Obecnie wielu naszych klientów już przygotowuje się lub prowadzi projekty integracji swoich systemów SAP z Krajowym Systemem e-Faktur, implementując rozwiązanie All for One KSeF. W tych firmach, które wykorzystują także nasze inne rozwiązania z oferty SAP Add-ons, wykonujemy integrację tych produktów. Efektem są drobne usprawnienia i ułatwienia w pracy działów księgowości, a także poprawa relacji z pracownikami.

Biała lista a KSeF

All for One Partner Checker to rozwiązanie, które umożliwia automatyczną weryfikację danych kontrahentów w zakresie numerów NIP oraz rozliczeniowych rachunków bankowych w oparciu o bazę Krajowej Administracji Skarbowej, a także numerów VAT-UE w oparciu o bazę VIES. Weryfikacja statusu podatników odbywa się bezpośrednio z systemu SAP.

Automatycznie można weryfikować:

  • pliki JPK_VAT,
  • dane podstawowe dostawców, odbiorców, partnerów biznesowych
  • podane ręcznie listy numerów NIP, REGON, rachunków bankowych (mogą być wczytane z pliku)
  • inne miejsca w systemie.

Rozwiązanie pozwala na automatyczne blokowanie dostawców, odbiorców lub partnerów biznesowych z niepoprawnymi numerami NIP lub VAT UE. Udostępnia interfejs programistyczny API pozwalający na dodanie sprawdzenia NIP lub rachunku bankowego także w innych miejscach systemu SAP. Można go zintegrować np. z wystawianiem zamówień do dostawców i ich fakturowaniem, wprowadzaniem zleceń sprzedaży, fakturowaniem sprzedaży, oraz generowaniem paczki płatności (roszerzenie All for One Edit Proposal).

Partner Checker zapamiętuje log sprawdzeń numerów NIP i rachunków bankowych wraz z kodami zwracanymi przez serwisy dla każdego weryfikowanego numeru.

W All for One KSeF w odniesieniu do faktur przychodzących z systemu ministerstwa kokpit rozwiązania można rozumieć jako skrzynkę pocztową na faktury. Dokumenty mogą być dalej procesowane z wykorzystaniem automatyzacji księgowań, interfejsów, procesów workflow (SAP, All for One ECM), RPA itp. W kokpicie KSeF widać status faktury (pobrana, przekazana do…).

Z tego poziomu można dokonać sprawdzenia kontrahentów na białej liście (po numerze NIP). Weryfikacja może się odbywać masowo i automatycznie (pobrałeś – sprawdź).

W logach Partner Checkera można zobaczyć, że faktury pobrane z KSeF zostały zweryfikowane.

Integracja z JPK

Kolejnym polem do usprawnień jest integracja KSeF z jednolitym plikiem kontrolnym.

All for One JPK to już ponad 200 implementacji. Największe wdrożenie obejmowało ponad 50 spółek grupy kapitałowej. Z naszego rozwiązania korzysta łącznie kilkaset polskich spółek.

To sprawdzone rozwiązanie dla wszystkich struktur, również JPK_RR. Produkt jest rozwijany od 2016 r. i uzupełniany o dodatkowe funkcje (np. JPK Change Analizer do automatyzacji analiz i korekt plików JPK czy JKP Transfer do przygotowania plików JPK i wysyłki na bramkę MF. Dodatek obsługuje wysyłkę plików powyżej 100 MB).

Rozwiązanie nie ingeruje w standard SAP klienta. Działa z systemami SAP ECC, Simple Finance, S/4HANA). Może się także integrować z zewnętrznymi rozwiązaniami poprzez dodatek Excel4JPK lub dedykowany interfejs.

Usługą komplementarną do All for One JPK jest wsparcie producenta.

W kokpicie All for One KSeF widzimy statusy dla poszczególnych dokumentów, łącznie z datą nadania numeru KSeF oraz datą wysłania i wystawienia. W JPK dotychczas zwykle datą wystawienia była data dokumentu księgowego. Obecnie datą wystawienia będzie moment zainicjowania wysyłki faktury do KSeF. Z tego powodu w zintegrowanym rozwiązaniu dla JPK pojawia się nowy panel: dodatkowe ustawienia KSeF. Po integracji data zainicjowania wysyłki zostanie dodana do JPK i nadpisana jako nowa data wystawienia faktury.

Rozrachunki z pracownikami w BeeOffice

Kolejnym ułatwieniem jest integracja rozliczania delegacji pracowników z KSeF. Nasza propozycja w tym zakresie jest skierowana do firm korzystających z rozwiązania BeeOffice od All for One.

Bee Office to portal samoobsługi pracowniczej, który wspiera organizację w codziennej pracy – biurowej i zdalnej. To m.in. zarządzanie terminarzem i ewidencja czasu pracy, planowanie i akceptacja urlopów, rozliczanie delegacji i aut, a także zarządzanie wyposażeniem i licencjami.

Kluczowym elementem pakietu BeeOffice jest możliwość integracji z istniejącymi w firmie systemami, w tym z ERP czy HR (np. od SAP). W ten sposób BeeOffice staje się naturalnym uzupełnieniem i dopełnieniem istniejących rozwiązań IT. Rozwiązanie posiada także wersję mobilną.

Przydatnych w codziennym życiu firmowym funkcji jest znacznie więcej, ale dziś skupimy się na tych, które wspierają dział księgowości w rozliczeniach z pracownikami. Najlepszym przykładem będzie rozliczanie delegacji.

W BeeOffice funkcjonalność Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. Tu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, akceptacji przełożonego oraz rozliczania kosztów. Do formularza można podpinać załączniki dokumentujące wydatki (faktury, bilety itp.).

Po wprowadzeniu KSeF w module Delegacji BeeOffice możliwe będzie podanie informacji, że faktura wpłynie przez platformę KSeF. Pracownik – zamiast dostarczyć do pracodawcy dokument, będzie mógł jedynie wprowadzić systemowo numer faktury ustrukturyzowanej.  Integracja BeeOffice i SAP pozwoli na powiązanie tego numeru z fakturą ustrukturyzowaną, która wpłynie z systemu KSeF. Innym sposobem powiązania może być wyszukanie faktury ustrukturyzowanej w SAP po numerze NIP oraz kwocie faktury. Dalej w SAP następuje księgowanie faktury na konto pracownika.

Obecnie trudno przewidzieć, jakie zasady wprowadzą np. hotele, firmy taksówkowe lub restauracje – czy będą wydawały klientowi kopię faktury czy jakiś rodzaj pokwitowania. Jednak zapewne wprowadzą pewną formę potwierdzenia wykonania usługi dla klienta, z numerem faktury ustrukturyzowanej. A jeśli nie, to pracownik z całą pewnością będzie znał nr NIP sprzedawcy oraz kwotę faktury.

W podobny sposób możemy zarządzać wszystkimi wydatkami związanymi z podróżami służbowymi (hotele, bilety, taksówki, paliwo) oraz innymi zakupami, które księgujemy na konto pracownika. Model automatyzacji w dużej mierze będzie zależny od formy przekazywania informacji o numerze faktury ustrukturyzowanej od sprzedawcy.