Wdrożenie zintegrowanych systemów zarządzania ściśle wiąże się ze zmianami funkcjonowania firmy, tak o charakterze strategicznym, jak i operacyjnym. Jakie narzędzia stosować, aby te zmiany były dobrze przygotowane i sprawnie przeprowadzone?
 

Przykładem rozwiązania tego dylematu może być modelowanie procesów gospodarczych w Bosman Browar Szczecin S.A., przeprowadzone za pomocą narzędzi ARIS Toolset.

Decyzja o wdrożeniu zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem ma charakter strategiczny, tj. jej podjęcie i późniejsza realizacja kształtują  metody działania firmy na co najmniej kilka lat. Można to zauważyć szczególnie w obszarze logistyki i produkcji, gdzie metodyka MRP II wyznacza zazwyczaj nowe procesy pracy na wszystkich szczeblach zarządzania przedsiębiorstwem.

Podstawowym celem wdrożenia jest zwykle chęć uzyskania znaczącej poprawy efektywności proce- sów gospodarczych realizowanych przez firmę, która z kolei powinna skutkować wzrostem lub co najmniej umocnieniem pozycji rynkowej.

Jeśli mowa o procesach, to w sposób naturalny nasuwa się skojarzenie z modną w pierwszej połowie lat 90-tych metodą Business Process Reengineering – reorganizacji procesów gospodarczych. Niezależnie od wniosków wyciąganych z praktyki zastosowania tej metody (wiele nieudanych projektów) pozostały po niej elementy, które wniosły znaczący wkład do sposobu myślenia o zarządzaniu.

BPR definiowane było jako fundamentalne przemyślenie od nowa i radykalne przeprojektowanie procesów w firmie,  prowadzące do przełomowej (dramatycznej) poprawy.

Cechami tego podejścia są:

  • radykalizm wprowadzanych zmian
  • orientacja na procesy
  • twórcze wykorzystanie technologii informatycznych
  • dążenie do przełomowej poprawy

Z upływem lat na podstawie doświadczeń wdrożeniowych nacisk został przeniesiony z radykalizmu zmian na orientację procesową.

BPR, wdrożenie systemu klasy MRP II – co najpierw?

Nikt nie ma chyba wątpliwości, że wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania powinno się wiązać z wprowadzeniem istotnych zmian w systemie zarządzania firmą, a więc z przeprowadzeniem w większym lub mniejszym zakresie BPR. Istnieją wątpliwości, czy te dwa trudne przedsięwzięcia należy prowadzić jednocześnie.

Pierwsze z podejść zakłada implementację systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie poprzez nałożenie go na dotychczas realizowane funkcje i procesy. Mówi się, że wdrożenie samo w sobie będące zadaniem trudnym, nie powinno być zakłócane przez równoczesne dokonywanie gruntownych zmian w praktyce gospodarowania. Zmiany te można przeprowadzić później, po zakończonej sukcesem implementacji systemu informatycznego.

Drugie podejście proponuje w pierwszej kolejności przemyślenie dotychczasowych zasad prowadzenia działalności gospodarczej i dokonanie zmian wraz z wdrożeniem systemu komputerowego, tak aby nowe
procedury były już w nim uwzględnione.

Skoro, jak wspomniano na wstępie, decyzja o wdrożeniu systemu należy do strategicznych, to właśnie strategia rozwoju przedsiębiorstwa i będące jej pochodną strategie funkcjonalne wyznaczają kierunki zmian np. określają rynki zbytu, asortyment, kierunki inwestowania, a od strony operacyjnej wszystko to powinno być wspomagane przez system informatyczny.

System SAP a modelowanie procesów gospodarczych

Czołowy światowy system wspomagający zarządzanie. SAP jest zorientowany procesowo. Przejawia się to m.in. w zastosowaniu metodyki i narzędzi wspomagających fazę opracowania koncepcji wdrożeniowej o analizę procesów gospodarczych zarówno tych realizowanych dotychczas przez firmę, jak i sposobu ich odzwierciedlenia w systemie informatycznym.

Przedsiębiorstwo, które poprzez wdrożenie SAP zamierza stosować metodykę MRP II może wykorzystać narzędzie Business Navigator, przedstawiające w modelu referencyjnym systemu SAP przebieg obsługiwanych procesów gospodarczych.

Wielopoziomowa struktura modelu pozwala na analizę procesów zarówno na poziomie ogólnym tzw. scenariuszy, jak i sprowadzonym do poszczególnych transakcji, które można uruchomić bezpośrednio z modelu referencyjnego.

Modelowanie za pomocą ARIS Toolset

Większe możliwości, związane z modyfikacją procesów i włączaniem w nie funkcji wykonywanych poza systemem daje modelowanie z wykorzystaniem narzędzia ARIS Toolset firmy IDS prof. Scheer. Narzędzia te stosuje BCC (aktualnie All for One Poland), oferując klientom na wstępnym etapie wdrożenia opracowanie docelowego przebiegu procesów.

Takie podejście ma następujące zalety:

  • identyfikacja i prezentacja wszystkich istotnych procesów służących realizacji celów gospodarczych firmy,
  • jednoznaczność opisu rzeczywistości gospodarczej przedsiębiorstwa,
  • ułatwienie identyfikacji błędów w dotychczasowym przebiegu procesów związanych np. z powtarza­niem funkcji w ramach procesu, niewłaściwą kolejnością ich realizacji, brakiem istotnych funkcji, zbytnim rozproszeniem komórek organizacyjnych związanych z realizacją procesu,
  • możliwość identyfikacji powiązań pomiędzy procesami realizowanymi w przedsiębiorstwie,
  •  możliwość prezentacji i analizy wariantów przebiegu procesów,
  • możliwość projekcji zmian w realizowanych dotychczas procesach w kierunku ich skrócenia
    i uzyskania oszczędności kosztów,
  • uzyskania spójnego obrazu docelowego funk­cjo­nowanie przedsiębiorstwa wraz z określe­­niem miejsca poszczególnych uczestników (komórek organizacyjnych) w łańcuchu logistycznym,
  • gwarancja „wykonalności” zaproponowanych rozwiązań – mają one pokrycie w rozwiązaniach systemu informatycznego.

BPR w Bosman Browar Szczecin S.A.

Taki projekt zrealizowało BCC m.in. dla Bosman Browar Szczecin S.A. Przedmiotem jego była analiza i projekcja zmian procesów logistycznych związanych ze sprzedażą, zaopatrzeniem i przepływem materiałów wewnątrz przedsiębiorstwa.

Prace przebiegały w dwóch etapach: w pierwszym przeanalizowano aktualne procesy firmy i dokonano ich oceny, a następnie zaproponowano nowe, często wariantowe rozwiązania organizacyjne mające oparcie w procesach realizowanych w systemie SAP.

Dzięki temu Klient uzyskał zarówno spójny obraz bieżącego przebiegu procesów logistycznych, jak
i propozycje zmian, które stanowią podstawę koncepcji wdrożenia SAP.

Całość opracowana została w postaci modeli przebiegu procesów wzbogaconych o obszerne komentarze wskazujące na szczegóły realizacji poszczególnych funkcji, oraz ich wykonawców. Zaprezentowane podejście do wprowadzania zmian zwiększa znacznie prawdopodobieństwo powodzenia tak złożonych, stanowiących wyzwanie dla każdej firmy projektów.