Wyzwania migracji do S/4

Nasz klient to globalnie działająca firma z branży nowych technologii z siedzibą główną w Holandii. Jest obecna w ponad 30 krajach świata, posiada kilka zakładów produkcyjnych w Europie oraz w Azji i łącznie zatrudnia ponad 34 tys. pracowników.

SAP to centralny system transakcyjny tej międzynarodowej korporacji. Migracja do nowej wersji objęła szeroki zakres obszarów, w tym finanse i kontroling, gospodarkę materiałową, planowanie produkcji i zarządzanie jakością, a także zarządzanie magazynem oraz sprzedaż i dystrybucję. Dodatkowo w zakresie projektu znalazło się wdrożenie i harmonizacja Business Partnera, a także Nowa Księga Główna.

Skala przedsiębiorstwa oraz zakres projektu determinują jego złożoność. Chcąc ograniczyć czas migracji i nakład pracy angażującej kluczowych użytkowników, a tym samym koszt całego przedsięwzięcia, zdecydowano się na zastosowanie podejścia Bluefield i wykorzystanie platformy transformacyjnej CrystalBridge.

W podejściu Bluefield SAP S/4HANA jest uruchamiany z nowymi funkcjami, wraz z dostępnością danych historycznych, które mogą podlegać selekcji według różnych złożonych kryteriów. Dodatkowo w ramach tego samego projektu mogą zostać wykonane inne transformacje biznesowe i technologiczne (np. zmiana planu kont, konsolidacja grupy kapitałowej, migracja do chmury).

Współpraca z doświadczonymi partnerami w zakresie transformacji systemów SAP oraz wykorzystanie platformy CrystalBridge pozwoliło zamknąć cały projekt migracji w stosunkowo krótkim okresie 2022-2024.

Skala przedsięwzięcia, specyficzne wymagania klienta i konieczność uwzględniania wcześniejszych rozszerzeń systemu zaowocowały wieloma wyzwaniami. W obszarze finansów za realizację złożonych procesów odpowiadali konsultanci SAP Transformation Center, wyspecjalizowanego w projektach transformacji środowisk SAP działu All for One Poland. W ramach prac projektowych przygotowali i wdrożyli cztery niestandardowe rozwiązania:

• Wprowadzenie do istniejącego systemu podwójnej wyceny (lokalna i grupowa);
• Zmiana struktury projektów inwestycyjnych;
• Zmiana istniejących naliczeń wyceny w celach podatkowych;
• Dostosowanie cen: księga materiałowa, wycena materiałów oraz dane transakcyjne;

W tym artykule przybliżymy rozwiązania związane z wyceną materiałów i księgą materiałową.

Do wyceny materiałów w SAP używamy Material Valuation oraz Material Ledger. Wycena materiałów integruje moduły MM (Material Management) oraz FI (Financial Accounting) natomiast księga materiałowa dodatkowo integruje moduł CO (Controlling). Oba rozwiązania są związane z rachunkowością zapasów, ale służą do różnych celów i mają inne funkcje. Przyjrzyjmy się im z bliska.

Funkcjonalność wyceny materiałów (Material Valuation) odpowiada za metody wyceny zapasów w księgowości. Jej podstawowe zadanie to wyliczenie wyceny zapasu w oparciu o metody wyceny. Używane metody wyceny to:

• Cena standardowa (Standard Price, S) – wartość materiału jest ustalona, stała i nie zmienia się wraz z nowymi zakupami;
• Średnia cena ruchoma (Moving Average Price, V) – aktualizacja wartości materiału ulega zmianie i jest oparta na nowych cenach zakupów;
• Rzeczywiste koszty (Actual Costing, requires Material Ledger) – dostosowuje koszty materiałów w oparciu o rzeczywiste koszty komponentów.

Narzędzie Material Valuation integruje się z MM (zarządzanie materiałami) i FI (rachunkowość finansowa), aby zapewnić dokładną wycenę zapasów.

Księga materiałowa (Material Ledger) to dodatkowe narzędzie SAP, które zapewnia wsparcie o faktyczne koszty i wycenę na poziomie wielu walut. Umożliwia śledzenie kosztów materiałów przy rzeczywistych wartościach zamiast tylko cen standardowych lub średniej ruchomej. Najważniejsze funkcje narzędzia to:

• Multi-Currency Valuation – obsługuje wycenę w wielu walutach;
• Actual Costing – pozwala na dostosowanie kosztów w oparciu o rzeczywiste wydatki, przy uwzględnieniu wariancji cen zakupu, wariancji produkcyjnych itp.;
• Period-End Closing – księga materialna oblicza faktyczne koszty na koniec okresu.

Material Ledger współpracuje z funkcjami kontrolingowymi, do zarządzania materiałami i rachunkowości finansowej, aby dostarczyć dokładniejszych informacji o kosztach. W SAP S/4HANA ​​Material Ledger jest obowiązkowym komponentem, który usprawnia wycenę zapasów, śledzenie kosztów i sprawozdawczość finansową.

