Cyfrowa transformacja czasu pracy z All for One E-Time
Jednolicie, szybciej, efektywniej
W organizacjach produkcyjnych czas pracy to nie tylko kwestia ewidencji – to jeden z kluczowych czynników wpływających na koszty, efektywność, zgodność z prawem i procedurami wewnętrznymi. Wdrożenie E-Time w zakładach produkcyjnych w Grupie Hortex stało się elementem szerszej transformacji operacyjnej, mającej na celu ujednolicenie procesów, automatyzację rozliczeń i kontrolę nad czasem pracy ponad 1000 pracowników zatrudnionych w kilku lokalizacjach i w różnych modelach zmianowych.
W organizacjach produkcyjnych czas pracy to nie tylko kwestia ewidencji – to jeden z kluczowych czynników wpływających na koszty, efektywność, zgodność z prawem i procedurami wewnętrznymi. Wdrożenie E-Time w zakładach produkcyjnych w Grupie Hortex stało się elementem szerszej transformacji operacyjnej, mającej na celu ujednolicenie procesów, automatyzację rozliczeń i kontrolę nad czasem pracy ponad 1000 pracowników zatrudnionych w kilku lokalizacjach i w różnych modelach zmianowych.
Jednolite planowanie i zarządzanie czasem pracy
Grupa Hortex, obejmująca Hortex Sp. z o.o., Polski Ogród Sp. z o.o. oraz Jurajska S.A., to organizacja o rozbudowanej strukturze operacyjnej, kilku zakładach produkcyjnych i zróżnicowanych modelach czasu pracy. W środowisku, w którym precyzja planowania i kontrola kosztów pracy mają bezpośredni wpływ na wynik biznesowy, zarządzanie czasem pracy staje się jednym z kluczowych obszarów operacyjnych.
W odpowiedzi na rosnącą skalę działalności oraz potrzebę standaryzacji procesów w obszarze zarządzania czasem pracy Grupa Hortex zdecydowała się na wdrożenie w swoich zakładach rozwiązania E-Time – kompleksowego narzędzia do planowania i oceny czasu pracy.
Dlaczego było to krytyczne biznesowo?
W środowisku produkcyjnym zarządzanie czasem pracy ma bezpośrednie przełożenie na wynik finansowy organizacji. Każda nadgodzina czy zmiana harmonogramu pracy generuje koszty – zarówno operacyjne, jak i administracyjne. Przy rozproszonej strukturze i wielu modelach zmianowych nawet niewielkie nieefektywności mogą prowadzić do znacznych odchyleń budżetowych.
Brak jednolitych zasad planowania oraz manualne korekty utrudniają kontrolę nad kosztami nadgodzin i absencji, mogą również wpływać niekorzystnie na ciągłość produkcji i efektywność wykorzystania zasobów ludzkich.
Dlatego wdrożenie E-Time pozwala na stworzenie spójnego modelu zarządzania czasem pracy, który zapewni efektywność wykorzystania czasu pracy pracowników, usprawni proces jego prawidłowego rozliczania i korzystnie wpłynie na efektywność pracy zakładu.
Największą wartością projektu jest dla nas to, że zakłady produkcyjne w Grupie Hortex działają teraz na jednolitych zasadach, a planowanie grafików jest szybsze i bardziej przejrzyste.
Złożoność operacyjna i potrzeba standaryzacji
Przed wdrożeniem E-Time poszczególne zakłady produkcyjne w Grupie Hortex działały w oparciu o odmienne modele organizacyjne i różne metody oceny czasu pracy. Najważniejsze wyzwania obejmowały:
- brak jednolitego narzędzia do planowania grafików,
- ręczne korekty i ograniczone obszary automatyzacji rozliczeń,
- konieczność wykonywania dodatkowej synchronizacji z systemem kadrowo-płacowym.
Podstawowym celem projektu było uporządkowanie procesów i ujednolicenie ich ram we wszystkich zakładach produkcyjnych Grupy Hortex.
Projekt został podzielony na trzy podstawowe etapy, które składają się na cały proces obsługi czasu pracy – od planowania, poprzez realizację, po ocenę czasu pracy. Obecnie zakończono etap pierwszy, pozostałe dwa etapy są w toku wdrożenia.
Jednolicie, szybciej, zgodnie z prawem
Ręczne korekty zostały ograniczone do minimum. E-Time zapewnia też zgodność harmonogramów z obowiązującymi przepisami, a raporty dotyczące planowanego czasu są dostępne na bieżąco.
Należy jednak podkreślić, że w całym procesie planowania kluczową rolę nadal odgrywają planiści oraz pracownicy Działu HR. Jednocześnie ich codzienna praca została istotnie uproszczona, natomiast pracownicy zyskali pełną transparentność w obszarze planowania oraz stały dostęp do aktualnych informacji o grafikach – zarówno w aplikacji, jak i na urządzeniach mobilnych.
Ewa Kaczor, St. Administrator SAP, Grupa Hortex
Planowanie czasu pracy
Pierwszym krokiem było wdrożenie ujednoliconego modelu planowania grafików, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych zakładów produkcyjnych. Zakończony pierwszy etap projektu E-Time umożliwia obecnie:
- ułatwione tworzenie harmonogramów pracy w ramach norm dobowych, tygodniowych i okresowych,
- uproszczenie procesu kontroli przekroczeń,
- ułatwioną obsługę procedur w zakresie zastępstw i absencji,
- integrację danych podstawowych pracowników oraz struktury organizacyjnej z systemem kadrowo-płacowym w Grupie Hortex,
- automatyczną wysyłkę powiadomień do pracowników o utworzeniu bądź zmianach w harmonogramie (wykorzystywane kanały powiadomień: SMS, e-mail lub aplikacja).
