W 2027 roku kończy się okres wsparcia dla starszych wersji systemów SAP. Coraz więcej firm decyduje się na migrację do SAP S/HANA. Ale to niejedyny powód. Doświadczenia tych, którzy już pracują z S/4, pokazują, że to po prostu dobry, nowoczesny system wspierający zarządzanie firmą. Wybraliśmy pięć innowacyjnych rozwiązań zastosowanych w S/4, na przykładzie których pokazujemy, jak system zachęca użytkowników do większej samodzielność w wykorzystaniu pełni jego możliwości, czyniąc ich pracę łatwiejszą, a zarazem bardziej efektywną.
 

System SAP S/4HANA korzysta z najnowszych osiągnięć informatycznych w dziedzinie hardware i software, takich jak baza danych w pamięci operacyjnej, przetwarzanie równoległe, czy responsywne interfejsy użytkownika oparte na technologiach webowych.

Zmiany i innowacje technologiczne przekładają się na innowacje biznesowe: od sposobu korzystania z systemu przez użytkownika (interfejs) po całkowicie nowe grupy funkcjonalności.

S/4HANA różni się od poprzedniej generacji systemu (SAP ERP 6.0) zasadniczo w czterech obszarach:

  • modelu danych,
  • funkcjonalności,
  • interfejsu użytkownika,
  • raportowania.

Transakcje i analityka w czasie rzeczywistym, a także możliwość pełniejszego wykorzystania danych bez dodatkowego dewelopmentu to najważniejsze zalety SAP S/4HANA. Przedstawiamy przegląd wybranych ważnych innowacji zilustrowany konkretnymi przykładami. Skupiamy się na usprawnieniach dotyczących wszystkich obszarów biznesowych (tzn. cross-application).

Michał Kunze, Dyrektor Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego SAP, All for One Poland

Michał Kunze, Dyrektor Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego SAP, All for One Poland

Dobry UX opłaca się wszystkim

Wiele się mówi o zaletach systemu SAP S/4HANA w kontekście elastyczności zarządzania organizacją, szybkiego reagowania na zamiany w otoczeniu biznesowym, dobrych narzędzi raportowych dostępnych w standardzie. Wskazuje się także na nowoczesny interfejs Fiori dostępny przez przeglądarkę WWW, również na urządzeniach mobilnych. Tym, na co chcieliśmy zwrócić Państwa uwagę, jest o wiele głębsza orientacja na użytkownika niż tylko atrakcyjny wygląd ekranów.

W swoich nowych systemach firma SAP stawia na większą samodzielność i sprawczość użytkowników, oddając im do dyspozycji narzędzia, dzięki którym mogą sami – bez konieczności angażowania programistów ABAP i budowania rozszerzeń – lepiej wykorzystać dane tkwiące w systemie. Proste „globalne” wyszukiwanie informacji, automatyczne powiadomienia o wybranych zdarzeniach biznesowych, elastyczny workflow czy wbudowana analityka to wybrane rozwiązania, które przybliżyliśmy w artykule.

Z perspektywy pojedynczego użytkownika praca z SAP S/4HANA jest łatwiejsza i bardziej satysfakcjonująca. To dobre doświadczenie pracownika, pomnożone przez kilkuset czy kilka tysięcy użytkowników SAP w organizacji, daje w rezultacie wymierną korzyść – lepszą wydajność i efektywność pracy. Dobry user experience opłaca się wszystkim.

Michał Kunze, Dyrektor Konsultingu i Serwisu Aplikacyjnego SAP, All for One Poland

Interfejs użytkownika Fiori

System SAP S/4HANA oferuje równolegle dwa rodzaje interfejsu użytkownika:

  • "tradycyjny" interfejs SAP GUI (dobrze znany użytkownikom wcześniejszych wersji systemu SAP),
  • UI Fiori, działający w przeglądarce WWW.

Najważniejsze cechy Fiori to:

  • wykorzystanie możliwości nowoczesnego interfejsu przeglądarki WWW (HTML5), m.in. aplikacje działające na wielu rodzajach urządzeń i rozmiarach ekranów, również na urządzeniach mobilnych (laptop, tablet, telefon),
  • możliwość samodzielnego dostosowania środowiska pracy przez użytkownika, ułożenie aplikacji na ekranie startowym (Fiori Launchpad) według najczęściej wykonywanych zadań,
  • możliwość dopasowania układu poszczególnych ekranów aplikacji (zmiana kolejności pól, ukrywanie zbędnych pól, dodawanie nowych elementów) – funkcja Adapt UI.

