Boty w procesach HR

Raiffeisen Bank International od lat konsekwentnie realizuje strategię HR zakładającą maksymalne odciążanie pracowników z zadań typowo administracyjnych i tworzenie warunków umożliwiających zespołowi skupienie się na bardziej kreatywnych działaniach, przynoszących przewagę konkurencyjną. Jednym z pierwszych kroków w tym procesie było przekazanie obsługi procesów kadrowo-płacowych do All for One Poland, następnie digitalizacja procesów HR z wykorzystaniem platformy samoobsługi pracowniczej BeeOffice.

Najnowszym osiągnieciem w dalszym odciążaniu pracowników z wykonywania powtarzalnych i czasochłonnych czynności jest projekt przejęcia przez boty synchronizacji wybranych danych kadrowo-płacowych pomiędzy systemami BeeOffice oraz R2Płatnik.

Potrzeba automatyzacji procesów narastała wraz ze wzrostem zatrudnienia. Systemy, które w 2018 r. zostały uruchomione dla około 180 osób, dziś obsługują ich już ponad 400. Pracownicy są rozproszeni w kilku lokalizacjach, w większości pracują w modelu hybrydowym. Dodatkowo firma korzysta ze wsparcia All for One w zakresie realizacji procesów kadrowo-płacowych. Jako instytucja finansowa jest też zobligowana spełniać wysokie wymagania regulacyjne obowiązujące w branży. W takich realiach uproszczenie i daleko posunięta automatyzacja procesów HR to oczywiste założenia.

Bezpośrednim impulsem do przeprowadzenia automatyzacji wymiany danych między R2Płatnikiem i BeeOffice była zmiana biznesowa polegająca na powołaniu zespołu pracującego w systemie pracy zmianowej. Zakładano, że harmonogramy pracy w tym zespole będą się często zmieniać. Uznano też, że niejako przy okazji warto rozszerzyć zakres prac, by przy niewielkim nakładzie dodatkowym uzyskać korzyść w postaci automatyzacji kolejnych procesów. Ostatecznie po szczegółowej analizie do automatyzacji wybrano trzy procesy:

• migrację harmonogramów pracy dla zmianowego systemu pracy,
• migrację wniosków czasu pracy – nadgodzin,
• migrację limitów urlopowych.

Przed automatyzacją na początku każdego miesiąca dane dotyczące wniosków czasu pracy z BeeOffice były ręcznie przenoszone do systemu R2Płatnik. Po wprowadzeniu nadgodzin każdorazowo konieczne było przeliczanie i zaktualizowanie w terminarzu R2Płatnik łącznych godziny pracy. A dla każdego wprowadzonego wniosku należało w BeeOffice zmienić status. Co miesiąc czynności te trzeba było wykonać dla 300-350 wniosków, co zajmowało łącznie około pięciu godzin pracy.

Obecnie proces odbywa się w pełni automatycznie, bez angażowania pracowników zespołu HR. Rozwiązanie jest oparte na bocie przenoszącym dane pomiędzy dwoma systemami, zbudowanym na potrzeby obsługi harmonogramów pracy zmianowej.

Informacje o tym, jakie wnioski z nadgodzinami ma pracownik w danym miesiącu, są eksportowane z BeeOffice do pliku Excel, gdzie następuje przygotowanie danych do wprowadzenia do programu R2Płatnik. Następnie do R2P automat wprowadza nadgodziny. Po odszukaniu odpowiedniego pracownika w systemie otwiera odpowiednią kartę pracy i wprowadza godziny pracy na odpowiednie dni, po czym oblicza i aktualizuje łączne godziny pracy w dniach, w których wprowadzono nadgodziny.

Proces odbywa się kolejno dla każdego pracownika. Wszystkie wnioski danego pracownika na dany miesiąc są grupowane i pobierane za jednym razem. Zmiana statusu wniosku jest realizowana przez API.

Na zakończenie bot wysyła e-mail z wykazem przeniesionych danych i ewentualną informacją o wystąpieniu błędu.

Wnioski czasowe przenoszone są automatycznie codziennie od 1 do 9 dnia miesiąca.

Przed automatyzacją migracji limitów urlopowych pierwsze przeniesienie limitów dla urlopu dodatkowego, opieki nad dzieckiem oraz urlopu wypoczynkowego na dany rok odbywało się za pomocą raportów generowanych z systemu R2Płatnik. Kolejne limity urlopowe lub modyfikacje istniejących limitów pojawiające się w systemie R2Płatnik przy zatrudnieniu nowych pracowników lub po dostarczeniu przez pracownika odpowiednich wniosków były ręcznie przenoszone do BeeOffice.

Wartości limitów dla urlopowych były odczytywane bezpośrednio z R2Płatnika. Dla wartości limitów siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego przyjmowano stałą liczbę dni. Wartość limitu urlopu na żądanie była przeliczana na podstawie wielkości etatu pracownika. Każdy limit był osobno wprowadzany do BeeOffice.

