalena Mleczko, Specjalista IT, Grupa Raben

Integracja z SAP SuccessFactors i RCP

Jedną z większych zalet E-Time jest możliwość integracji z praktycznie dowolnym systemem do obsługi procesów kadrowo-płacowych dostępnym na polskim rynku. W Raben początkowo aplikacja wymieniała informacje z Teta HR. W ramach wdrożenia  SAP SuccessFactors Employee Central (na początku 2022 r.), nastąpiło „przepięcie” i integracja z nowym systemem. Ta operacja przebiegła sprawnie i wymagała jedynie niewielkich dostosowań aplikacji E-Time. Dane z aplikacji są wykorzystywane w przeliczaniu oceny czasu pracy i dalej podczas naliczania listy płac.

Raben korzysta z innowacyjnego rozwiązania do rejestracji czasu pracy, które wykorzystuje dane z rozmieszczonych w oddziałach urządzeń rejestrujących informacje o czasie pracy pracowników z ich kart (wejścia, wyjścia, czas spędzony w strefie odpoczynku).

Dzięki integracji dane z aplikacji RCP o czasie pracy są wykorzystywane w E-Time do oceny czasu pracy. Następuje porównanie czasu zaplanowanego do faktycznie zarejestrowanego w RCP. Kierownik decyduje, czy wziąć pod uwagę odczyt z RCP, czy zaliczyć zaplanowany czas jako rzeczywiście przepracowany (np. praca na placu poza zasięgiem urządzeń rejestrujących lub w strefie nieobjętej systemem rejestracji czasu pracy).

W planach są kolejne rozwiązania wykorzystujące możliwości integracji obu tych narzędzi, m.in. kontrola uruchomienia wózków widłowych uzależniona od aktualności uprawnień.

Najważniejsze korzyści

Do najważniejszych korzyści wykorzystania All for One E-Time w Raben należy zaliczyć:

  • usprawnienie procesu planowania czasu pracy na podstawie wymagań zdefiniowanych przez kierownika,
  • lepszą kontrolę pracy zespołu przy mniejszym nakładzie pracy,
  • zapewnienie zgodności procesów zarządzania czasem pracy z przepisami prawnymi, m.in. uregulowaniami kodeksu pracy,
  • kompleksowe raportowanie związane z czasem pracy,
  • przejrzystość informacji dot. czasu pracy – wgląd na bieżąco do grafików przez pracowników
  • większą satysfakcję pracowników,
  • integrację z systemem SAP SucessFactors Employee Central.
  • łatwy dostęp do narzędzia.

Rozwiązanie jest dostępne w opcji SaaS, Raben ponosi miesięczną opłatę subskrypcyjną zależną od liczby zarejestrowanych pracowników. Użytkownicy korzystają z narzędzia poprzez przeglądarkę WWW.

Grupa Raben to firma logistyczna działająca w 13 krajach Europy. Świadczy usługi z zakresu logistyki kontraktowej (m.in. magazynowanie, co-packing, co-manufacturing), transportu drogowego: całopojazdowego, drobnicowego i częściowego, w tym transportu na Wschód, a także lotniczego, morskiego i intermodalnego. Specjalizuje się także w kompleksowej obsłudze produktów świeżych, wymagających kontrolowanej temperatury. Obsługuje ponad 13 mln przesyłek rocznie. W Polsce firma dysponuje siecią ponad 50 oddziałów, nowoczesnym taborem i powierzchnią magazynową na poziomie 520 000 m kw.