Fiori jest też podstawą dla kolejnych innowacji wprowadzonych w S/4 (np. Enterprise Search, Embedded Analytics). Dzięki nim znacznie poprawia się user experience (UX) użytkowników systemu, a w konsekwencji również wydajność i zadowolenie pracowników firmy (employee experience, EX).

Dla osób, które „przesiadają się” z wersji SAP ECC 6, współistnienie Fiori z SAP GUI oznacza możliwość stopniowej migracji, bez konieczności intensywnego szkolenia od razu po upgradzie. Dla nowych użytkowników jest to przystępne środowisko pracy ułatwiające poznawanie systemu, dostosowanie do preferencji i zapewniające bardziej ergonomiczną pracę.

Interfejs Fiori

SAP Enterprise Search

Enterprise Search na ekranie startowym Fiori Launchpad to możliwość wyszukiwania informacji w bazie danych S/4HANA „jak w Google". Wystarczy wpisać w polu wyszukiwania fragment nazwy, część adresu lub numer dokumentu i w ciągu kilku sekund otrzymamy listę danych podstawowych oraz dokumentów, które pasują do tych kryteriów:

Jeśli na przykład szukamy faktur od partnera biznesowego „Ikea”, nie musimy specjalnie przechodzić do aplikacji „Zarządzanie fakturowaniem” i tam korzystać z pomocy wyszukiwania wg nazwy firmy. Wystarczy jedynie wpisać fragment nazwy kontrahenta w polu Enterprise Search.

Jeśli lista wyników zawiera zbyt wiele pozycji, możemy je dodatkowo ograniczyć, wskazując, jaki rodzaj danych nas interesuje, np. tylko faktury.

Szczególnym przypadkiem wyszukiwania jest wybór aplikacji Fiori do uruchomienia. Jest to przydatne szczególnie dla nowych użytkowników systemu SAP (lub po migracji do nowej wersji S/4), kiedy nie pamiętamy jeszcze dokładnie lokalizacji i nazw wszystkich funkcji systemu. Wystarczy wpisać ciąg znaków, np. „fakturowanie”, i zobaczymy listę powiązanych aplikacji Fiori (oczywiście tylko w ramach zakresu uprawnień przypisanych do konta użytkownika).

SAP Enterprise Search

Monitorowanie sytuacji biznesowych i powiadomienia

S/4HANA pozwala na śledzenie tzw. sytuacji biznesowych, czyli zdarzeń wymagających uwagi pracowników firmy. Na przykład wysłaliśmy zamówienie do dostawcy, ale nie otrzymaliśmy potwierdzenia dostawy w ustalonym czasie.

Spośród około stu dostępnych szablonów sytuacji możemy wybrać i aktywować te, które będą przydatne dla naszej organizacji.

W definicji Zespołów i odpowiedzialności łączymy odpowiednie kryteria biznesowe (np. spółka, zakład czy grupa materiałów) z listą pracowników, którzy będą monitorować zdarzenia.

Kiedy zostaną spełnione ustalone kryteria (np. liczba godzin opóźnienia w oczekiwaniu na potwierdzenie dostawy), system automatycznie wyśle powiadomienie do odpowiedniej grupy pracowników, odpowiedzialnych za daną sprawę.

Klikając na treść powiadomienia, użytkownik może od razu przenieść się do właściwego raportu, który dostarcza bardziej szczegółowe informacje, np. konkretne numery dokumentów.

Monitorowanie sytuacji biznesowych i powiadomienia

Flexible Workflow

System SAP zawiera wbudowany mechanizm SAP Business Workflow, który pozwala na definiowanie dowolnych przepływów pracy pomiędzy użytkownikami. W wersji S/4HANA pojawiła się alternatywa, tzw. Flexible Workflow. Nowy mechanizm ma nieco ograniczone możliwości (w porównaniu do Business Workflow), lecz jego uruchomienie i utrzymanie jest znacznie uproszczone, nie wymaga specjalistycznej wiedzy o konfiguracji lub programowaniu.

Mamy do wyboru kilkanaście predefiniowanych scenariuszy, dla których firmy najczęściej potrzebują ustalonych sekwencji działań i akceptacji. Workflow możemy powiązać m.in. z zapytaniami ofertowymi, zamówieniami zakupu, kontraktami, fakturami od dostawców, zleceniami sprzedaży, zwrotami od klientów.