Najważniejsze różnice pomiędzy wyceną materiałów a księgą materiałową zobrazowano w tabeli poniżej.

Material Valuation jest podstawową koncepcją określania kosztów materiałów w SAP.

Material Ledger rozszerza wycenę zapasów, zapewniając rzeczywiste obliczenia kalkulacyjne oraz wsparcie dla wielu walut. Księga materiałowa jest obowiązkowa dla firm korzystających z systemu SAP S/4HANA, na systemie ECC jest opcjonalna.

Jednym z wielu założeń projektu u naszego klienta było wsparcie podczas konwersji do S/4HANA w obszarze księgi materiałowej oraz zmiana wycen dla wielu walut. SAP nie rekomenduje migracji z ECC do S/4HANA bez uruchomienia pełnej funkcjonalności na starym systemie.

Specjaliści All for One z zespołu SAP Transformation Center zostali poproszeni o wsparcie projektu dla klienta międzynarodowego z wykorzystaniem narzędzi transformacyjnych CrystalBridge.

Podstawowym zadaniem zespołu migracyjnego było stworzenie reguł selekcji i konwersji danych, tak aby to zadanie umożliwić. Skala wprowadzanych zmian była imponująca, obejmowały one 56 jednostek gospodarczych (ang. Company Code) oraz ponad 370 zakładów. Zazwyczaj mamy do czynienia z 1-2 jednostkami, jednak w tym wypadku projekt był zaplanowany jako jedno wdrożenie dla całej firmy.

W tabelach z wyceną zapasów MBEW, czy też z księgą materiałową (tabele CKML*) mieliśmy do czynienia z milionami danych, a niektóre z nich przekraczały miliard rekordów.

Zmiana danych oraz ich dostosowanie wiązały się ze ścisłą współpracą z klientem oraz partnerem wspierającym tak duży projekt. Konsultanci transformacyjni All for One pozostawali w aktywnym kontakcie z klientem celem ustalania złożonych reguł migracji danych. Poniżej kilka faktów z tego projektu:

• W fazie proof of concept dla pojedynczej tabeli najprostsza reguła migracyjna była zapisana w 1 linijce kodu ABAP;
• Podczas go live takie tabele zawierały nawet do 2000 linijek kodu ABAP, by dostarczyć wsparcie dla scenariuszy migracyjnych (dla 56 jednostek gospodarczych oraz ponad 370 zakładów);
• Do wykonania tego zadania powstało 12 nowych obiektów migracyjnych w obszarze ML;
• W logach transformacji przetworzyliśmy lub utworzyliśmy miliardy danych celem zmiany wycen dla danych bieżących oraz danych historycznych;
• Dokonano transferu wycen z waluty CNY na USD oraz z EUR na USD;
• Zmieniono typy wycen stosowanych na systemie ECC (legacy system) i dostosowano je w locie do wymaganych danych na systemie S/4HANA:
  • Company Code Currency – waluta kodu firmy;
  • Group Currency – waluta grupy;
  • Hard-coded Currency – twardo zakodowana waluta (lub stała waluta);
• Przygotowano obsługę wielu scenariuszy konwersji walut podzielonych na warianty zależne od jednostek organizacyjnych oraz obszaru wyceny;
• Przygotowano reguły migracyjne do zmiany wielu tabel:
  • tabele z obszaru ML: CKMLCR, CKMLPR, CKLMHD;
  • tabele z obszaru MM: MLBECR, MLCR, EKBE, EKBZ, MSEG, MATDOC, RESB, ISEG, MBEW, MBEWH, EBEW, EBEWH;
  • tabele kontrolingowe CO: KEKO, KEPH, CKIS, COSP, COSB.

Rozwiązanie dla SAP S/4HANA dla księgi materiałowej z jednej strony upraszcza struktury danych, gdzie dane z systemu ECC (zlokalizowane w tabelach MLHD, MLIT, MLPP) konsoliduje w tabeli ACDOCA do poprawy wydajności oraz lepszego wsparcia dla raportów.

Do naszych wyzwań należało także dostosowanie rzeczywistych kosztów. Zadanie to było nadzorowane przez konsultanta migracyjnego CO.

Go live miał miejsce w ostatni weekend grudnia 2023. Konsultanci wykonywali zadania w trybie hybrydowym (na miejscu u klienta oraz zdalnie).

Podczas weekendu migracyjnego oraz przez cały okres HyperCare liczba błędów w obszarze księgi materiałowej wynosiła 0 (słownie zero), co tylko potwierdza zaangażowanie oraz dziesiątki godzin poświęcone odpowiedniemu przygotowaniu szytego na miarę rozwiązania.

Zespół SAP Transformation Center w All for One Poland jest gotowy do wykonywania bardzo złożonych projektów, nawet jeżeli oficjalna rekomendacja SAP mówi, że tego nie da się zrobić. Nasze ponad 7-letnie doświadczenie w projektach konwersji oraz dostęp do wiedzy konsultantów z grupy i partnerów pozwala nam korzystać z blisko 30-letniego doświadczenia w projektach SAP.