Nowe terminy zwrotu VAT, zmiany w strukturach Jednolitego Pliku Kontrolnego to tylko przykłady ostatnich zmian w sprawozdawczości do fiskusa. Nasi klienci korzystający z rozwiązania All for One JPK w ramach stałej opłaty maintenance mają dostęp do aktualizacji i nowych wersji rozwiązania. Już ponad 200 polskich firm korzysta z tego narzędzia i prawie wszyscy zdecydowali się na usługę serwisową. Nic dziwnego. Dajemy wszak gwarancję, że jeśli chodzi o JPK – możesz spać spokojnie.     
 

Od 1 stycznia 2022 r. w związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur obowiązują nowe terminy zwrotu VAT. W efekcie wywołanej tym reakcji łańcuchowej Ministerstwo Finansów opublikowało stosowne rozporządzenie dostosowujące treść Jednolitego Pliku Kontrolnego w tym zakresie. Przy okazji wprowadzono w strukturach JPK kilka zmian o charakterze upraszczającym i doprecyzowującym. Kolejnym ogniwem tego łańcucha jest konieczność dostosowań w rozwiązaniach informatycznych firm, generujących JPK. Taka sytuacja powtarza się co najmniej raz w roku, jeśli nie częściej – ostatnia podoba zmiana miała miejsce zaledwie w połowie 2021 r.

Już ponad 200 firm, które do generowania JPK wykorzystują nasze rozwiązanie All for One JPK, outsourcowało temat dostosowania swoich systemów SAP do zmieniających się wymagań i wytycznych ogłaszanych w kolejnych rozporządzeniach MF.

Nasza oferta w zakresie JPK to gotowe rozwiązanie pozwalające przygotować system SAP klienta do generowania danych podatkowych i księgowych w formie JPK, uzupełnione o szereg rozszerzeń komplementarnych. Drugą część oferty stanowi usługa maintenance – gwarantująca klientom dostęp do aktualizacji, nowych wersji systemu oraz obsługi błędów w ramach stałej opłaty abonamentowej. I to właśnie ta usługa – wobec dużej zmienności legislacji – stanowi nasz wyróżnik na rynku rozwiązań do obsługi procesu generowania JPK.

All for One JPK – narzędzie

Gdy w 2016 r. ustawodawca ogłosił dla firm obowiązek przedstawiania ksiąg i dokumentów księgowych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, od razu przystąpiliśmy do pracy nad rozwiązaniem pozwalającym generować wymagane dokumenty bezpośrednio z SAP. W efekcie nasze rozwiązanie było gotowe i wdrożone u pierwszych klientów z chwilą powstania tego obowiązku. Od tego czasu sukcesywnie rozwijamy produkt. All for One JPK obsługuje wszystkie struktury JPK:

  • ewidencja VAT – JPK_V7 (generowane co miesiąc),
  • księgi rachunkowe – JPK_KR,
  • wyciąg bankowy – JPK_WB,
  • magazyn – JPK_MAG,
  • faktury VAT – JPK_FA,
  • faktury VAT rolnicy ryczałtowi – JPK_FA_RR,
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,
  • ewidencja przychodów – JPK_EWP.

To bestseller z oferty All for One Add-ons, co jest dla nas powodem do dumy, jednak ważniejsze jest to, że rozwiązanie udoskonalane i rozwijane na podstawie tak wielu doświadczeń w firmach różnej wielkości i z różnych branż zostało mocno ustandaryzowanie. Pozwala to znaczne skrócić czas jego wdrożenia. Nasz dodatek nie ingeruje w standard SAP klienta i nie wymaga zmian w konfiguracji systemu.

Rozwiązanie współpracuje ze wszystkimi systemami od SAP. Przygotowaliśmy gotowe paczki transportowe dla SAP ECC, Simple Finance, S/4HANA. Produkt może być uruchomiony na każdej wersji systemu SAP, również w najnowszych. Instalacja polega na wgraniu transportu na system klienta.

Integracja z zewnętrznymi systemami, np. magazynowymi, sprzedażowymi, odbywa się przez dedykowany interfejs. W przypadku integracji z innymi, prostszymi rozwiązaniami, w których np. nie ma możliwości przygotowania danych lub które nie gromadzą danych koniecznych do wygenerowania JPK – proponujemy Excel4JPK – gotowe narzędzie „z półki”, które pozwala wczytywać dodatkowe źródła danych do uzupełniania danych z SAP.

Projekt wdrożenia poprzedzony jest analizą, podczas której porównujemy system klienta ze standardem All for One JPK. Efektem jest lista miejsc wymagających dostosowania w naszym narzędziu, dla konkretnej konfiguracji. Analiza nie jest jedynie listą rozbieżności. Często zawieramy w niej sugestie zmian czy to w konfiguracji, czy w procesie. Na przykład z różnych względów rekomendujemy dodanie pola „Data wpływu faktury” w tych konfiguracjach, które tego nie mają i za datę wpływu przyjmują datę VAT.

