Wiele firm dysponuje znacznym majątkiem „zamrożonym” w nieruchomościach – fabrykach, magazynach czy biurowcach. W pozycjach bilansu wspomniane środki trwałe stanowią miejsca powstawania kosztów. Wykorzystanie narzędzia SAP RE-FX do zarządzania nieruchomościami pozwoli zmienić je w centrum zysku. Majątek trwały może generować nowe źródła przychodu, a także stanowić zabezpieczenie dla inwestycji opartych na finansowaniu kredytem hipotecznym.
 

Zysk to słowo klucz. To dla niego definiujemy długo- i krótkoterminowe strategie przedsiębiorstw wpierane przez alianse i fuzje, powołujemy nowe spółki, modyfikujemy produkty, ulepszamy obsługę. Analizujemy też koszty, reorganizujemy strukturę przychodów, koncentrując się na maksymalnej rentowności, dążymy do pozycji benchmarku.

Większość działań opiera się na dwóch podstawowych strategiach: szeroko rozumianej optymalizacji kosztów z wykorzystaniem narzędzi kontrolingowych wspartych procesem decyzyjnym, oraz drugim elemencie przychodowym bazującym na sieci sprzedaży, wspartym odpowiednim marketingiem. Czy jest możliwe połączenie obu tych elementów? Czy centrum kosztu (MPK) nie może stać się centrum zysku?

W odpowiedzi na to pytanie firmy od początku lat 90. stosują outsourcing, koncentrując się na działalności podstawowej. Outsourcing przyczynia się do stosowanego na szeroką skalę „odchudzania” przedsiębiorstw, czyli wyodrębnienia i pozbycia się z zakresu działalności wszelkich elementów obciążających bilans w sposób „nieproduktywny”.

Jednym z takich „nieproduktywnych” elementów w większości przedsiębiorstw są także nieruchomości. Odchudzanie firm poprzez pozbycie się ich nabiera na znaczeniu w dobie upowszechniania się nowych kanałów dystrybucji, takich jak chociażby sprzedaż internetowa. Pozwala to znacznie obniżyć koszty sprzedaży bezpośredniej, a tym samym ograniczyć liczbę koniecznych nieruchomości (np. przestrzeni magazynowych czy wystawienniczych).

Co jednak z firmami produkcyjnymi, dla których lokalizacja oraz odpowiednie zaplecze fabryk, magazynów, placów składowych itp. stanowi warunek konieczny prowadzonej działalności? Czy w tym wypadku dalsze „odchudzanie” nadal jest możliwe?

Jak daleko można się posunąć w outsourcowaniu czynników produkcji, by nie wpłynęło to na sprawność procesów logistycznych i jakość wyrobów?

Ukryty potencjał nieruchomości

A gdyby tak zmienić centrum kosztu w centrum zysku? Jak wykorzystać posiadane zasoby w taki sposób, aby stanowiły element przychodowy? Tutaj z pomocą może przyjść rozwiązanie SAP Real Estate Flexible (SAP RE-FX, dawniej SAP REM – Real Estate Management), zintegrowane z SAP ERP, w szczególności w zakresie obsługi procesów z funkcjonalnościami modułów FI i CO.

Grupy kapitałowe i korporacje międzynarodowe w wyniku długotrwałego rozwoju, kolejnych fuzji i przejęć dysponują nieruchomościami w różnych lokalizacjach i krajach. Nierzadko ten „zamrożony” majątek przedstawia znaczną wartość, w wielu przypadkach generując jedynie koszty.

A może przecież generować stałe źródło przychodów z tytułu umów najmu i dzierżawy. W ramach grupy kapitałowej stanowi to doskonałe narzędzie transferowania środków finansowych pomiędzy podmiotami powiązanymi. Wsparcie podstawowej działalności przychodami z najmu jest o tyle ciekawym rozwiązaniem, że nie wymaga istotnych nakładów na jej rozpoczęcie. To przykład klasycznego wykorzystania realokacji zasobów.

Na takie właśnie rozwiązanie zdecydowała się jedna z grup kapitałowych działająca zarówno na polskim, jak i europejskim rynku. Decyzja biznesowa została wsparta przez decyzję o wdrożeniu rozwiązania SAP RE-FX. Korzyści wynikające z zastosowania tych narzędzi są wielorakie. Zakresem wspieranego przez BCC (aktualnie All for One Poland) wdrożenia objęto kilkanaście lokalizacji na terenie kraju. Wydzielona spółka przejęła aportem dotychczasowe umowy najmu, „użyczeniu” podlegali też odpowiedzialni pracownicy.