Obsługa tego procesu przez bota wygląda następująco. Z R2Płatnik eksportowane są raporty zawierające informacje o limitach urlopowych na dany rok, z podziałem na kategorie dla każdego pracownika w systemie. W celu ustalenia limitu na żądanie eksportowany jest też raport z wymiarem godzin pracy każdego pracownika. Po odczytaniu danych z raportów automat weryfikuje, czy dany limit został wprowadzony podczas wcześniejszych uruchomień procesu, i przygotowuje limity w celu zaktualizowania stanu w BeeOffice (za pomocą API).

Następnie dodaje każdemu pracownikowi stałe limity dla urlopu na żądanie, siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. Limity zostają wprowadzone do BeeOffice i następuje sprawdzenie, czy dany limit został prawidłowo wczytany. Na zakończenie zaktualizowane i niezaktualizowane limity są podsumowane.

Opcjonalnie zostaje wysłany e-mail z powiadomieniem o błędzie, jeśli wystąpił, lub podsumowaniem tych limitów, które należy sprawdzić ręcznie, ponieważ nie udało się ich zaktualizować automatycznie.

Łączne proces obsługuje około 54 limity miesięcznie. Limity urlopowe przenoszone są raz w tygodniu.

Do automatyzacji procesów wykorzystano RunBotics – platformę RPA (Robotic Process Automation). Środowisko deweloperskie zostało postawione na zdalnej maszynie i z wykorzystaniem rozwiązania RunBotics opartego na chmurze. Procesy automatyzujące zostały zbudowane na bazie trzech głównych procesów firmy, odpowiednio dla wniosków czasowych, harmonogramów oraz limitów urlopowych. Każdy z tych procesów uruchamia liczne podprocesy odpowiedzialne za poszczególne etapy działań, np. pobranie, odczytanie czy wprowadzenie danych z i do odpowiednich systemów. W tym celu wykorzystywane jest BeeOffice REST API.

Każda minuta pracy bota to odzyskany czas pracownika. Zamiast monotonnego i żmudnego przenoszenia danych między systemami specjaliści HR mogą obecnie wykorzystać swój potencjał na działania bardziej kreatywne, przynoszące realną wartość.

Boty nie popełniają błędów, nie mylą się, są dyskretne i pracują znacznie szybciej. Przy czynnościach związanych z naliczaniem listy płac to nieocenione korzyści.

Nie biorą też urlopów i nie chorują, a więc firma zyskała pewność, że proces zostanie wykonany poprawnie i w zaplanowanym czasie, mimo niedostępności pracownika zajmującego się uzupełnianiem danych.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych z wykorzystaniem narzędzi RPA to jedno z tych działań, które doskonale wpisuje się w trendy w nowoczesnym HR. Nie tylko pomaga zaoszczędzić czas i pieniądze, ale też wspiera wzrost zadowolenia pracowników i rozwój ich talentów.

Zrealizowane ze wsparciem All for One Poland automatyzacje w procesie obsługi harmonogramów czasu pracy, wniosków urlopowych i limitów urlopowych to kolejne działania optymalizujące pracę działu HR.

W RBI wychodzimy z założenia, że każdy nowy proces powinien być maksymalnie bezobsługowy i zautomatyzowany. Nie chcemy dokładać sobie pracy, nie chcemy generować dodatkowych kosztów związanych z nakładem pracy człowieka.

Jednocześnie bacznie przyglądamy się wcześniej wdrożonym procesom. Przy rosnącej skali organizacji rosną też koszty obsługi HR załogi i niektóre zadania dziś bardzie opłaca się powierzyć botom.

Mamy całą listę planowanych lub już realizowanych usprawnień, które pozwolą nam zwiększyć efektywność działu HR, w tym m.in. automatyczne wprowadzenie nowych wniosków o pracę zdalną, pracę z zagranicy (workation), czy wnioski na urlop regeneracyjny (tzw. sabbatical).

Nasz bot pracuje szybko, nigdy się nie myli, zawsze daje z siebie 100% i bez skargi wykonuje najbardziej niewdzięczne zadania.

Aleksandra Osikowska, Dyrektor Biura HR, Raiffeisen Bank International Oddział w Polsce

• Migracja harmonogramów pracy dla zmianowego systemu pracy
• Migracja wniosków czasu pracy – nadgodzin
• Migracja limitów urlopowych
• Wymiana danych pomiędzy BeeOffice i R2Płatnikiem
• 100% danych przenoszonych automatycznie
• Przyspieszenie procesów i gwarancja przeniesienia danych mimo niedostępności osoby odpowiedzialnej
• Eliminacja błędów podczas przenoszenia i obliczania godzin pracy
• Odciążenie pracowników z repetytywnej pracy