Firma Hortex jest jednym z największych i najbardziej znanych przetwórców owoców i warzyw w Polsce. Jej historia sięga lat czterdziestych dwudziestego wieku - od tego czasu pozycja firmy wzmocniła się na tyle, że jej nazwę rozpoznaje obecnie 97% Polaków. Obecnie Hortex posiada trzy nowoczesne zakłady produkcyjne, warszawską centralę i biuro handlowe w Rosji, które jest głównym rynkiem eksportowym dla Hortex S.A.

Z Oracle na SAP

Obsługa tak dynamicznie rozwijającej się spółki wymaga odpowiedniego wsparcia, także ze strony systemów informatycznych.

W 2006 roku kierownictwo Hortex-u zdecydowało się na zastąpienie posiadanej instalacji Oracle Financials, rozwiązaniem opartym na SAP ERP. Poprzedni system posiadał zbyt wąską – jak na potrzeby Hortex-u – funkcjonalność.

Pociągało to za sobą konieczność dokonywania szerokiej kastomizacji systemu, co podwyższało znacząco całkowity koszt posiadania systemu. Wiele zadań musiało byc także wykonywane ręcznie, co było i czasochłonne i kłopotliwe dla pracowników działu IT.

"Przygotowanie nieskomplikowanego raportu w oparciu o poprzedni system zajmowało zwykle kilka dni. Wiele danych przechowywaliśmy w plikach Excel, kompletnie nie powiązanych ze sobą" – powiedział Jaromir Wróblewski, Dyrektor IT w Hortex Holding S.A.

Kierownictwo Hortex S.A. zdecydowało się na wybór systemu SAP przede wszystkim ze względu na jego funkcjonalność.

Jednym z głównych założeń było bowiem odejście od tak szerokiej kastomizacji oprogramowania na rzecz implementacji standardów oferowanych w pakiecie przez dostawcę. W ten sposób zamierzano dokonać znacznych oszczędności.

Skala projektu

Decydując o strategii wdrożenia wybrano tzw. model Big Bang czyli implementacja i start produktywny wszystkich elementów systemu jednocześnie.

To trudny model, który wymaga dużego zaangażowania ze strony pracowników – zarówno z działu IT, jak i końcowych użytkowników odpowiednich modułów.

Przedsięwzięcie objęło wdrożenie SAP ERP w centrali firmy oraz w 3 zakładach produkcyjnych należących do Grupy Hortex: w Przysusze k. Radomia, w Rykach (woj. lubelskie) oraz w Skierniewicach (woj. łódzkie).

Projekt dotyczył obszarów: rachunkowości finansowej, środków trwałych, zarządzania środkami pieniężnymi, kontrolingu, a także gospodarki materiałowej i zaopatrzenia, planowania produkcji, sprzedaży i dystrybucji oraz kadr i płac.

"Projekt wdrożeniowy był dla nas sporym wyzwaniem, między innymi ze względu na model, jaki wybraliśmy. Jestem jednak przekonany, że ostatecznie wyszło nam to wszystkim na dobre. Pracownicy działu IT dobrze poznali specyfikę rozwiązania a użytkownicy końcowi dobrze zrozumieli procesy biznesowe, których są częścią i czują się w części odpowiedzialni za system" – podsumowuje Jaromir Wróblewski.

Za realizację projektu wdrożenia ze strony dostawcy odpowiedzialny był Dział Konsultingu SAP Polska. Podwykonawcą była firma BCC (aktualnie All for One Poland).

Prezes Horteksu, Tomasz Kurpisz, powiedział: „Zdecydowaliśmy się na SAP, jako rozwiązanie wszechstronnie wspierające naszą działalność, w tym tak ważne dla nas obszary, jak planowanie produkcji. Przy tak złożonym i ważnym dla firmy projekcie decyzja o wyborze usługodawcy ma istotny wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Stąd wybór BCC, jako partnera o bardzo dużym doświadczeniu w kompleksowych wdrożeniach SAP w branży spożywczej”.

O skali wdrożenia świadczy liczebność zespołów, zaangażowanych w prace wdrożeniowe. W skład zespołów roboczych wchodziło 49 pracowników Hortex Holding S.A. oraz ponad 30 konsultantów BCC. Przedsięwzięcie prowadzone było pod eksperckim nadzorem firmy SAP Polska.

„Nadzór ze strony SAP – producenta systemu – to dla nas dodatkowa gwarancja wysokiego standardu prowadzenia prac wdrożeniowych” – mówi Jaromir Wróblewski, Dyrektor IT w Hortex Holding S.A., kierujący projektem ze strony spółki.

Start produktywny systemu nastąpił 1 grudnia 2006 roku.

Korzyści

Szczególnie istotnym elementem rozwiązania SAP zainstalowanego w Hortex S.A. jest moduł planowania produkcji. Usprawnia on zarządzanie całym procesem produkcji – od zakupu owoców i warzyw u dostawców aż po zlecenie dostawy do klientów. Warto przy tym zauważyć, że składanie zleceń odbywa się w Hortex dwutorowo – tradycyjnie i elektronicznie.

Możliwość sterowania całością tego procesu centralnie, za pomocą jednego narzędzia, jest dużym ułatwieniem dla pracowników firmy.

Wspominając o korzyściach z wdrożenia, Jaromir Wróblewski największą wagę przykłada do uproszczenia i przyspieszenia obiegu informacji w firmie. "Wprowadzenie automatyzacji wielu procesów było dla nas wybawieniem. Przygotowywanie raportów o sprzedaży czy wykonaniu planu nie zajmuje już, jak kiedyś, kilka godzin czy dni, lecz liczy się w sekundach. To ogromne usprawnienie."