Po implementacji i testach następuje etap szkoleń dla użytkowników. Oprócz standardowych szkoleń w trakcie projektu oddajemy do dyspozycji użytkowników bogaty zestaw tutoriali, materiałów szkoleniowych i nagrań instruktażowych, do których mogą sięgnąć w dowolnym momencie.

Po starcie produktywnym zwykle pierwszą generowaną strukturą JPK jest ewidencja zakupów i sprzedaży VAT (JPK_V7), którą każda firma ma obowiązek przesłać co miesiąc do KAS. Pozostałe struktury są generowane na żądanie organów kontrolnych. Na marginesie warto wspomnieć, że ze względu na szczegółowość danych o wygenerowanie struktur JPK Księgi Rachunkowe proszą często audytorzy.

…i serwis

Benjamin Franklin powiedział kiedyś, że na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki. Gdyby żył obecnie w Polsce, pewnie dodałby, że jeszcze zmiany w podatkach. Dlatego rozwiązania informatyczne odpowiedzialne za procesy finansowo-księgowe wymagają częstych aktualizacji i poprawek, by gwarantować, że rozliczenia i sprawozdawczość są realizowane poprawnie, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami.

W All for One gwarancję tę stanowi usługa maintenance dla JPK. Przybliżmy, jak to funkcjonuje w praktyce.

W lutym 2020 r. została ostatecznie wprowadzona struktura JPK_V7 oraz comiesięczny obowiązek jej wysyłania do KAS. Firmy, które do tego czasu zdołały wypracować własne lub wdrożyć rozwiązania do generowania JKP firm trzecich, znów stanęły przed koniecznością negocjowania ze swoimi dostawcami lub samodzielnego wykonania dostosowań w systemie.

W All for One po pierwszych komunikatach ministerstwa rozpoczęły się prace nad aktualizacją rozwiązania, które zakończyły się przed powstaniem obowiązku przesyłania nowej struktury. Klienci zostali poinformowani, że transporty są gotowe i mogą zostać wgrane na ich systemy.

Podobnie dzieje się przy okazji innych zmian prawnych lub wykrycia błędów w rozwiązaniu. Oprócz zmian wymuszonych ustawami i rozporządzeniami, funkcjonalności JPK są cały czas rozwijane i optymalizowane. Efekty tych prac są wgrywane na system klienta z kolejnymi transportami. Przykładem takich udoskonaleń mogą być:

  • optymalizacje rozwiązania, ważne przede wszystkim dla dużych podmiotów, dla których raporty JPK mogą mieć rozmiar nawet kilkunastu gigabajtów. Ostatnio zoptymalizowaliśmy proces pobierania danych, wyświetlania i kolejno zapisy do bazy oraz do pliku JPK;
  • automatyczny wybór odpowiedniego schematu, na którym ma zostać przygotowany plik JPK;
  • szczegółowe walidacje, które pilnują poprawności tworzonych plików JPK.

Warto dodać, że po każdej aktualizacji rozwiązania przeprowadzamy szkolenia dla użytkowników, wyjaśniające zmiany i podpowiadające, jak się do nich przygotować.

Opcje dodatkowe

Dla naszych klientów przygotowaliśmy także pakiet rozszerzeń do All for One JPK. Oprócz wspomnianego już Excel4JPK do automatycznego wczytywania danych z plików zewnętrznych do JPK, są to JPK Transfer do obsługi wysyłki JPK do systemu MF oraz JPK VAT Change Analyzer do automatyzacji analiz i korekt JPK. Na to ostatnie narzędzie, które wyróżnia nas na rynku, warto zwrócić szczególną uwagę. JPK VAT Change Analyzer pozwala w sposób zautomatyzowany wyszukiwać zmiany skutkujące koniecznością złożenia korekty pliku JPK_V7 za minione okresy.

Rozwiązaniem komplementarnym do All for One JPK jest narzędzie Partner Checker, które może zostać wykorzystane do weryfikacji kontrahentów przed wysyłką JPK.

Opinie naszych klientów

Anna Krzemień, Dyrektor ds. Wsparcia i Rozwoju SAP w AZB Sp. z o. o. i Pełnomocnik Zarządu ds. systemu informatycznego SAP w Time SA

Wspólnie z All for One wdrożyliśmy JPK_V7, a także rozwiązanie umożliwiającego naliczenie ulgi na złe długi, jak również sprawozdanie o praktykach płatniczych. Na co dzień korzystamy z bieżącego wsparcia użytkowników, które stanowi dla nas uzupełnienie i rozszerzenie kompetencji SAP posiadanych w Grupie.

Ilona Wzgarda, Managing Director Administration and Business, Faller Packaging Polska

Aktualizacje i nowe wersje

Sprawdzone w wielu firmach rozwiązanie pozwalające przygotować system SAP do generowania danych podatkowych i księgowych zgodnie z aktualnymi przepisami – All for One JPK zostało zaimplementowane także w firmie Faller Packaging. Dodatkową wartością jest świadczony przez producenta serwis rozwiązania, w skład którego wchodzą bezpłatne aktualizacje i nowe wersje aplikacji, uwzględniające zmiany w prawie.