Łączenie środowisk IT
po fuzji firm

Skuteczne scalenie danych obu podmiotów w jednym, docelowym tenancie Microsoft 365 wymagało szczegółowego planowania i współpracy między All For One i specjalistami po stronie obu łączących się grup spółek. Zespół All For One Poland musiał uwzględnić różnice w infrastrukturze, aplikacjach i preferencjach użytkowników obu stron transakcji, zapewniając jednocześnie płynne przejście i minimalne zakłócenia w codziennej pracy.

W przypadku połączenia dwóch grup podmiotów niezbędne jest przeniesienie danych, kont użytkowników oraz usług z osobnych środowisk Microsoft 365 do wspólnego środowiska. Zapewnienie poprawnego funkcjonowania poczty firmowej oraz bezproblemowego dostępu do firmowych aplikacji i systemów stanowi kluczowy element z punktu widzenia ciągłości biznesu, zadowolenia pracowników i ich wydajności.

Kluczowe było planowanie prac migracyjnych, tak by ewentualne problemy z działaniem poczty, dostępem do witryn SharePoint i OneDrive nie zakłócały działalności operacyjnej kluczowej w branży budowlanej.

Po dokładnej analizie ilości danych i liczby użytkowników specjaliści z All For One Poland zdecydowali się na migrację metodą cutover. Jest to metoda charakteryzująca się przenoszeniem danych pomiędzy tenantami, w której kopiowanie danych nie wpływa bezpośrednio na pracę użytkowników. Podczas wykonywania operacji kopiowania danych pomiędzy tenantami pracownicy obu organizacji nie odczuwają żadnych niedogodności, ponieważ cały proces jest dla nich przezroczysty.

Największym wyzwaniem jest moment przepięcia użytkowników, czyli dzień, w którym wszyscy użytkownicy firmy A otrzymują nowe dane do logowania w firmie B. Po zalogowaniu do nowego środowiska nie powinni oni zauważyć żadnej różnicy w witrynach SharePoint, wiadomościach e-mail oraz w swoich aplikacjach Outlook i danych przechowywanych na dyskach OneDrive.

Zespół All For One przeprowadził kompleksową analizę infrastruktury, identyfikując kluczowe zależności między aplikacjami i oceniając potencjalne wyzwania. Przygotowany plan migracji zakładał odtworzenie po stronie docelowej kont użytkowników, witryn SharePoint wraz z uprawnieniami, skrzynek pocztowych Exchange typu shared oraz list dystrybucyjnych. Migracja obejmowała przeniesienie wszystkich kont użytkowników oraz terabajtów danych do tenanta M365 VBC w Stanach Zjednoczonych.

Jednym z wyzwań wymagających skrupulatnego zarządzania był tzw. throttling w środowisku Microsoft. Throttling to kontrolowanie przepustowości w celu zarządzania obciążeniem usług, co jest kluczowe dla utrzymania stabilności środowiska chmurowego. Przed migracją przygotowaliśmy zgłoszenie do supportu Microsoft, minimalizując potencjalne ograniczenia transferów. Wspólnie z zespołem IT Polcom Group na bieżąco przekazywaliśmy informacje dotyczące postępów migracji.

Do migracji wykorzystaliśmy dedykowane do tych celów oprogramowanie Avepoint Fly, wspierające cały proces przenoszenia danych pomiędzy tenantami. Środowisko przygotowane na potrzeby migracji składało się z pięciu serwerów wirtualnych umieszczonych w Data Center All for One. Każdy z tych serwerów był wyposażony w znaczną moc obliczeniową i został skonfigurowany tak, aby równocześnie obsługiwać wiele zrównoleglonych zadań migracyjnych. Takie podejście miało na celu zmaksymalizowanie efektywności transferu pomiędzy tenantami.

Zespół odpowiedzialny za migrację monitorował na bieżąco obciążenie serwerów, postęp wykonywanych zadań migracyjnych oraz logi związane z ewentualnymi blokadami ze strony serwerów Microsoft. W razie potrzeby reagowano natychmiastowo, dostosowując liczbę zadań wykonywanych jednocześnie, aby zoptymalizować proces migracji. Dużym i zarazem najbardziej czasochłonnym wyzwaniem było przetransferowanie znacznej liczby pojedynczych plików znajdujących się w witrynach SharePoint.

Elastyczność w dostosowywaniu strategii pracy do zmiennych warunków, takich jak throttling ze strony dostawcy usług, były kluczowe dla skutecznej realizacji migracji danych między środowiskami Microsoft 365 Polcom Group i VBC.

Dzień przełączenia to kluczowy moment migracji, kiedy organizacja przechodzi z dotychczasowego środowiska do nowego. Od tego momentu zmienione rekordy DNS kierują cały ruch do nowego środowiska, a wszystkie wiadomości e-mail trafiają bezpośrednio do skrzynek pocztowych użytkowników w tenancie docelowym.

Polcom Group, świadoma krytyczności tego momentu, przeprowadziła skuteczną rekonfigurację laptopów użytkowników, eliminując dodatkowe problemy zgłaszane do lokalnego IT. Od tej chwili użytkownicy mają możliwość zalogowania się do zasobów M365 za pomocą nowego konta oraz hasła dostarczonego przez zespół IT naszego klienta.  All For One Poland nie tylko przeprowadziło migrację danych, ale także zapewniło wsparcie techniczne po zakończeniu procesu migracji. To daje organizacji pewność, że w razie potrzeby mogą liczyć na pomoc w rozwiązywaniu ewentualnych problemów technicznych.

Migracja środowiska Office 365 między tenantami, przeprowadzona przez All For One Poland dla Volumetric Building Companies (VBC) i Polcom Group, przyniosła liczne korzyści operacyjne, technologiczne i strategiczne, które znacząco wpłynęły na efektywność działania obu firm. Kluczowa była kompleksowa analiza infrastruktury przeprowadzona przez All For One Poland, która pozwoliła na dokładne zrozumienie potrzeb i wymagań obu organizacji. Dzięki temu migracja została starannie zaplanowana, minimalizując ryzyko zakłóceń w codziennych operacjach oraz zapewniając ciągłość działania biznesu.

Migracja T2T była jednym z ciekawszych przedsięwzięć realizowanych przez nasz dział na przestrzeni ostatnich miesięcy. Głównym czynnikiem ryzyka, którym musieliśmy zarządzić, była utrata danych oraz zapewnienie ciągłości pracy naszym pracownikom. Rozpoznając ograniczenia technologiczne już na początku projektu, wraz z zespołem All for One opracowaliśmy podejście, które zminimalizowało ryzyko utraty danych i udostępnionych plików. Narzędzia i specjaliści firmy All for One Poland pomogli sprostać naszym wysokim standardom, a samo wdrożenia odbyło się bez zarzutów. Wdrożenie projektu uważam za bardzo pozytywne. Projekt zakończony sukcesem jest dla nas kamieniem milowym w tworzeniu globalnych struktur.

Jan Szary, Director of IT Applications, Volumetric Building Companies