Elektroniczna ewidencja wyrobów akcyzowych w SAP – już wkrótce

Obowiązek ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej wejdzie w życie z początkiem 2023 r. To daje mniej niż pół roku na przygotowanie się objętych tą regulacją podmiotów do nowych wymagań. All for One pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwi dostosowanie systemu SAP do prowadzenia wymaganej ewidencji zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Pierwotnie ewidencja akcyzowa w wersji elektronicznej miała być obowiązkowa już od 1 stycznia 2022 r. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, termin został przesunięty o rok z powodu licznych postulatów przedsiębiorców, którzy deklarowali, że nie są w stanie dotrzymać pierwotnego terminu, oraz ze względu na sytuację epidemiczną.

Do prowadzenia ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej będą zobowiązane następujące podmioty:

• przedsiębiorcy prowadzący składy podatkowe;
• przedsiębiorcy posiadający status zarejestrowanych wysyłających;
• przedsiębiorcy posiadający status zarejestrowanych odbiorców;
• przedsiębiorcy nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
• przedsiębiorcy prowadzący księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nimi i jego zużyciem;
• przedsiębiorcy posiadający status podmiotu pośredniczącego;
• przedsiębiorcy posiadający status podmiotów zużywających, którzy zużywają w ramach prowadzonej działalności wyroby zwolnione ze względu na przeznaczenie np. oleje smarowe;
• przedsiębiorcy prowadzący ewidencję suszu tytoniowego;
• przedsiębiorcy posiadający status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
• przedsiębiorcy posiadający status pośredniczących podmiotów węglowych oraz pośredniczących podmiotów gazowych.

Systemy finansowo-księgowe tych przedsiębiorstw (w tym SAP) będą wymagały dostosowań, by prowadzić ewidencję akcyzową w wymaganym zakresie. Dodatkowo informacje z ministerstwa wskazują, że docelowo powstanie centralny rejestr, do którego objęte obowiązkiem akcyzowym podmioty będą zobowiązane wysyłać dane w celu ich weryfikacji.

Warto mieć na uwadze, że ewidencja elektroniczna musi spełniać specjalistyczne wymagania. Powinna ona:

• umożliwić wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
• umożliwić dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
• pozwalać na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym;
• uniemożliwić usuwanie wpisów.

Niewykluczone, że Ministerstwo rozszerzy wymaganie o obowiązek dziennego przesyłania ewidencji akcyzowych w formacie pliku XML do organów podatkowych. Bazując na doświadczeniu zbudowanym podczas wcześniejszych projektów integrujących SAP z centralnymi systemami takimi jak ZSMOPL czy JPK, dysponujemy wiedzą i narzędziami pozwalającymi na przygotowanie rozwiązań możliwych do wykorzystania również na potrzeby elektronicznych ewidencji akcyzowych.

Już teraz zapraszamy Państwa do kontaktu z nami w celu omówienia koncepcji wdrożenia rozwiązania i rezerwacji terminu prac.