Wzorzec korporacyjny SAP ERP i własny HR

SAP w Valeo – z Comp@ssem w świat

Obecność w 27 krajach na całym świecie, ponad 120 zakładów produkcyjnych 61 centrów badań i rozwoju – to liczby, które dają wyobrażenie o wielkości Grupy Valeo. Spójne zarządzanie tak rozbudowaną i różnorodną strukturą organizacyjną bardzo ułatwia zintegrowany system SAP ERP, który działa w Grupie od 2001 r. Wzorzec korporacyjny, nazywany Comp@ss, obejmuje moduły wspierające produkcję, logistykę (w tym zakupy, sprzedaż oraz EDI), projekty oraz kontroling i księgowość. Comp@ss jest obecny w większości zakładów grupy Valeo. Zespół decydujący o kształcie wzorca korporacyjnego (Core team) znajduje się w głównej siedzibie Grupy w Paryżu, natomiast zespoły konsultantów ulokowane są w Paryżu i Manili na Filipinach. Usługi hostingu systemów świadczy dwóch dostawców o globalnym zasięgu. Serwery zlokalizowane są w kilku centrach przetwarzania danych w Europie i obu Amerykach.

SAP w Valeo Polska

Comp@ss pojawił się w Polsce w 2005 r., wraz z nowo wybudowaną fabryką w Chrzanowie. Kolejne wdrożenia objęły dwa zakłady w Skawinie (start produktywny w styczniu 2006 r.), biuro w Warszawie (start produktywny w listopadzie 2006 r.) oraz dwa zakłady w Czechowicach-Dziedzicach (start w lipcu 2007 r.). Roll-out modelu korporacyjnego systemu SAP obejmował moduł księgowy (FI), kontrolingowy (CO), planowania produkcji (PP), gospodarkę materiałową (MM), gospodarkę remontową i utrzymanie ruchu (PM), sprzedaż i dystrybucję (SD), zarządzanie jakością (QM), system projektowy (PS), hurtownię danych SAP BW oraz system do obsługi przepływów materiałowych CIM+ firmy Apriso. Oddelegowani do prac wdrożeniowych pracownicy Valeo po zakończeniu projektu przejęli rolę użytkowników kluczowych. Ich zadaniem jest nadzór nad prawidłowym działaniem modułów, szkolenia użytkowników końcowych, a także rozwijanie funkcjonalności poprzez zgłaszanie propozycji ulepszeń. W listopadzie 2006 r. Valeo podpisało z BCC (aktualnie All for One Poland) umowę na lokalne wsparcie SAP, na mocy której konsultanci centrum outsourcingowego BCC pełnią rolę helpdesku dla kluczowych użytkowników systemu. Ułatwiło to dostęp do wyspecjalizowanej pomocy konsultantów. Brak bariery językowej i lepsze zrozumienie specyfiki polskiej przez konsultantów serwisu BCC pozwoliło na efektywniejsze wykorzystanie możliwości wdrożonego systemu.

SAP HR w korporacyjnym rozwiązaniu Valeo

Chociaż rozwiązania SAP HR są integralną częścią systemu SAP ERP, nie są one objęte korporacyjnym standardem Grupy Valeo. Taka decyzja wynika ze specyfiki rozwiązań do obsługi kadrowo-płacowej. W zakresie finansów, produkcji czy logistyki obowiązują standardy wypracowane w korporacji i najlepsze światowe praktyki. Dzięki ich odwzorowaniu w korporacyjnym wzorcu systemu możliwa jest optymalizacja działań i jednolite standardy raportowania zarządczego w skali całej Grupy, co z kolei przekłada się na efektywność działania i oszczędności wynikające z unifikacji procesów. W obszarze HR dominujące znaczenie mają wymogi prawne poszczególnych krajów. Z tego powodu z korporacyjnego Comp@ssu wyłączone są funkcje kadrowo-płacowe SAP, a dane o ponad 50 tys. pracowników są przechowywane w aplikacjach najlepiej odpowiadającym potrzebom w poszczególnych krajach.

Strategia Valeo w zakresie obsługi procesów płacowych zakłada, by wszystkie lokalizacje firmy w danym kraju były objęte jednym systemem HR-owym. Preferowany jest outsourcing utrzymania tych systemów

Dlatego gdy okazało się, że ograniczenia programu używanego do obsługi pracowników trzech zakładów i biura sprzedaży w Polsce poważnie komplikują pracę oraz generują niepotrzebne koszty, zapadła decyzja o wyborze nowego systemu. Wybór rozwiązania był procesem dość czasochłonnym, ale ostatecznie zdecydowano się na SAP HR.

