Nowy projekt nowelizacji ustawy akcyzowej zakłada wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji i ksiąg akcyzowych wyłącznie w formie elektronicznej już od lutego 2024 r. Zmiana zakłada prowadzenie ewidencji i ksiąg akcyzowych elektronicznie w Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA), czyli nowym, centralnym rozwiązaniu teleinformatycznym, które będzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów wszystkim podmiotom zobowiązanym do prowadzenia szeroko rozumianej dokumentacji akcyzowej.
Tylko podmioty, które prowadzą ewidencje i księgi elektronicznie zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, będą mogły skorzystać z 18-miesięcznego okresu przejściowego do rozpoczęcia ewidencjonowania w CEWA.
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji w systemie CEWA jest jedną z największych dotychczasowych zmian w obszarze akcyzy. Dotknie ona bardzo wielu podmiotów:
- przedsiębiorstwa prowadzące składy podatkowe;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych wysyłających;
- przedsiębiorstwa posiadające status zarejestrowanych odbiorców;
- przedsiębiorstwa nabywające wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nimi i jego zużyciem;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotu pośredniczącego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podmiotów zużywających, którzy zużywają w ramach prowadzonej działalności wyroby zwolnione ze względu na przeznaczenie np. oleje smarowe;
- przedsiębiorstwa prowadzące ewidencję suszu tytoniowego;
- przedsiębiorstwa posiadające status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- przedsiębiorstwa posiadające status pośredniczących podmiotów węglowych oraz pośredniczących podmiotów gazowych.
Rozwiązanie CEWA jest przygotowane z wykorzystaniem technologii typu klient-serwer. Komunikacja z użytkownikiem będzie się odbywała się pomocą interfejsu użytkownika w postaci graficznej, udostępnionego za pomocą przeglądarki internetowej. Równolegle system CEWA w zakresie dodawania wpisów do dokumentacji będzie udostępniał API służące do odbierania ustandaryzowanych plików elektronicznych wg schemy .xml. Rozwiązanie będzie pozwalać na dokonywanie ręcznych wpisów w udostępnionym online systemie CEWA. Alternatywą będzie możliwość przesyłania zbiorczo danych wsadowych zgodnie z odpowiednią schemą.
CEWA będzie nie tylko gromadzić przesyłane dane, ale również je przetwarzać i wykonywać walidacje.
Systemy finansowo-księgowe tych przedsiębiorstw będą wymagały dostosowań, by prowadzić ewidencję akcyzową w wymaganym zakresie.
Warto mieć na uwadze, że ewidencja elektroniczna musi spełniać specjalistyczne wymagania. Powinna ona:
- umożliwić wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniać ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwić dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalać na drukowanie wpisów i raportów w porządku chronologicznym;
- uniemożliwić usuwanie wpisów.
W All for One Poland analizujemy wytyczne ministerstwa w związku z planami przygotowania rozwiązania, które umożliwi dostosowanie systemu SAP do prowadzenia wymaganej ewidencji akcyzowej. Obecnie czekamy na dalsze informacje MF, w szczególności ostateczną wersję schemy .xsd i dokumentację do niej (na razie ministerstwo udostępniło prototyp).
W oparciu o gotowe produkty All for One będziemy także gotowi do udostępnienia narzędzi do ekstrakcji i przesyłania danych z ewidencji do centralnego rejestru. Rozwiązanie opracujemy po opublikowaniu ostatecznej wersji specyfikacji procesu przesyłania pliku XML do aplikacji CEWA.
Przewidujemy, że w dużych przedsiębiorców będzie to proces czasochłonny, dlatego już teraz zapraszamy Państwa do kontaktu w celu omówienia koncepcji wdrożenia rozwiązania i rezerwacji terminu.