All for One EasyInput to narzędzie, które umożliwia wykonywanie transakcji biznesowych w systemie SAP na podstawie danych zgromadzonych w skoroszycie MS Excel. Cała obsługa przetwarzania danych wykonywana jest z poziomu przyjaznego interfejsu MS Excel, co znacznie skraca czas i zmniejsza możliwość powstawania błędów przy transferze informacji pomiędzy systemami.
 

All for One EasyInput to rozwiązanie dostępne w ramach oferty produktów autorskich All for One SAP Add-ons. Choć liczba jego możliwych zastosowań nie jest ograniczona, najczęściej narzędzie jest wykorzystywane do migracji danych, wczytywania rozdzielników, wykonywania masowych transakcji na podstawie danych zgromadzonych w arkuszach MS Excel, masowego tworzenia lub zmian danych podstawowych albo odczytywania danych z systemu SAP.

Dane z SAP, dane dla SAP

W firmach posiadających zintegrowane systemy informatyczne (w tym SAP) nadal wiele danych jest zbieranych i przetwarzanych w za pomocą oprogramowania MS Excel. Jako najważniejsze przyczyny  takiego stanu rzeczy można wymienić przyjazność i elastyczność interfejsu rozwiązania firmy Microsoft, a także kwestie licencyjne (nie każdy pracownik ma dostęp do systemu zintegrowanego).

Integracja pomiędzy plikami MS Excel a systemami klasy ERP często nastręcza wiele trudności. Wiele systemów zintegrowanych dobrze sobie radzi z eksportem danych do plików pakietu MS Office. Jednak pobieranie danych ze skoroszytu jest sprawą bardziej skomplikowaną. Zazwyczaj konieczny jest najpierw eksport danych z pliku do formatu zrozumiałego przez system informatyczny (plik tekstowy, np. rozdzielany znakami tabulacji) i w kolejnym kroku wczytanie takiego pliku przez system zintegrowany.

Ze względu na charakter danych wejściowych, przygotowywanych najczęściej przez ludzi, nierzadko zdarzają się w nich błędy. Wymusza to wielokrotne uruchamianie interfejsu i wyłapywanie niepoprawnych informacji. Proces ten bywa bardzo żmudny. Nie inaczej jest w przypadku integracji MS Excel z systemami SAP (np. SAP ERP, CRM, SRM). Chociaż firma SAP udostępniła narzędzia ułatwiające migrację danych (np. Legacy System Migration Workbench, LSMW), to jednak trzeba przyznać, że nie jest ono przyjazne użytkownikowi, przez co najczęściej jest wykorzystywane jedynie przez ekspertów od masowej migracji danych.

SAP i MS Excel – łatwa integracja

Niszę w obszarze integracji SAP – Excel wypełnia produkt All for One EasyInput – łatwy w obsłudze i przyjazny użytkownikowi. Udostępnia on zarówno prostą (jednokrokową) możliwość eksportu nawet złożonych danych z plików MS Excel do systemów SAP, jak i możliwość importu danych z SAP do skoroszytów MS Excel. Konfiguracja All for One EasyInput do konkretnego zastosowania może być wykonywana przez użytkowników biznesowych, bez wsparcia ekspertów SAP.

Tym, co czyni produkt wyjątkowym, jest kompleksowość obsługi procesu integracji SAP – Excel. Narzędzie udostępnia gotowe, czyste formatki wprowadzania/odczytu danych, generuje opisy i informacje sterujące dla użytkownika, a także podpowiedzi co do możliwych wartości wprowadzanych w pola ręcznie, umożliwia też uruchamianie interfejsu w trybie testowym. Posiada przyjazną obsługę komunikatów błędów oraz zabezpieczenie przed utratą przetwarzanych danych. Wszystkie te funkcjonalności są dostępne z poziomu przyjaznego interfejsu użytkownika, zintegrowanego z MS Excel. Interfejs obsługuje także wielojęzyczność i posiada dostępny na żądanie podręcznik użytkownika.

Najważniejsze cechy i zalety

Najważniejsze cechy i zalety All for One EasyInput zostały opisane i częściowo zaprezentowane poniżej. By zapoznać się z pełną funkcjonalnością produktu i poznać jego wszystkie zalety – zachęcamy do pobrania darmowej wersji próbnej produktu.

