Dostosowanie SAP do ISO 20022 i identyfikatorów KSeF

Pomagamy połączyć te wymagania w jeden projekt dostosowania SAP do ISO 20022 i identyfikatorów płatności KSeF: od analizy obecnych procesów, przez konfigurację i rozwój systemu, po testy z bankami i przygotowanie użytkowników finansowych. Uwzględniamy przy tym rozwiązanie KSeF, z którego korzysta Twoja organizacja. Obsługujemy scenariusze dla firm korzystających z:

• All for One KSeF,
• SAP DRC (Document and Reporting Compliance),
• innych rozwiązań KSeF zintegrowanych z SAP,
• zewnętrznych systemów finansowo-księgowych, jeśli dane potrzebne do płatności są dostępne w standardowych lub możliwych do wykorzystania miejscach w SAP.

W przypadku klientów korzystających z All for One KSeF możemy zaprojektować proces w ramach spójnego ekosystemu All for One do obsługi faktur, płatności, raportowania JPK i innych obowiązków lokalnych. W oparciu o wieloletnie doświadczenie zidentyfikowaliśmy obszary, które mogą stanowić największe wyzwania dla dostosowania procesu płatności w świetle nadchodzących zmian.

Od lutego 2026 r. w Polsce obowiązuje wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, a od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął niemal wszystkich czynnych podatników VAT. Od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach za faktury z KSeF trzeba będzie podawać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator płatności, który pozwala opłacić jednym przelewem kilka faktur. Obowiązek obejmie płatności pomiędzy czynnymi podatnikami VAT oraz płatności w mechanizmie podzielonej płatności.

Dla firm pracujących na SAP ECC i SAP S/4HANA oznacza to konieczność dostosowania procesu płatności tak, aby system mógł:

• przechowywać numer KSeF i powiązać go z fakturą,
• wykorzystać numer KSeF przy przygotowaniu przelewu,
• obsłużyć płatności za wiele faktur jednym przelewem,
• przekazać właściwy identyfikator do banku,
• sprawdzić kompletność danych przed wygenerowaniem pliku płatniczego.

Właściwe przygotowanie systemu to obowiązek prawny, a zarazem podstawa zachowania płynności operacyjnej szczególnie dla organizacji, które obsługują duże wolumeny płatności, stosują mechanizm podzielonej płatności, współpracują z rozbudowaną bazą dostawców lub prowadzą płatności centralnie dla kilku spółek w grupie kapitałowej.

W wielu organizacjach zmiana nie ograniczy się do prostego dodania nowego pola. Weryfikacji mogą wymagać formaty płatności, dane kontrahentów, rachunki bankowe, rozszerzenia własne, integracje z bankowością elektroniczną, obsługa płatności zbiorczych oraz kontrola kompletności danych przed wygenerowaniem pliku. Szczególne wyzwanie czeka firmy korzystające z wielu banków, obsługujące wiele spółek, realizujące płatności masowe, stosujące split payment albo pracujące na niestandardowo rozbudowanych procesach płatniczych w SAP.

ISO 20022 to międzynarodowy standard komunikacji finansowej, który zmienia sposób przygotowania i przesyłania płatności między firmą a bankiem. Dla organizacji pracujących na SAP ECC lub SAP S/4HANA oznacza to konieczność sprawdzenia, czy obecny proces płatności będzie zgodny z nowymi wymaganiami banków. Weryfikacji może podlegać cały proces: od danych faktury i kontrahenta, przez propozycję płatności, po przekazanie pliku do bankowości elektronicznej i późniejsze rozliczenie.

Dostosowanie SAP do ISO 20022 może objąć przede wszystkim:

• formaty plików płatniczych, w tym przejście na komunikaty XML, np. pain.001.001.09 dla przelewów wychodzących,
• mapowanie danych z SAP do struktur ISO 20022 tak, aby bank otrzymywał kompletne i poprawne informacje,
• dane kontrahentów w SAP, szczególnie adresy, rachunki bankowe i inne dane wymagane przez banki,
• integrację SAP z bankowością elektroniczną wraz z testami plików dla poszczególnych banków,
• obsługę rozliczeń i wyciągów bankowych, np. w formatach camt.052 i camt.053, jeśli są wykorzystywane w organizacji.

To szczególnie ważne dla firm korzystających z wielu banków, wielu spółek, płatności zagranicznych, płatności masowych lub niestandardowych rozszerzeń w SAP.