Porządki na koniec roku w SAP HR | All for One Poland
PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa All for One zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

Jesteśmy liderem rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Wcześniej SNP Poland, a do 2017 - BCC.

Jesteśmy częścią Grupy All for One – wiodącego partnera SAP w Europie Środkowej.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Jest nas niemal 500 – konsultantów SAP, programistów i specjalistów IT, kierowników projektów. Działamy w międzynarodowym środowisku, pracujemy w nowoczesnych technologiach, wdrażamy i tworzymy rozwiązania IT dla biznesu. Realizujemy ciekawe projekty dla liderów w swoich branżach. U nas rozwijasz się każdego dnia. Dołącz do nas!

Porządki na koniec roku w SAP HR

Wartość dodana dla klientów serwisu aplikacyjnego SNP

Udostępnij
Drukuj:
Koniec roku to dobry czas na podsumowania, inwentaryzacje, audyty. Warto też przeprowadzić weryfikację firmowego SAP HR – czy wszystkie uaktualnienia producenta ostały wgrane i działają poprawnie, czy procesy kadrowo-płacowe i rozliczenia z ZUS, urzędem skarbowym czy sprawozdawczość dla GUS są realizowane zgodnie z prawem. Dla klientów serwisu aplikacyjnego SAP HR SNP realizuje bezpłatnie audyt systemu, by mogli mieć pewność, że w nowy rok wkraczają z w pełni „legalnym” systemem.
 

O tym, jak ważne jest posiadanie aktualnego pod względem prawnym systemu HR, nikogo nie trzeba przekonywać. Nieaktualny system HR to dodatkowa praca dla jego użytkowników i innych osób zaangażowanych w procesy obsługi kadrowo-płacowej pracowników. Co z tego, że dysponujemy systemem o dużych możliwościach funkcjonalnych, który pozwala na przygotowanie złożonych raportów lub przeprowadzenie skomplikowanych operacji, jeśli nieaktualna wersja formularza PIT-11 zmusza użytkownika do ręcznego (poza systemem) sporządzenia PIT-ów.

Polskie prawo pracy należy do dziedzin podlegających częstym zmianom. Z jednej strony jest to wynik doskonalenia prawa tam, gdzie jest to wymagane, a z drugiej dopasowywania się do zmieniającej się rzeczywistości, np. zmiany wprowadzone w roku 2009 miały na celu przeciwdziałać skutkom kryzysu gospodarczego.

Zmiany w prawie – zmiany w SAP HR

Zmienność prawa pracy staje się dobrze widoczna, gdy policzymy, jak duży ma to wpływ na działanie systemu informatycznego. W roku 2008 zaobserwowaliśmy 18 zmian w prawie pracy, które wymagały modyfikacji funkcjonalności w systemie SAP HR. Obok cyklicznych modyfikacji związanych z aktualizacją parametrów płacowych, takich jak wskaźnik waloryzacji podstaw zasiłkowych czy podstawy dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, miały miejsce:

  • aktualizacje formularzy podatkowych,
  • aktualizacje danych adresowych urzędów skarbowych,
  • zmiany w raportach dla ZUS: w formularzu rozliczeniowym ZUS DRA, formularzach
  • zgłoszeniowych ZUS ZCNA i ZUS ZUA oraz zaświadczeniu ZUS Z-3,
  • aktualizacja parametrów płacowych, jak np. roczne ograniczenie podstawy ubezpieczeń, wynagrodzenie minimalne czy współczynnik ekwiwalentu urlopowego.

Najpoważniejszą zmiana prawną, a zarazem funkcjonalną w roku 2008 było wprowadzenie w życie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 czerwca 2008 r. w sprawie rachunku podstawy zasiłku chorobowego.

Rok 2009 r. szczególnie obfitował w zmiany mające wpływ na funkcjonowanie systemu SAP HR. Odnotowaliśmy aż 23 modyfikacje z zakresu:

  • aktualizacji parametrów płacowych (realizowanych cyklicznie),
  • aktualizacji formularzy podatkowych,
  • zmiany raportów Głównego Urzędu Statystycznego (GUS DG-1, GUS Z-12 i GUS Z-02),
  • zmiany zasad rozliczania podatku dochodowego od tzw. drobnych zleceń,
  • zmiany stawek podatkowych od umów-zlecenia i o dzieło,
  • zwolnienia z naliczania składek FP i FGŚP od wynagrodzenia pracowników powracających po urlopie macierzyńskim lub wychowawczym,
  • zmian w naliczaniu wynagrodzenia chorobowego pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia,
  • zwolnienia z naliczania składek FG i FGŚP od wynagrodzenia określonych grup pracowników,
  • aktualizacji danych adresowych urzędów skarbowych,
  • wydłużenia okresu zasiłkowego chorobowego dla kobiet w ciąży,
  • nowej składki na Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • zmian zasiłku opiekuńczego dla ojca.

