Situation Handling jest standardowym narzędziem SAP S/4HANA wymagającym aktywacji, które pozwala zarówno na wykorzystanie predefiniowanych w SAP sytuacji wzorcowych, jak i stworzenie własnych. Producent systemu dostarczył dwie opcje w ramach obsługi sytuacji: standard framework i extended framework, które mogą być wykorzystywane jednocześnie.

Pierwsza z nich obejmuje gotowe do użycia sytuacje oraz ich monitoring, druga dodatkowo pozwala na tworzenie sytuacji dopasowanych do potrzeb biznesu oraz obsługę systemowych komunikatów o ostrzeżeniach i błędach.

Ponad 100 gotowych sytuacji

Szablony sytuacji w wersji rozszerzonej pozwalają na więcej konfigurowalnych opcji, np. ustawienie wielu wyzwalaczy dla danej sytuacji. Można wyróżnić dwa typy sytuacji: oparte na standardowych obiektach SAP, takich jak faktura czy materiał, oraz oparte na komunikatach – dostępne wyłącznie w wersji rozszerzonej. Udostępnionych jest ponad 100 gotowych sytuacji – przypadków użycia, które mogą zostać aktywowane.

Funkcjonalność SH jest oczywiście powiązana z aplikacjami biznesowymi, jednak procesy w jej ramach mają zakres autonomii. To pozwala na łatwe wdrożenie SH, a przede wszystkim oznacza brak konieczności wprowadzania jakichkolwiek zmian w istniejących procesach biznesowych.

Dzięki odpowiedniej konfiguracji rozwiązanie zbiera dane istotne dla sytuacji, monitoruje aktywności w jej zakresie oraz postęp realizacji. SH śledzi podjęte działania i analizuje sytuacje od pojawienia się pierwszego powiadomienia, wywołanego przez skonfigurowany przypadek, aż do jego rozwiązania.

Wydajniejsze procesy

Zdefiniowani użytkownicy mogą być informowani o konieczności podjęcia działań zarówno w formie powiadomienia w Fiori Launchpad oraz komunikatów wyświetlanych bezpośrednio w aplikacjach, jak i poprzez wiadomości e-mail. To pozwala na pełen monitoring błędów lub zaniechanych aktywności uniemożliwiających dalsze procedowanie. SH proponuje użytkownikowi możliwe aktywności, wskazuje dane przydatne do rozwiązania poszczególnych problemów. Dostępna jest również dedykowana aplikacja do śledzenia sytuacji – Monitor situations app.

Podniesienie jakości i wydajności procesów biznesowych to główne korzyści z wykorzystania SH. Większa sprawność operacyjna oznacza mniej rutynowych czynności, które na bieżąco muszą wykonywać użytkownicy. Wykorzystując SH, mogą skupić się wyłącznie na tych zadaniach, które rzeczywiście wymagają ich uwagi, analizy i działania. Rutynowe procesy mogą stać się bardziej zautomatyzowane.

Z punktu widzenia skuteczności SH kluczowa jest właściwa konfiguracja. Zarówno techniczna (opcje powiadomień, zadania techniczne, autoryzacje), jak i biznesowa (warunki zaistnienia sytuacji, komunikaty wyświetlane użytkownikom, odbiorcy, opcje monitorowania sytuacji). Precyzyjne filtrowanie dla określonych kryteriów selekcji spowoduje, że tylko niezbędna ilość danych będzie przetwarzana. Oba te czynniki – konfiguracja oraz adekwatny zakres przetwarzanych danych – zagwarantują pełną wykrywalność zdarzeń będących obiektem SH.

Situation Handling w działaniu
Przykład: overbooking połączenia lotniczego

Proces obsługi zidentyfikowanego zdarzenia w Situation Handling – sprzedano nadmiarową liczbę biletów na lot

Inteligentna automatyzacja

Bardziej zaawansowaną opcją i jednocześnie rozszerzeniem SH jest inteligentna automatyzacja sytuacji, za pomocą której zdefiniowane sytuacje mogą być przetwarzane oraz rozwiązywane w sposób automatyczny. Ustalone reguły biznesowe, stanowiące bazę automatyzacji, minimalizują zaangażowanie użytkowników. W tym przypadku jednak wymagana jest odrębna licencja.