Każdy rodzaj Flexible Workflow ma swoją aplikację Fiori do ustawienia potrzebnych parametrów. Konfigurujemy tu:

  • warunki, jakie muszą być spełnione, żeby uruchomić proces, np. chcielibyśmy skierować do akceptacji tylko zamówienia powyżej określonej kwoty lub tylko niektóre rodzaje zakupów,
  • sekwencję: jeden lub więcej etapów akceptacji,
  • warunki dla poszczególnych kroków (np. zamówienia powyżej 2000 zł wymagają dodatkowej akceptacji dyrektora finansowego),
  • użytkowników lub zespoły – wykonawców poszczególnych kroków,
  • dodatkowe parametry, np. termin oczekiwania na wykonanie każdego kroku, po upływie którego do wykonawcy zostanie wysłany monit.

Flexible Workflow nie zastępuje wszystkich zaawansowanych scenariuszy workflow w SAP (do ich realizacji możemy nadal wykorzystywać SAP Business Workflow). Pozwala jednak osiągnąć efekt „obsługi 80% typowych procesów akceptacji wniosków, przy 20% nakładu pracy na ich konfigurację”. Bieżące niewielkie zmiany w procesie (np. przypisanie innej osoby odpowiedzialnej) mogą wykonać samodzielnie kluczowi użytkownicy aplikacji, bez wsparcia konsultantów SAP.

Flexible Workflow

Embedded Analytics

Systemy SAP mają bardzo rozbudowany model danych, obejmujący kilkadziesiąt tysięcy tabel powiązanych wieloma relacjami. Z jednej strony oznacza to ogromną elastyczność (możemy odzwierciedlić specyfikę wielu branż i bardzo różnych procesów biznesowych), ale z drugiej strony nawigowanie w tym modelu danych, żeby sporządzić potrzebne raporty, jest wyzwaniem.

Część potrzeb może być spełniona za pomocą standardowych raportów, jednak każde przedsiębiorstwo ma dodatkowe specyficzne wymagania co do zestawień, analiz, obliczania KPI. Przed wprowadzeniem wersji S/4HANA typowe podejścia do raportowania danych z systemu SAP polegały na:

  • tworzeniu własnych raportów w języku programowania ABAP,
  • wykorzystaniu oddzielnej hurtowni danych – SAP BI,
  • wykorzystaniu innych narzędzi analitycznych, np. SAP Business Objects, PowerBI.

Wersja S/4HANA dostarcza istotne usprawnienia w tym obszarze. System zawiera tzw. wirtualny model danych (VDM), który do „fizycznego” modelu bazy danych dodaje:

  • hierarchie i opisy w formie zrozumiałej dla użytkownika – zamiast odwoływać się do technicznych skrótowych nazw tabel i pól, korzystamy z czytelnych nazw, takich jak Sales Order czy Sales Order Item,
  • mechanizmy kalkulacji (np. konwersja kursów walut),
  • możliwość kontroli uprawnień już na poziomie pobierania informacji z bazy danych (wynik selekcji danych zawiera tylko rekordy, do których użytkownik ma uprawnienia).

Podstawą tworzenia raportów jest nowy rodzaj wglądu, tzw. CDS view, który zawiera wszystkie udogodnienia wirtualnego modelu danych. Możemy korzystać z dużej biblioteki standardowych CDS views dostarczonych wraz z systemem lub tworzyć nowe (proste zmiany CDS views mogą wprowadzać samodzielnie użytkownicy, zmiany bardziej skomplikowane, np. dodanie nowej logiki kalkulacji danych w języku programowania ABAP, wymagają pracy dewelopera, lecz jest to bardzo dobrze wspierane przez środowisko rozwoju aplikacji wbudowane w system SAP). Na podstawie wybranego CDS view budujemy następnie zapytania analityczne w przeglądarce WWW.

Definiowanie analiz jest zbliżone do pracy z narzędziem „tabela przestawna” (pivot table) w Excelu. Możemy ustalić dowolne sposoby filtrowania/selekcji, dowolny zbiór kolumn oraz kryteria grupowania danych.

Wyniki wielu analiz mogą być następnie agregowane do syntetycznych podsumowań i KPI (np. „top 10 klientów”, lub sumaryczny KPI „liczba niezrealizowanych zamówień"). Takie podsumowania są prezentowane w postaci tzw. overview pages. Z poszczególnych elementów na ekranie można przejść do bardziej szczegółowych raportów drill-down).

Embedded Analytics

Zaprezentowane funkcje analityczne są dostępne od razu po zainstalowaniu systemu S/4HANA i nie wymagają dodatkowych licencji na inne narzędzia (np. SAP BI lub SAP Analytic Cloud).