E-faktura w Niemczech: BMF doprecyzowuje zasady E-Rechnung przed 2027

Odbiór e-faktur w Niemczech jest obowiązkowy dla wszystkich firm od 1 stycznia 2025 r., natomiast od 1 stycznia 2027 r. wystawianie E-Rechnung staje się obowiązkowe dla firm, których obrót w 2026 r. przekroczył 800 tys. euro. Firmy poniżej tego progu mogą wystawiać inne faktury (papierowe lub, za zgodą odbiorcy, np. PDF) do 31 grudnia 2027 r. Od 1 stycznia 2028 r. obowiązek e-faktur obejmuje wszystkich. Rok 2027 nie jest więc wspólną datą startu dla wszystkich przedsiębiorstw.

Nie każdy błąd wykryty przez walidator oznacza, że faktura jest nieprawidłowa dla celów VAT. BMF rozróżnia błędy formatu od naruszeń reguł biznesowych EN 16931. Błąd formatu może sprawić, że plik w ogóle nie jest E-Rechnung. Naruszenie reguły biznesowej nie odbiera dokumentowi tego statusu automatycznie. Kluczowe jest, czy faktura daje się przetworzyć i czy obowiązkowe dane podatkowe są kompletne i poprawne. W praktyce warto rozdzielić trzy obszary: zgodność formatu, reguły walidacji oraz poprawność danych wymaganych podatkowo.

Obowiązkowe elementy faktury mają trafiać do właściwych pól BT (Business Terms) w części ustrukturyzowanej. BMF wskazuje tu tabele przyporządkowania przygotowane przez KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards — jednostkę koordynującą standardy IT) i FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland — niemieckie forum ds. faktury elektronicznej). Opis świadczenia musi zawierać rodzaj, zakres, treść i ewentualnie miejsce usługi w danych XML.

Jeśli faktura podlega obowiązkowi e-fakturowania, jej korekta również musi być e-fakturą. Faktura pierwotna i korekta czytane łącznie muszą jednoznacznie wskazywać obowiązujące dane. Korekta może też przyjąć formę samofaktury (Gutschrift) wystawionej przez odbiorcę, jeśli strony wcześniej to uzgodniły, a dokument wyraźnie odwołuje się do faktury pierwotnej. Korekty jest ściśle związana z obsługą faktury pierwotnej.

E-faktury wystawione do 31 grudnia 2026 r. zgodnie z pismami z 2024 i 2025 r. nie będą kwestionowane, także przy odliczeniu VAT. BMF wyjaśnia też, że wystawienie innej faktury zamiast obowiązkowej E-Rechnung nie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną. Taka faktura pozostaje jednak nieprawidłowa, a kontrahent może oczekiwać e-faktury.

Pismo BMF nie nakłada obowiązków bezpośrednio na dostawców oprogramowania, ale ma dla nich praktyczne konsekwencje. BMF zaleca przyporządkowanie obowiązkowych danych do pól EN 16931 według tabel KoSIT i FeRD. Firmy, które chcą korzystać z ułatwień dla faktur końcowych, budowlanych i z cenami brutto, potrzebują systemów obsługujących te scenariusze, w tym osadzone załączniki. Warto to uzgodnić z dostawcą systemu fakturowego lub usługi przesyłu, np. w sieci Peppol.

• Mapowanie danych: przypisanie pól SAP do pól BT zgodnie z tabelami KoSIT/FeRD dla stosowanego formatu (XRechnung lub ZUGFeRD).
• Opis pozycji: czy teksty materiałów i usług trafiają do części ustrukturyzowanej, a nie tylko do wydruku PDF.
• Załączniki: obsługa osadzonych załączników, takich jak kosztorysy i zestawienia godzin.
• Korekty: typy dokumentów korygujących, odwołanie do faktury pierwotnej, scenariusz samofaktury.
• Scenariusze specjalne: faktury zaliczkowe i końcowe, budowlane oraz z cenami brutto.
• Dane podstawowe: rozróżnienie klientów B2B i B2C. W sprzedaży masowej wystarczy ustalić status klienta przy zawarciu lub zmianie umowy.
• Walidacja i testy: cały proces end-to-end, od danych źródłowych w SAP, przez walidację, po wysyłkę (np. przez dostawcę Peppol) i obsługę korekty. Dotyczy to również faktur przychodzących.