Dominującym trendem w transformacjach systemów informatycznych, w tym SAP, jest ich centralizacja. Jednak ciągle uruchamiane są projekty przeciwne – wydzielenia części ERP (tzw. carve-out). Dzieje się tak ze względu na nieprzewidywalne zmiany w prawie, otoczeniu biznesowym (np. spowodowane wojną) czy strukturze właścicielskiej spółek grupy, które często w krótkim czasie muszą być odzwierciedlone w systemie.

Bez względu na przyczyny, tego typu projekty łączy wspólna cecha – zazwyczaj wymagają szybkiego wycięcia fragmentu systemu SAP i przeniesienia na osobną platformę. Na podstawie doświadczeń zespołu transformacyjnego All for One Poland prezentujemy cztery sposoby wydzielenia przedsiębiorstwa/części przedsiębiorstwa z systemu SAP, tak aby „odciąć” właściwy kawałek szybko i precyzyjnie.

Greenfield (1)

Jeśli wydzielamy małą i nieskomplikowaną część systemu SAP, to stosunkowo łatwo jest wdrożyć wycinaną jednostkę SAP od podstaw. Takie podejście nazywamy podejściem greenfield, gdyż wszystkie ustawienia nowego wydzielanego systemu są tworzone od nowa, ręcznie. Jest to podejście pracochłonne, które wymaga odtworzenia konfiguracji, wszystkich programistycznych rozszerzeń standardu oraz migracji danych (zazwyczaj bilansów i otwartych pozycji/zleceń).

Z tego powodu w All for One wykorzystujemy je wyjątkowo, np. przy wydzielaniu jednostek gospodarczych, które były prowadzone w SAP tylko w modułach finansowych, lub jeśli wydzielona jednostka ma działać inaczej w systemie SAP (zmiana procesów lub zmiana wersji systemu, np. na S/4HANA). Dla carve-outu większych, bardziej złożonych części przedsiębiorstw jest to zazwyczaj podejście zbyt czasochłonne oraz kosztowne i dla takich przypadków proponujemy odmienny sposób wydzielenia części SAP.

Greenfield na pustą kopię systemu (2)

By w części zautomatyzować proces wydzielania, można skopiować całą konfigurację i wszystkie rozszerzenia programistyczne z systemu źródłowego. Wykonuje się to albo dedykowanymi narzędziami dostarczanymi przez partnerów SAP (np. Empty Shell Creator używany przez grupę All for One), albo poprzez skopiowanie całego systemu i usunięcie danych podstawowych i transakcyjnych. Na tak przygotowany pusty system trzeba jedynie zmigrować dane wydzielanych jednostek (oraz ew. dostosować procesy).

Migracja, tak jak w pierwszym przypadku, jest wykonywana standardowymi narzędziami dostarczanymi przez SAP (np. Migration Cockpit czy LSMW) i jest ograniczona do bilansów, stanów zapasów i otwartych pozycji dokumentów/zleceń. Nie przenosi się więc całej historii z systemu źródłowego, co często bywa wadą ze względu np. na potrzeby audytowe. Tego typu projekty odznaczają się średnią pracochłonnością.

Różne podejścia do carve-outu SAP

Sklonowanie systemu i usunięcie niepotrzebnych danych (3)

Najszybszą metodą wyodrębnienia jednostek gospodarczych z systemu SAP jest przeprowadzenie projektu metodą zwaną Clone & Delete. Najpierw standardowymi narzędziami SAP kopiuje się cały system (zazwyczaj ze zmianą ID systemu). W drugim kroku, przy użyciu specjalnych narzędzi transformacyjnych, kasuje się dane niepotrzebnych jednostek gospodarczych oraz niepotrzebne dane wspólne.

Przy takim podejściu bardzo ważne jest, by produkty IT wspierające kasowanie były dokładne i usuwały jak najwięcej danych, które nie będą wykorzystywane. Dodatkowo istotne jest, by umiały „inteligentnie” kasować dane z obszarów wspólnych (np. dane jednej jednostki gospodarczej ze wspólnego obszaru kontrolingowego SAP czy dane wybranych użytkowników).

W All for One dysponujemy takimi autorskimi narzędziami pozwalającymi na efektywne usuwanie wybranych jednostek gospodarczych (i zależnych od nich jednostek organizacyjnych) z systemu SAP. Projekty tego typu trwają zazwyczaj około trzech miesięcy i wykonuje je ograniczona liczba konsultantów (2-3), co znacznie obniża koszty.

Metody carve-outu – zalety i wady

Migracja (opcjonalnie z transformacją danych) na pustą kopię systemu (4)

Pełną swobodę wyboru danych, które zostaną wycięte z systemu SAP, zapewniają złożone narzędzia transformacyjne pozwalające na przeniesienie i dostosowanie dokładnie wybranych danych. Pierwszym etapem takiego projektu jest, podobnie do sposobu drugiego, skopiowanie całej konfiguracji i wszystkich rozszerzeń programistycznych z systemu źródłowego.

W kolejnym etapie konfiguruje się narzędzia transformacyjne IT, tak by przeniosły z systemu źródłowego tylko wskazane dane z możliwością ich transformacji. W ten sposób można np. przenieść dane z wybranych modułów z pełną dokładnością, a z innych tylko stany/bilanse/otwarte pozycje. Można też przenieść np. dane z ostatnich kilku lat z wybranych jednostek organizacyjnych.

Taki projekt można też połączyć z migracją wydzielanej części SAP do S/4HANA. Zależnie od złożoności selekcji i transformacji takie projekty trwają przeciętnie około 4-12 miesięcy.

Narzędzia do automatyzacji w carve-outach

W grupie All for One wykorzystujemy kilka narzędzi transformacyjnych dostosowanych do wykonywania projektów wydzielenia części systemu. Są to zarówno własne produkty grupy All for One, jak i naszych partnerów, w szczególności grupy SNP. W tabeli prezentujemy najczęściej wykorzystywane: CrystalBridge, Empty Shell Creator, All for One Carve-out Kit Deletion Tool oraz All for One Carve-out Transfer Tool.

Narzędzia transformacyjne wykorzystywane w projektach carve-out

Narzędzia do transformacji SAP: CrystalBridge i All for One Carve-out Kit

Nie tylko wydzielenie SAP

Projekty wydzielenia części systemu to nie tylko przeniesienie fragmentu SAP z systemu źródłowego na docelowy. To także wiele dodatkowych czynności. W każdym takim projekcie dostosowania wymagają interfejsy.

Często istnieje konieczność dodania konfiguracji i przetestowania nowych procesów, które mają przebiegać inaczej w wyodrębnianej spółce. Ważnym elementem projektu jest zapewnienie wsparcia po wydzieleniu części przedsiębiorstwa. Czasem dodatkową fazą projektu jest usunięcie już nieużywanych spółek z systemu źródłowego. Wszystkie takie zadania należy uwzględnić w planie projektu, by dobrze je przygotować i by projekt przebiegał z jak najmniejszą liczbą niespodzianek.

W All for One Poland mamy liczący ponad 50 konsultantów zespół transformacyjny zajmujący się między innymi projektami wydzielenia przedsiębiorstw lub części przedsiębiorstw z systemu SAP. Mamy w tym zakresie wieloletnie doświadczenia z ponad 50 udanych projektów wykonanych we wszystkich z zaprezentowanych podejść.

Jeśli trzeba coś wyciąć z Państwa systemu SAP, z przyjemnością wykonamy to szybko, z chirurgiczną dokładnością.