Wdrożenie SAP HR w Valeo Polska

Wdrożenie SAP w zakresie HR znacząco różniło się od wcześniejszego wdrożenia korporacyjnego. Tym razem należało od zera zdefiniować, jakie funkcjonalności będzie miało rozwiązanie, którego celem będzie obsługa ponad 2000 pracowników z czterech oddziałów. Dodatkowo należało tak przygotować system, by był gotowy do uruchomienia w pozostałych zakładach w Polsce. Budowanie rozwiązania było wspólną pracą konsultantów BCC i osób oddelegowanych do prac wdrożeniowych ze strony Valeo. Dzięki wielu wizytom referencyjnym w firmach o podobnej strukturze udało nam się uniknąć częstego błędu popełnianego podczas wdrożeń, polegającego na odwzorowaniu starego systemu kadrowego w SAP. Stworzenie nowego systemu kadrowego, zgodnego z dobrymi praktykami zaszytymi w SAP, pozwoliło uprościć wdrożenie i obniżyć jego koszty.

Wdrożenie SAP HR obejmowało „twardy HR” – funkcjonalności zarządzania kadrami i rozliczanie płac, które zintegrowano z zewnętrznym systemem rejestracji czasu pracy. Dla kierowników zmianowych przygotowano Pulpit Menedżera Czasu pracy, aby mogli skutecznie rozliczać czas pracy swoich podwładnych. Rozliczanie listy płac zostało również zintegrowane z SAP ERP. Łatwość integracji z SAP ERP była jednym z głównych argumentów przemawiających za wyborem SAP HR. Częste zmiany w aplikacji SAP HR wynikające z uaktualnień publikowanych przez SAP AG i zmian w legislacji mogłyby wpłynąć na stabilność rozwiązania korporacyjnego. Dlatego już na etapie analizy przedwdrożeniowej podjęto decyzję o ulokowaniu SAP HR na osobnej instalacji. Polityka Grupy Valeo nakazuje, by działy IT koncentrowały się na stricte biznesowej działalności. Zgodnie z tą filozofią już od chwili rozpoczęcia wdrożenia prowadzono rozmowy na temat outsourcingu nowego systemu z wieloma dostawcami. Ostatecznie wybór padł na centrum outsourcingowe BCC (aktualnie All for One Poland). Valeo korzysta z systemu zlokalizowanego w centrum przetwarzania danych BCC i administrowanego przez specjalistów z Działu Usług Outsourcingowych BCC. Przy wyborze dostawcy duże znaczenie miała elastyczność w podejściu do klienta, rozsądna cena i fakt, że powierzając jednej firmie wdrożenie i utrzymanie systemu, w razie wystąpienia nieporozumień unikamy przerzucania odpowiedzialności między różnymi dostawcami.

SAP HR w hostingu – czy warto?

Blisko czteroletnie doświadczenie w zakresie wsparcia aplikacyjnego SAP ERP i roczne w zakresie hostingu SAP HR pozwalają pozytywnie ocenić podjętą decyzję. Outsourcing SAP zwalnia nas z obowiązku zajmowania się stroną techniczną. Dzięki temu pracownicy działu IT w polskim oddziale Valeo mogą się skoncentrować na rozwoju systemu, tak by spełniał on oczekiwania biznesu. Taka organizacja pracy bezpośrednio przekłada się na zwiększenie efektywności organizacji. Trzeba jednak pamiętać o odpowiedzialności, jaka wiąże się z decyzją o outsourcingu. By móc „spać spokojnie” i skupić się na ulepszeniach funkcjonalności w odpowiedzi na wyzwania biznesowe, na początku należy wykonać rzetelną pracę – dokładnie poznać oferty dostawców i na tej podstawie dokonać wyboru. Tylko pod takim warunkiem oddanie systemów w outsourcing będzie źródłem korzyści, a nie kłopotów.

Grupa Valeo to międzynarodowy koncern produkujący komponenty motoryzacyjne. Firma jest obecna w 27 krajach, zatrudnia ponad 50 tys. pracowników. W 1996 r. grupa Valeo uruchomiła w Polsce pierwszy zakład, obecnie zaś na terenie naszego kraju działają zakłady: Valeo Engine Cooling w Skawinie (układy chłodzenia silnika), Valeo Wiper Systems w Skawinie (systemy wycieraczek), Valeo Lighting Systems w Chrzanowie (systemy oświetlenia), Valeo Front End Modules w Tychach (moduły czołowe) oraz Valeo Engine and Electrical Systems w Czechowicach-Dziedzicach (rozruszniki, kompresory klimatyzacji, alternatory). W Warszawie znajduje się biuro sprzedaży na rynku części wtórnych Valeo Service Eastern Europe. Więcej informacji: www.valeo.com, www.valeoservice.com