W 2010 r. ustawodawca wprowadził znacznie mniej zmian legislacyjnych, które wymagały interwencji i uaktualnień w systemie SAP HR. Do połowy listopada odnotowaliśmy „tylko” 15 takich aktualizacji. Są to:

  • cykliczne aktualizacje parametrów płacowych,
  • aktualizacje w zakresie urlopów rodzicielskich,
  • program ZUS ZSWA służący do raportowania składek FEP,
  • nowa klasyfikacja zawodów i specjalności,
  • aktualizacja raportu GUS Z-06,
  • aktualizacja programu generującego formularze zgłoszeniowe ZUS w związku z nową wersją systemu Płatnik.

Noty, aktualizacje, dostosowania

W systemie SAP HR aktualizacje funkcjonalności związane ze zmianą przepisów kadrowo-płacowych w większości przypadków zapewnia sam producent systemu.

W cyklach miesięcznych Dział Produktów SAP Polska publikuje uzupełnienia do wersji polskiej systemu HR. Jeśli jest to konieczne – gdy wprowadzenie zmiany jest wymagane poza miesięcznym cyklem uzupełnień – wówczas producent ogłasza aktualizacje częściej.

Uzupełnienia są wydawane w postaci pakietów not, które należy zaimplementować do firmowego systemu SAP HR. Wykonanie implementacji wymaga kompetencji z zakresu Basis SAP, wykonują ją zwykle administratorzy systemu.

Serwis aplikacyjny SAP HR w SNP

Od 2004 r. BCC (od 2018 r. SNP Poland) oferuje klientom usługę wsparcia aplikacyjnego SAP HR, realizowaną przez dedykowany zespół konsultantów. Usługa polega na wsparciu użytkowników kluczowych lub końcowych korzystających z rozwiązania SAP HR oraz na zapewnieniu ciągłości jego funkcjonowania. Zespół konsultantów wsparcia jest dostępny codziennie w godz. 8-17 (a na życzenie klientów podczas naliczania płac nawet do godz. 20), zapewniając natychmiastową reakcję na zgłoszenie. Wynika to z warunków umowy SLA między SNP i klientem, która zwykle zakłada bardzo krótki czas obsługi zgłoszenia. Z usługi korzysta obecnie niemal 40 organizacji, w tym firmy zatrudniające kilka i kilkanaście tysięcy pracowników (jak Grupa Metro, ING Bank Śląski, Kompania Piwowarska), jak  i przedsiębiorstwa o kilkusetosobowym zatrudnieniu (w tym Fabryka Cukiernicza Kopernik, Wolters Kluwer Polska, Tchibo).

Tym samym SNP jest największym dostawcą usług serwisowych SAP HR w Polsce. Usługa wsparcia aplikacyjnego SAP HR jest częścią kompleksowej oferty SNP w zakresie utrzymania systemów SAP, obejmującej m.in. zdalne wsparcie użytkowników SAP we wszystkich modułach, administrację SAP oraz hosting systemów w oparciu o Centrum Outsourcingowe SNP w podpoznańskich Złotnikach.

Po wgraniu uzupełnień konieczne jest wykonanie tzw. dostosowania systemu SAP HR. Polega ono na:

  • zweryfikowaniu poprawności zaimplementowanych not,
  • naniesieniu ewentualnych zmian w konfiguracji systemu. Warto podkreślić, że nie zawsze sama implementacja noty jest wystarczająca. Niekiedy SAP zaleca wykonanie dodatkowych działań wynikających ze specyficznej konfiguracji systemu klienta, np. definicja nowych nieobecności: urlop ojcowski czy urlop „tacierzyński”,
  • przeprowadzeniu testów technicznych funkcjonalności, które podlegają zmianom.

Dostosowanie powinien wykonać kompetentny konsultant SAP HR. Nieuwzględnienie uzupełnienia systemu lub też niedokładne przeprowadzona procedura dostosowania mogą w rezultacie spowodować, że firma przestanie realizować procesy kadrowo-płacowe zgodnie z wymogami prawa. Konsekwencje takich zaniedbań mogą być bardzo przykre i kosztowne.

Po wgraniu uzupełnień konieczne jest wykonanie tzw. dostosowania systemu SAP HR. Polega ono na:

  • zweryfikowaniu poprawności zaimplementowanych not,
  • naniesieniu ewentualnych zmian w konfiguracji systemu. Warto podkreślić, że nie zawsze sama implementacja noty jest wystarczająca. Niekiedy SAP zaleca wykonanie dodatkowych działań wynikających ze specyficznej konfiguracji systemu klienta, np. definicja nowych nieobecności: urlop ojcowski czy urlop „tacierzyński”,
  • przeprowadzeniu testów technicznych funkcjonalności, które podlegają zmianom.

Dostosowanie powinien wykonać kompetentny konsultant SAP HR. Nieuwzględnienie uzupełnienia systemu lub też niedokładne przeprowadzona procedura dostosowania mogą w rezultacie spowodować, że firma przestanie realizować procesy kadrowo-płacowe zgodnie z wymogami prawa. Konsekwencje takich zaniedbań mogą być bardzo przykre i kosztowne. funkcji realizuje jedne zadania kosztem pozostałych, co także wpływa na jakość pracy i czas realizacji zadań.