Planowanie przestało być operacją manualną opartą na arkuszach kalkulacyjnych, a stało się procesem systemowym, opartym na czytelnych rozwiązaniach i walidacjach.
Grafiki czasu pracy zespołu oraz kartoteka pracownika
Realizacja i ocena czasu pracy
Aktualnie wdrożenie projektu weszło w fazę integracji z systemami rejestracji czasu pracy (RCP).
Zakończenie prac w ramach tego etapu pozwoli na automatyzację przetwarzania danych o wejściach i wyjściach pracowników w celu eliminacji ręcznego przetwarzania tych informacji oraz usprawnienia procesu rozliczania czasu pracy. Umożliwi też na bieżąco identyfikowanie odchyleń oraz reagowanie na nie w czasie rzeczywistym.
Kolejnym etapem projektu będzie wdrożenie zautomatyzowanej oceny czasu pracy. Planowane jest wykorzystanie następujących możliwości E-Time:
- automatyczne przeliczenia czasu pracy w reakcji na zmiany grafików lub planów produkcyjnych,
- bieżąca kontrola zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami,
- generowanie kompletnego zestawu danych do naliczeń płac w systemie kadrowo-płacowym,
- raportowanie czasu pracy umożliwiające pogłębioną analizę danych i dokładne ich filtrowanie.
Skala i kompleksowość
Wdrożenie E-Time obejmuje ponad 1000 pracowników zakładów produkcyjnych Grupy Hortex, zatrudnionych w kilku lokalizacjach, w ramach różnych modeli czasu pracy. Projekt został poprzedzony wprowadzeniem ujednoliconych zasad planowania i rozliczania czasu pracy we wszystkich zakładach objętych nowym rozwiązaniem.
Istotnym elementem prawidłowego wdrożenia było zaangażowanie zespołów HR z zakładów produkcyjnych oraz planistów na co dzień układających grafiki pracy – projekt miał charakter transformacyjny, a nie wyłącznie technologiczny.
1. Sława Moryc-Zych, Żaneta Wiśnik, Elżbieta Dubaj, Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Skrzyńsko
2. Teresa Ukleja, Iwona Kieszek, Katarzyna Patura, Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Skierniewice
3. Karina Kaźmierczak, Dorota Kania, Dorota Ociepka, Dział HR, Jurajska
Konfiguracja systemu pozwoliła na jego dostosowanie do indywidualnych preferencji Grupy Hortex. Rozwiązanie można również łatwo konfigurować w przypadku konieczności dostosowania do zmian organizacyjnych czy zmian w zakresie procesów.
E-Time został zaprojektowany w sposób umożliwiający dalszą integrację, m.in. z systemem SAP SuccessFactors i jest przygotowany do przewidywanej transformacji w kierunku rozwiązań chmurowych.
Rezultaty biznesowe
Wdrożenie E-Time w Grupie Hortex najlepiej podsumować przez pryzmat osiągniętych efektów. Do najważniejszych korzyści operacyjnych i organizacyjnych już na tym etapie projektu można zaliczyć:
- ujednolicenie zasad planowania czasu pracy w zakładach produkcyjnych należących do Grupy Hortex,
- skrócenie czasu przygotowania harmonogramów pracy i eliminacja pracy manualnej,
- uproszczoną obsługę absencji, zastępstw i zmian harmonogramu dzięki jednemu spójnemu narzędziu,
- komunikację w czasie rzeczywistym – pracownicy mają zawsze aktualną informację o grafikach,
- wsparcie decyzyjne dla planistów i kadry zarządzającej dzięki łatwemu dostępowi do spójnych i aktualnych danych.
Proces kontroli kosztów, który wcześniej wymagał ręcznego monitorowania, został istotnie usprawniony. Dodatkowo ograniczenie liczby błędów oraz zmniejszenie nakładu pracy manualnej przy tworzeniu grafików realnie przełożyły się na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
Fundament pod dalszą cyfryzację HR
All For One pokazuje, że wdrożenie E-Time to element strategicznego zarządzania kosztami i efektywnością operacyjną przedsiębiorstw.
Uruchomione rozwiązanie nie jest jedynie narzędziem do ewidencji czasu pracy, ale służy do budowania spójnej architektury HR, gotowej do dalszej transformacji w kierunku rozwiązań chmurowych, w tym migracji danych z systemu SAP HR do SAP SuccessFactors.
Wdrożenie All for One E-Time w Grupie Hortex stanowi przykład na to, jak standaryzacja i automatyzacja procesów w obszarze zarządzania czasem pracy może realnie wspierać organizację produkcyjną w budowaniu jej przewagi operacyjnej.
Wdrożenie E-Time w naszych fabrykach to milowy krok w stronę nowoczesnego i sprawnego zarządzania zespołami. Dzięki automatyzacji procesów zyskaliśmy ogromną szybkość działania, a pozytywne opinie pracowników na temat intuicyjnych rozwiązań mobilnych potwierdzają, że był to strzał w dziesiątkę. To inwestycja, która realnie podnosi komfort pracy i standardy cyfrowe w całej naszej organizacji.
Grupa Hortex
Grupa Hortex, którą tworzą Hortex Sp. z o.o., Polski Ogród Sp. z o.o. i Jurajska S.A., to jeden z najbardziej rozpoznawalnych polskich producentów w branży spożywczej, działający na rynku od ponad 70 lat. Przedsiębiorstwa wchodzące w skład Grupy Hortex koncentrują się na trzech głównych filarach działalności: produkcji soków, nektarów i napojów (spółka Hortex), mrożonych warzyw, owoców i dań gotowych (spółka Polski Ogród). Od 2019 r. do Grupy należy również Jurajska, producent wód butelkowanych i napojów.
Więcej: www.hortex.pl, www.sokihortex.pl, www.jurajska.pl