Po e-fakturach czas na SAF-T w Belgii

Raportowanie belgijskiego BE SAF-T (polski odpowiednik – JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny) jest na razie dobrowolne. Plik przesyła się tylko na prośbę urzędnika prowadzącego kontrolę.. FPS Finance zaleca jednak, by firmy, których system księgowy/ERP, np. SAP, potrafi wygenerować taki plik, traktowały go jako standard przy kontrolach. Administracja zapowiada też, że format SAF-T będzie wprowadzany w Belgii etapami.

SAF-T (Standard Audit File for Tax) to międzynarodowy format wymiany danych finansowo-księgowych, opracowany przez OECD w 2010 r. Każdy kraj może dostosować go do własnych potrzeb. W Belgii format bazuje na OECD SAF-T 2.0, z własną specyfikacją techniczną, więc nie każdy eksport XML oznaczony jako SAF-T zostanie przyjęty.

Według FPS Finance plik BE SAF-T to ustrukturyzowany plik XML z danymi księgowymi firmy, m.in.:

• księgą główną,
• dziennikami księgowymi,
• danymi faktur,
• rozrachunkami z dostawcami (wierzycielami) i odbiorcami (dłużnikami).

Standard BE SAF-T ma ułatwić eksport i wymianę tych danych niezależnie od używanego systemu. Urząd wskazuje kilka korzyści: mniej nieporozumień przy kontroli, spójniejsze dane i mniejsze ryzyko kar. Ten sam plik można wykorzystać w relacjach z audytorami, bankami i w integracji między ERP, systemem księgowym i narzędziami audytowymi.

Procedura jest inicjowana przez urząd. Gdy przedsiębiorstwo zostaje objęte kontrolą, w MyMinfin może otrzymać dokument „Request for BE SAF-T accounting data” (wezwanie do przekazania danych księgowych w BE SAF-T). Bez takiego wezwania pliku się nie wysyła.

1. Podatnik lub jego pełnomocnik generuje eksport XML z systemu księgowego lub ERP.
2. W zakładce „Moje dokumenty” w MyMinfin otwiera wezwanie.
3. Załącza wymagane pliki i wysyła odpowiedź.
4. Status walidacji pliku pojawia się później jako osobny dokument w MyMinfin.

Jeśli oprogramowanie nie obsługuje BE SAF-T, dane można przekazać w innym czytelnym formacie, uzgodnionym z urzędem.

BE SAF-T to kolejny element cyfryzacji belgijskiego systemu podatkowego, ale nie zastępuje e-faktur ani raportowania transakcji. To plik do kontroli, a nie okresowa deklaracja.

Od 1 stycznia 2026 r. firmy w Belgii muszą wystawiać między sobą ustrukturyzowane e-faktury (e-fakturowanie w Belgii odbywa się przez sieć Peppol). 18 lipca 2026 r. Rada Ministrów zatwierdziła wstępny projekt ustawy wprowadzającej e-reporting danych z faktur w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Jego start jest planowany na 1 stycznia 2028 r.

Polska firma z oddziałem lub spółką w Belgii i belgijska grupa działająca w Polsce będą obsługiwać dwa różne pliki kontrolne. W Polsce dane księgowe trafiają do urzędu skarbowego w strukturach JPK, a w Belgii, na żądanie kontrolera, w BE SAF-T. Oba formaty wywodzą się z tej samej idei OECD, ale różnią się schematem. Do tego dochodzą e-faktury: porpzez KSeF w Polsce i Peppol w Belgii.

Dla działu finansów to dwa kraje i dwa różne zestawy wymagań. Zasada jest jednak wspólna: jeśli dane w SAP są uporządkowane, eksport do JPK i BE SAF-T staje się powtarzalnym procesem, a nie ręcznym zestawieniem pod presją czasu.

Dobrowolność raportowania SAF-T w Belgiinie oznacza, że warto czekać z projektem dostosowania SAP. Warto wcześniej sprawdzić, czy SAP generuje plik zgodny z belgijską specyfikacją, jak dane mapują się na schemat BE SAF-T i kto odpowiada za plik, jeśli księgowość prowadzi zewnętrzne biuro. FPS Finance zapowiada przy tym etapowe wprowadzanie formatu SAF-T, a te same dane z faktur posłużą od 2028 r. do e-reportingu.

W All for One pomagamy połączyć SAP z platformami e-fakturowania B2B i B2G, w tym z siecią Peppol, oraz przygotować procesy raportowe dla firm działających na rynkach międzynarodowych. Opieramy się na doświadczeniu z ponad 120 projektów e-invoicing i ponad 250 projektów e-reporting SAF-T.