SAP Signavio w migracji do S/4

Przedsiębiorstwa często borykają się z problemem niepełnej dokumentacji systemu, nie do końca mają świadomość, jak właściwie przebiegają ich procesy oraz czy sposób, w jaki pracują, jest optymalny. Ten brak przejrzystości co do sposobu wykorzystania obecnego systemu staje często na przeszkodzie w podjęciu właściwej decyzji co do kierunku migracji do S/4HANA.

A gdyby tak móc zobaczyć, czy nasze obecne procesy, obecny system jest optymalny? Jeśli nie ma w nim wąskich gardeł, jeśli mamy odpowiedni poziom automatyzacji procesów, jeśli nasze wskaźniki nie odbiegają znacząco od średniej w branży – rozsądnym rozwiązaniem wydaje się migracja w modelu brownfield. Tylko jak to sprawdzić?

Tutaj z pomocą przychodzi SAP Signavio Process Insights – aplikacja na platformę BTP (Business Technology Platform), która analizuje aktualne procesy w systemie ECC pod kątem ponad dwustu standardowych wskaźników opracowanych przez SAP, zestawia je ze średnimi wartościami tych wskaźników w danej branży i rekomenduje możliwości poprawy.

Po zainstalowaniu i zasubskrybowaniu aplikacji na BTP, należy skonfigurować połączenie do systemu ECC lub S/4HANA. Process Insights zaczyta dane bezpośrednio z systemu, przeanalizuje je i przedstawi w postaci czytelnego dashboardu dostępnego w przeglądarce. Dane są zaczytywane cyklicznie w tygodniowych odstępach, co pozwala na bieżące monitorowanie zmian w procesach. Warto tutaj wspomnieć, że Process Insights wspiera Google Chrome, Apple Safari oraz Mozilla Firefox. Microsoft Edge nie jest wspierany.

Sam proces instalacji nie jest skomplikowany i może być wykonany w ciągu jednego dnia (SAP mówi nawet, że w przeciągu minut – co jest możliwe, jeśli mamy doświadczonego administratora BTP oraz sieci i systemu ERP).

Po zaczytaniu danych z systemu otrzymujemy analizę w podziale na procesy end-to-end i linie biznesowe. System zawiera ponad 90 predefiniowanych procesów oraz ponad 200 wskaźników wydajności. Dodatkowo z wskaźnikami związane są rekomendacje usprawnień oraz innowacji dostępnych w S/4HANA.

W zależności od naszych potrzeb możemy rozpocząć analizę danych albo od wybranej linii biznesowej (np. Sprzedaż) lub konkretnego procesu (np. od szansy sprzedaży do finalizacji transakcji). Analizę rozpoczynamy od wkaźników. Już na pierwszy rzut oka widzimy, czy nasz system wymaga usprawnień – to wskaźniki oznaczone na czerwono, czyli najczęściej spotykane blokery. Wchodząc głębiej w analizę, możemy filtrować prezentowane dane, aby analizować je np. w kontekście konkretnej jednostki gospodarczej, porównać wyniki poszczególnych jednostek do średnich wartości z branży czy też między sobą (być może w innej jednostce dany proces wykonywany jest lepiej i warto go powielić). Tutaj również odnajdziemy rekomendacje usprawnień i innowacje.

Dla niektórych procesów dostępna jest tzw. analiza kierowana (guided analysis), która prowadzi użytkownika za rękę poprzez poszczególne obiekty i tabele SAP, wskazując, jakie działania należy wykonać, aby odnaleźć przyczynę wąskich gardeł, zatorów czy innych ograniczeń zidentyfikowanych przez Process Insights.

Podsumowując – dzięki Process Insights możemy nie tylko świadomie zdecydować, czy chcemy przenieść nasz system do S/4HANA bez zmian lub co możemy zoptymalizować korzystając z nowych funkcjonalności S/4, ale również wprowadzić optymalizacje i udoskonalenia już w obecnym systemie.

