Digitalizacja procesów kadrowo-płacowych

Istotą zmian jest digitalizacja kilkunastu procesów kadrowo-płacowych, w tym m.in. obsługi zatrudnienia. Pojawia się także możliwość połączenia różnych form prawnych składanych oświadczeń woli – formy elektronicznej (z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz formy dokumentowej potwierdzonej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (Żabka Polska) wywoływaną kodem SMS.

Elastyczność w doborze podpisu elektronicznego do spełnienia wymaganej formy prawnej minimalizuje ryzyka biznesowe i niweluje błędy w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. W perspektywie działań prowadzonych wewnątrz organizacji gwarantuje to bezpieczeństwo i wygodę w obsługiwaniu elektronicznej dokumentacji.

Wśród najważniejszych korzyści należy także wymienić stworzenie kompletnego repozytorium dokumentacji kadrowej (e-teczka pracownicza), które zastępuje papierowe akta osobowe i jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Automatyzacja obiegu dokumentów i eliminacja papieru daje organizacji wymierne korzyści biznesowe, redukując zdecydowanie koszty związane z czasem obsługi procesów HR (w szczególności procesów masowych, jak np. proces podwyżkowy czy oświadczenia związane z wewnętrznymi regulacjami) oraz archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej.

Żabka Polska zdecydowała się na dodatkową personalizację narzędzia, aby zmaksymalizować jego elastyczność oraz uzyskać spójność rozwiązania z własnymi procesami UX. Integracja z SignHub i modułem E-Teczki dostępnym w ramach platformy do zarządzania obiegiem dokumentów Rockawork (wcześniej All for One ECM) to kolejny krok w digitalizacji procesów biznesowych w intensywnie prowadzonej transformacji cyfrowej w Żabka Polska.

Wdrożenie rozwiązania paperless w obszarze personalnym wspiera realizację ambicji firmy zdefiniowanych w filarze Zielona Planeta w Strategii Odpowiedzialności (ESG).

Dzięki digitalizacji obiegu dokumentów tylko w 2023 r. w organizacji złożono 41,5 mln cyfrowych podpisów, oszczędzając tym samym aż 17 mln arkuszy papieru. Natomiast poprzez wprowadzenie rozwiązania SignHub od Asseco i E-Teczek od All For One już po pierwszym roku korzystania z elektronicznego podpisywania dokumentów kadrowych wolumen kartek papieru przechodzących przez dział HR zmniejszył się aż o 20%.

Liczby imponują, a to dopiero początek cyfrowej drogi związanej z digitalizacją tego obszaru w Grupie Żabka.

Jak podkreśla Jolanta Bańczerowska, Chief People Officer i Członkini Zarządu Grupy Żabka: "Dzięki rozwiązaniom paperless ograniczamy nasz negatywny wpływ na środowisko naturalne poprzez zmniejszenie zużycia papieru. Klucz tkwi w automatyzacji, zwiększonej efektywności i przede wszystkim nadzorze procesów, co pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całej organizacji.

Dzięki wdrożeniu rozwiązań SignHub i Rockawork E-Teczki w obszarze HR, zintegrowanego z naszym wewnętrznym systemem SAP SuccessFactors, zyskaliśmy możliwość przeprowadzania skomplikowanego procesu w krótkim czasie. Większość dokumentów jest procedowana i zatwierdzana elektronicznie, zgodnie z zaimplementowanymi ścieżkami akceptacji. Nasi menadżerowie mogą spotkać się online z pracownikami i w czasie rzeczywistym podpisać dokument, co oszczędza czas zarówno jednych, jak i drugich, a tym samym uwalnia go na realizację innych zadań.

Elektroniczne teczki pracownicze to nie tylko wygoda i oszczędność papieru, ale także znaczne podniesienie standardów bezpieczeństwa informacji, co jest niezwykle ważne, gdy mamy do czynienia z wrażliwymi danymi pracowników".

Efekty, jakie osiągnęła Żabka, są spektakularne: komunikacja z pracownikiem już od chwili zatrudnienia odbywa się całkowicie elektronicznie, łącznie z podpisywaniem umów o pracę i aneksów. Dziesiątki tysięcy podpisów elektronicznych rocznie, spadek zużycia arkuszy papieru o kilkadziesiąt procent. Jest to możliwe dzięki modułowi E-Teczki Rockawork.

Rockawork to platforma low-code od All for One, która wspiera optymalizację różnych procesów w organizacji. Oprócz obiegu dokumentów HR rekomendujemy wykorzystanie rozwiązania do obiegu faktur zakupowych, dokumentów współpracy z klientami i kontrahentami, a także dokumentacji technicznej czy obsługi procesu reklamacji. Wszystkie te rozwiązania wspierane są przez AI, która znacząco zmniejsza konieczność wykonywania powtarzalnych czynności przez ludzi.

Możliwych zastosowań jest wiele, wykorzystana koncepcja low-code z AI pozwala implementować kolejne scenariusze biznesowe bez udziału specjalistów IT.