Wiele firm, decydując się na wdrożenie systemu ERP oraz zamierzając swoje produkty i działania dostosować do norm ISO, staje przed dylematem: najpierw System Zarządzania Jakością, czy wdrożenie systemu ERP – czy może równocześnie oba przedsięwzięcia? Na to pytanie nie ma prostej i jednoznacznej odpowiedzi. Każde podejście niesie za sobą określone korzyści i zagrożenia.
 

Najpierw SZJ, potem ERP

Z punktu widzenia rozpoczynającego się wdrożenia systemu ERP niewątpliwym plusem jest, że przedsiębiorstwo stosujące SZJ posiada już ustalone, powtarzalne procedury działań, jednoznacznie określone zakresy uprawnień i obowiązków, uporządkowaną kwestię dokumentacji i zapisów. To bardzo pomaga przy wdrożeniu. Firma wdrożeniowa jest w stanie znacznie szybciej poznać procesy przedsiębiorstwa, co przyspiesza wdrożenie.

Co to jest SZJ?

Są to struktury organizacyjne, procedury i zasoby firmy, niezbędne do zarządzania jakością, w tym do zdobycia zaufania klientów, że firma jest w stanie spełnić ich wymagania dotyczące jakości produktu (usługi).

Mankamentem jest to, że z reguły procedury SZJ niezbyt dokładnie lub często w ogóle nie regulują obszaru finansów w firmie, księgowości czy rachunku kosztów. Stąd też zastany opis wymaga uzupełnienia o brakujące obszary funkcjonalne.

Po analizie procedur SZJ firma wdrożeniowa, znając możliwości konfiguracji systemu, może określić, które procedury będzie można odwzorować w systemie informatycznym wprost, a które będą wymagały modyfikacji.

Często proponowane przez firmę wdrożeniową zmiany już ustalonych procesów nie wynikają z braku możliwości ich obsługi w systemie ERP. Konsultanci firmy wdrożeniowej, analizując przedsiębiorstwo klienta, starają się patrzeć na nie globalnie – wiedzą, iż czasami dodanie jednego dodatkowego zadania w jednej komórce pozwoli zaoszczędzić wiele pracy pozostałym komórkom.

Dzięki systemowi ERP informacja o przebiegu procesów wpisywana jest tylko raz i dostępna jest dla wszystkich uprawnionych pracowników, korzystających z systemu. Stąd też bardzo duże możliwości w uproszczeniu działań w procesie związanych z samym rejestrowaniem danych w systemie.

Wszystko to razem powoduje, że wynikiem wdrożenia systemu jest całkiem pokaźny zbiór zmian, które trzeba będzie uwzględnić w procedurach SZJ. Ze względu na wymagania SZJ zmiany te powinny być oczywiście wprowadzane równolegle z wdrażanym systemem ERP, tak aby po jego uruchomieniu nie doszło do sytuacji, gdy opis w procedurach SZJ jest nieaktualny w stosunku do rozwiązań przyjętych w systemie ERP.

Najpierw ERP, potem ISO

Tym razem to zespół przygotowujący procedury SZJ może skorzystać z gotowej dokumentacji powstałej w trakcie wdrożenia ERP, opisującej procesy i funkcje przedsiębiorstwa. Powinien być to opis bardzo dokładny i obejmujący wszystkie te obszary firmy, które zostały objęte zakresem wdrożenia ERP.

Mamy również dookreślone przynajmniej pośrednio poprzez uprawnienia w systemie informatycznym zadania i obowiązki na poszczególnych stanowiskach pracy. To, czego najczęściej brakuje w przygotowanych rozwiązaniach to brak uwzględnienia określonych wymagań normy ISO.

Z tego też powodu, jeśli przedsiębiorstwo chce certyfikować swój SZJ na zgodność z wybraną normą,, konieczne jest uzupełnienie procesów funkcjonujących w systemie ERP o działania będące konsekwencją realizacji konkretnych wymagań normy.

Na szczęście jeżeli system był wdrażany przez kompetentnych konsultantów, istnieje duże prawdopodobieństwo, że skala ingerencji w konfigurację ERP nie będzie duża. Jednak zawsze zmiany wprowadzane w działającym systemie IT nie są łatwe. Konsultanci muszą pamiętać o powiązaniach pomiędzy wszystkimi procesami, tak aby zmiana w jednym procesie nie uniemożliwiała prawidłowego funkcjonowania pozostałych.

A może ERP i SZJ jednocześnie?

To zadanie z punktu widzenia zarządzania projektami na pewno jest najtrudniejsze. Trzeba skoordynować ze sobą dwa zespoły projektowe. Jeżeli jednak uda się pokonać trudności organizacyjne, a firma jest w stanie przeznaczyć w  jednym czasie bardzo dużą ilość zasobów (w tym czasu pracy swoich pracowników) na wdrażanie obydwu systemów, to jest duża szansa, że otrzymamy jedno spójne rozwiązanie.

Korzyści posiadania SZJ

  • wzbudzenie zaufania klienta do produktu (usługi)
  • „wymuszenie" powtarzalności optymalnych metod produkcji (obsługi klienta)
  • produkt zawsze zgodny z wymaganiami jakościowymi i oczekiwaniami klienta

Rozwiązanie, które będzie obejmować procedury działań i opisy procesów w całym przedsiębiorstwie, w którym konfiguracja systemu ERP w poszczególnych modułach będzie od razu uwzględniać wymagania norm jakościowych, a rozwiązania niewchodzące w zakres wdrożenia ERP zostaną uregulowane organizacyjnie przy pomocy procedur SZJ. Takie podejście przy dużym wysiłku firmy, jest w stanie w krótkim terminie dać przedsiębiorstwu SZJ oparty czy wręcz wbudowany we wdrożony system ERP.

Podsumowując, nie ma jedynej słusznej drogi. Każde z przedstawionych rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Wybór powinien zależeć od sytuacji w danym przedsiębiorstwie. Niezależnie od wybranej drogi najważniejszą kwestią jest dobra metodyka wdrożenia i właściwy sposób zarządzania projektem – zarówno w przypadku Systemu Zapewnienia Jakości, jak i systemu ERP.