Obecnie SAP oferuje dostęp do Process Insights Discovery Edition, która jest darmowa dla obecnych klientów i obejmuje analizę jednego, wybranego z trzech, procesu i 56 wskaźników wydajności.

Jeśli po analizie systemu, czy to za pomocą Process Inisghts, czy też innego podejścia, wnioskiem jest decyzja o rewdrożeniu, to pojawia się kolejne pytanie – czy wdrażamy „nasze procesy” czy SAP Best Practices (SAP BP)? Jak zgodne lub rozbieżne z procesami SAP Best Practices są nasze obecne przebiegi? Czy mamy aktualną dokumentację procesów w notacji BPMN, którą moglibyśmy wykorzystać do porównania z SAP BP? Czy jesteśmy pewni, że użytkownicy wykonują procesy w systemie zgodnie z dokumentacją?

Praktyka pokazuje, że bardzo często nie mamy aktualnej dokumentacji (mamy dokumentację z momentu wdrożenia, ale od tego czasu dużo się zmieniło, a dokumentacja pozostała nie zmieniona). A nawet jeśli dysponujemy aktualną dokumentacją, to i tak zdarzają się sytuacje, kiedy rzeczywiście realizowany proces odbiega od pierwotnych założeń (np. anulowanie zlecenia sprzedaży po otrzymaniu zaliczki, które z założenia nie miało się wydarzać, ma jednak miejsce, bo klienci to wymuszają).

Tutaj z pomocą przychodzą kolejne dwa narzędzia SAP Signavio:

• SAP Signavio Process Intelligence,
• SAP Signavio Process Manager.

SAP Signavio Process Intelligence umożliwia zaczytanie danych z systemu ERP i na ich podstawie prezentuje graficznie rzeczywisty przebieg procesu wraz z wariantami oraz ilością wykonanych przebiegów w każdym wariancie.

Narzędzie umożliwia analizę danych za pomocą standardowych widgetów, takich jak np. suma, średnia czy rozkład w czasie. Widgety te pozwalają na agregację danych oraz ich analizę w zależności od czasu czy miejsca (np. ile zleceń sprzedaży zostało przetworzonych w poszczególnych regionach).

Poza standardowymi widgetami, system posiada również własny język zapytań (SIGNAL) zbliżony do SQL, który umożliwia tworzenie własnych analiz w zależności od potrzeb (np. jaka jest całkowita kwota zleceń, które są opóźnione w realizacji).

Dane źródłowe mogą być zaczytane z przygotowanego pliku Excel, ale SAP Signavio jest wyposażone w szereg predefiniowanych konektorów, m.in. do systemów SAP ECC i SAP S/4HANA, które znacznie przyspieszają proces zaczytywania danych do Process Intelligence. Na podstawie zdefiniowanych przebiegów system może również utworzyć diagramy BPMN, które mogą w dalszym ciągu stanowić dokumentację naszych procesów biznesowych.

Wiemy zatem, że chcemy reimplementować nasz system, widzimy już, jak wyglądają nasze obecne procesy i co wymaga optymalizacji. Czy możemy ocenić jak blisko/daleko jesteśmy do SAP Best Practices?

Korzystając z akceleratora Process design and standardization for SAP S/4HANA Cloud Private Edition, możemy zaczytać do SAP Signavio standardowe procesy SAP Best Practices. Jeśli podłączymy diagram procesu do analizy w SAP Signavio Process Intelligence, system będzie w stanie wyświetlić nam różnice pomiędzy faktycznym przebiegiem procesu w systemie ERP, a modelowym przebiegiem oferowanym przez SAP Best Practices. Dzięki temu będziemy mogli ocenić, czy wdrożenie oparte na SAP Best Practices jest realną ścieżką, która pozwoli nam uporządkować i ustandaryzować nasze działania jednocześnie z przejściem na nowoczesną i ciągle rozwijaną platformę S/4.