Umowy najmu, koszty wspólne

Dzięki SAP RE-FX możliwa jest obsługa umów najmu, dzierżawy, użyczenia na rzecz spółek w ramach grupy kapitałowej lub zewnętrznych kontrahentów. Odbywa się kontrola przepływów cash flow na poziomie umowy najmu, obiektu najmu, partnera. Zarządzanie majątkiem z wykorzystaniem eksploratora (RE Navigator) pozwala na łatwe zarządzanie lokalizacjami w strukturze drzewa, od poziomu najbardziej ogólnego, a więc lokalizacji, do poziomu poszczególnego obiektu najmu czy umowy.

Wykorzystanie transakcji Business Partner, mającej zastosowanie również w systemie SAP CRM, pozwala na przypisywanie kontrahentom dedykowanych ról, w tym np. możliwość najmu mieszkań służbowych własnym pracownikom. Integracja w czasie rzeczywistym z modułami majątku SAP FI-AA pozwala na szybki wgląd w sytuację finansową danego aktywa.

Natomiast równoległe obszary wyceny (FI-AA), w tym również pochodne, umożliwiają szczegółową analizę według krajowych jak i międzynarodowych standardów rachunkowości, a w przypadku grup z kapitałem amerykańskim również US GAAP (US Generally Accepted Accounting Principles, amerykańskich standardów rachunkowości).

Powiązanie z obszarem SAP FI pozwala na rejestrację kosztów, których wartość w przypadku kosztu utrzymania nieruchomości wspólnej podlega podziałowi według ściśle zdefiniowanych reguł (w oparciu o powierzchnię, kwotę za metr kwadratowy, liczbę osób, określony procent od wartości umowy najmu czy z wykorzystaniem funkcjonalności obsługi liczników).

Istnieje też możliwość indeksacji umów w oparciu o wskaźnik CPI (Consumer Price Index), jeżeli zapis taki jest wykorzystywany w ramach umowy najmu (to rozwiązanie szeroko stosowane w Niemczech). Możliwe jest też definiowanie określonych klauzul wypowiedzenia, umożliwiających odzwierciedlenie w systemie reguł zapisanych w umowie dla poszczególnych stron.

Z dokładnością do dnia

Analiza przychodu realizowana jest bezpośrednio z poziomu narzędzi RE-FX, i to zarówno na poziomie danej umowy, jak i obiektu. Dekretacja kontrolingowa (w ramach wspólnego obszaru wyników) pozwala na przypisanie wartości wynikowych danemu MPK odpowiadającemu w hierarchii RE np. obiektowi najmu. Integracja z obszarem SAP CO pozwala więc na rejestrację kosztu, przychodu w obszarze kalkulacyjnym oraz jego analizę z wykorzystaniem funkcjonalności kontrolingowych.

Umowy najmu, stanowiące w tym przypadku nasz główny produkt – jak mówi sama nazwa rozwiązania – mogą być zarządzane elastycznie w ujęciu czasowym. Kalkulacja przychodu z dokładnością do jednego dnia najmu nie stanowi żadnego problemu. Obliczenie wartości przychodu z tytułu najmu możliwe jest za pomocą rozbudowanego algorytmu pozwalającego na kalkulacje wartości w oparciu o rozmaite miary, w tym powierzchnię, wartość bezwzględną, liczbę obiektów (np. miejsc parkingowych), czy inne miary definiowane na etapie wdrożenia.

Zarabiaj na kosztach

Rozwiązanie SAP RE-FX umożliwia daleko idące dostosowanie narzędzi, pozwalając na wykorzystanie tych funkcjonalności, które w najbardziej adekwatny sposób odzwierciedlają specyfikę naszego biznesu. To pozwala postrzegać rozwiązania SAP RE-FX nie tylko jako aplikację dla ściśle dedykowanej grupy odbiorców, ale jako doskonałe narzędzie uzupełniające dotychczasowe zarządzanie majątkiem.

A zatem – jak widać – dotychczasowe centrum kosztu dzięki wykorzystaniu narzędzia SAP RE-FX może stać się upragnionym centrum zysku. Posiadanie znacznych zasobów majątku trwałego (nieruchomości) w pozycjach bilansu nie musi stanowić synonimu braku nowoczesnego zarządzania. Majątek trwały pozwala generować nowe źródła przychodu, a z drugiej strony stanowi doskonałe zabezpieczenie dla inwestycji opartych na finansowaniu kredytem z zabezpieczeniem hipotecznym, ograniczając poziom ryzyka, a tym samym koszty obsługi długu.

Grupy kapitałowe dysponujące znacznymi pozycjami bilansowymi majątku trwałego, w tym budynkami i budowlami, z sukcesem wykorzystują efekt synergii w tzw. cash spoolingu, obniżając koszty obsługi kredytowej. Analogiczny efekt uzyskamy, stosując narzędzie SAP RE-FX. Pozwólmy więc podwójnie skorzystać z posiadanych zasobów nieruchomości. Niech nasze centra kosztów staną się centrami