  • By rozpocząć korzystanie z narzędzia, konieczna jest przyjazna i łatwa instalacja na stacji końcowej użytkownika i oczywiście odpowiednie uprawnienia w systemie SAP. Wraz z plikami instalacyjnymi dostarczane są przykładowe gotowe skoroszyty umożliwiające wykonywanie transakcji z zakresu logistyki, finansów i zarządzania kadrami. Przygodę z All for One EasyInput można więc zacząć w ciągu zaledwie kilku minut.
  • All for One EasyInput obsługuje integrację z SAP całkowicie od strony MS Excel. Jeśli użytkownik stworzy uniwersalny interfejs na jednym systemie, nie ma przeszkód, by wykorzystać go w innym systemie SAP, bez mozolnych zmian (np. przenoszenia zleceń transportowych) w systemach SAP.
  • Konfiguracja All for One EasyInput polega w znacznej części na przygotowaniu/dostosowaniu skryptu odpowiadającego transakcji biznesowej. Skrypty te w dużej mierze powstają automatycznie bądź to poprzez nagranie istniejącej transakcji w systemie SAP, bądź poprzez wygenerowanie na postawie interfejsu biznesowego SAP przez EasyInput. Konfiguracja skryptów jest najtrudniejszym elementem wykorzystania narzędzia EasyInput, ale dostarczone przykłady, obszerny podręcznik użytkownika i materiały dostępne online znacznie ten proces ułatwiają.
  • Oprócz konfiguracji skryptu użytkownik ma możliwość zmiany lub pozostawienia w formie domyślnej dodatkowych parametrów określających, jak skrypt będzie wykonywany. Umożliwia to dostosowanie produktu do potrzeb użytkownika, np. zmianę języka interfejsu produktu.
  • W celu ułatwienia obsługi rozwiązanie udostępnia menu w postaci wstążki Microsoft, która dostosowuje się, dopasowując do możliwych akcji użytkownika w zależności od wykonywanej czynności.
  • Na podstawie konfiguracji skryptu All for One EasyInput automatycznie generuje szablon danych, co znacznie skraca czas przygotowania kolejnego interfejsu. Można go oczywiście później dalej ręcznie dostosowywać do potrzeb użytkownika.
  • W szablonie danych, po naciśnięciu klawisza F4, dostępna jest funkcja podpowiedzi możliwych wartości pola, podobnie jak to się dzieje w systemie SAP. Zmniejsza to znacznie możliwość pomyłek użytkownika przy wypełnianiu arkusza.
  • Aby proces transferu danych (niezależnie od kierunku) przebiegał sprawnie, EasyInput dostarcza możliwość wykonania najpierw przebiegu testowego i dopiero po wyjaśnieniu ewentualnych błędów, przebiegu rzeczywistego. Prócz tego komunikaty prezentowane są przy miejscach, w których wystąpiły błędy, stąd czas korekty danych znacząco się skraca. Opcje zabezpieczenia przed podwójnym księgowaniem tych samych dokumentów czy przesyłaniem tylko rekordów błędnie zakończonych w poprzednim przebiegu pozwalają na jeszcze większe bezpieczeństwo i efektywność transferu.

Przykładowy ekran skryptu – konfiguracja All for One EasyInput

Wstążka ułatwiająca wykonanie najczęstszych funkcji All for One EasyInput

Automatycznie wygenerowany szablon danych All for One EasyInput na przykładzie dokumentu finansowego

Komunikaty przebiegu transferu danych na przykładzie obsługi danych podstawowych materiału w module MM

Kilka słów o technologii

Rozwiązanie wykorzystuje standardowe rozwiązania integracyjne platformy SAP NetWaever. Dlatego może się łączyć z każdym systemem SAP wykorzystującym tę technologię (SAP ERP, SAP CRM, SAP SRM, SAP BW i wiele innych).

Skrypty konfiguracyjne oparte są na przetwarzaniu wsadowym transakcji (tzw. batch input), predefiniowanych funkcjach biznesowych SAP (Business Application Interface, BAPI) lub udostępnionych zdalnie modułach funkcyjnych. Umożliwia to dobranie technologii do konkretnych potrzeb użytkownika, np. jeśli użytkownik chce odzwierciedlić wybraną transakcję, może ją „nagrać”, zaimportować do narzędzia EasyInput i utworzyć na tej podstawie arkusz danych. Z kolei jeżeli istnieje (w bardzo wielu wypadkach tak jest) dobrze zdefiniowany przez SAP interfejs biznesowy (BAPI), to użytkownik, przeglądając repozytorium obiektów biznesowych, lokalizuje nazwę interfejsu, na której podstawie All for One EasyInput generuje skrypt i dalej arkusz danych. W przypadkach nietypowych istnieje możliwość oprogramowania zdalnego modułu funkcyjnego SAP i podłączenia EasyInput do takiego interfejsu.

Przykładowe skrypty All for One EasyInput wykorzystywane w różnych celach

All for One EasyInput a LSMW

All for One EasyInput trudno porównać bezpośrednio do innego produktu, ale pewne cechy wspólne pozwalają na jego porównanie ze standardowym narzędziem migracji udostępnianym przez SAP – LSMW. W tabeli dokonano zestawienia poglądowo porównującego obydwa rozwiązania.

Korzyści biznesowe

Tym, co czyni All for One EasyInput wyjątkowym, jest kompleksowość obsługi procesu integracji SAP – Excel, począwszy od udostępniania gotowych, czystych formatek wprowadzania/odczytu danych, poprzez generowanie opisów i informacji sterujących dla użytkownika, podpowiedzi co do możliwych wartości wprowadzanych w pola ręcznie, umożliwienie uruchamiania interfejsu w trybie testowym, łatwa obsługa komunikatów błędów czy zabezpieczanie przed utratą przetwarzanych danych.

Wszystko w przyjaznym interfejsie użytkownika zintegrowanym z MS Excel, z obsługą wielojęzyczności i dostępnym na żądanie podręcznikiem użytkownika.

Inną wartą podkreślenia zaletą biznesową jest bardzo przystępna cena rozwiązania i oszczędności związane z kosztem licencji SAP (pracownicy, którzy nie wykorzystują procesów biznesowych SAP, a jedynie zasilają go danymi lub potrzebują danych z SAP do innych celów, nie muszą posiadać licencji).