Innym podejściem do administracji SAP HR siłami wewnętrznymi jest wyznaczenie do tej funkcji firmowego specjalisty IT, który wprawdzie zna system od strony technicznej, ale brakuje mu wiedzy z zakresu obszaru zarządzania kapitałem ludzkim.

W firmach międzynarodowych, których główna siedziba mieści się poza granicami Polski, rolę administratora systemu może pełnić administrator z centrali. Często są to wysokiej klasy specjaliści, także z zakresu systemu SAP HR, jednak rzadko znają oni specyfikę polskiej wersji systemu HR, zwykle też nie orientują się w zawiłościach naszego prawa.

Utrzymanie wysoko wykwalifikowanych administratorów systemu SAP HR jest bardzo kosztowne. Obok kosztów związanych z wynagrodzeniem specjalisty i kosztami utrzymania stanowiska pracy należy doliczyć koszty szkoleń, ewentualnych absencji, wdrożenia pracownika do pracy itp.

Zatrudniając wewnętrznego administratora systemu SAP HR, trzeba się też liczyć z ryzykiem niedostępności pracownika (np. urlop wypoczynkowy, choroba), a także z jego odejściem z firmy.

Inne ryzyko wiąże się z odpowiedzialnością za poprawne działanie systemu i realizowanie procesów kadrowo-płacowych zgodnie z aktualnymi wymogami prawa. Mając na uwadze wszystkie powyższe kwestie, wiele firm – użytkowników systemu SAP HR, decyduje się na skorzystanie z utrzymania SAP w outsourcingu u wyspecjalizowanego dostawcy. Zakres usług może być różny.

Centrum Outsourcingowe SNP świadczy pełen zakres usług – od administracji, poprzez serwis aplikacyjny, po hosting systemu. Spośród tej oferty poszczególni klienci wybierają te usługi, które odpowiadają ich aktualnym potrzebom. A zatem warianty obsługi klientów są różne. Część firm we własnym zakresie zajmuje się administrowaniem SAP (wgrywaniem not i uaktualnień), od SNP oczekując wsparcia użytkowników kluczowych i końcowych w bieżącej obsłudze systemu.

Bywa też odwrotnie – klienci powierzają nam pieczę nad swoim systemem, nie chcąc rozwijać i utrzymywać kompetencji „technicznych”, jednak dysponują wewnętrznym helpdeskiem dla użytkowników. Są też klienci korzystający z pełnego zakresu usług, łącznie z hostingiem.

Korzyści z outsourcingu SAP HR są wielorakie. Klienci Centrum Outsourcingowego SNP mają stały dostęp do konsultantów o wysokich kwalifikacjach technicznych i merytorycznych z zakresu HR oraz wieloletnim doświadczeniu projektowym. Konsultanci serwisu, we współpracy z zespołem Wsparcia Basis SNP, realizują prace w zakresie implementacji uzupełnień HR i dostosowania systemu. W ramach usługi przejmują oni odpowiedzialność za poprawne działanie systemu, jego bieżącą obsługę, a także rekomendują wykonanie koniecznych zmian i dostosowań.

Procedura zakończenia roku

Każdy, nawet najlepiej działający mechanizm od czasu do czasu potrzebuje przeglądu. Podobnie jest z systemem informatycznym, a szczególnie takim, który podlega częstym modyfikacjom.

Koniec roku to dobry moment na weryfikację poprawności działania i przygotowanie systemu do pracy w nowym roku kalendarzowym. Dla klientów serwisu aplikacyjnego SNP co roku udostępnia Procedurę zakończenia roku. W ramach tej procedury konsultanci SNP dokonują kompleksowego przeglądu firmowego SAP HR. Prace obejmują:

  • weryfikację stanu uzupełnień SAP pod względem ich aktualności,
  • weryfikację i aktualizację parametrów odpowiedzialnych za poprawne naliczenie wynagrodzeń, np. wartość minimalnego wynagrodzenia, wartość 30-krotności podstawy ZUS, stawki podatku dochodowego itp.,
  • weryfikację i generowanie dat wypłaty, okresów rozliczenia itp.,
  • generowanie zakresów numeracyjnych dla umów-zlecenia i o dzieło oraz rachunków z tytułu tych umów na kolejny rok,
  • weryfikację i generowanie reguł harmonogramów czasu pracy na kolejny rok,
  • generowanie lub wsparcie przy generowaniu limitów nieobecności na nowy rok – urlopów wypoczynkowych, opieki zasiłkowej nad dzieckiem i członkiem rodziny,
  • wsparcie przy generowaniu PIT za poprzedni rok.

Oprócz bezpośrednich działań dostosowawczych w systemie (lub wskazania brakujących not i uzupełnień, jeśli za tę czynność odpowiadają administratorzy wewnętrzni), efektem procedury jest także raport zawierający listę czynności, które należy wykonać w systemie, a także zalecenia i rekomendacje związane z rozwojem systemu.

Lepszy Biznes

magazyn klientów All for One

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    All for One Poland sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń






      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00