Wdrożenie systemu SAP metodą greenfield (czyli „od zera”) kojarzy nam się z rozpoczynaniem projektu od białej kartki: modelowaniem docelowych procesów w dedykowanym do tego narzędziu, omówieniem poszczególnych kroków, wydruków, raportów i zebraniem wszystkich ustaleń w obszerny dokument stanowiący koncepcję wdrożenia. Proces ten wymaga czasu i dużego zaangażowania kluczowych osób z biznesu.
Trochę inaczej proces wygląda w przypadku projektów typu rollout. Tutaj korporacja dostarcza wzorcową koncepcję, wzorcowy system, na którym można przejść dostępne procesy, a docelowy zakres wdrożenia ustala się podczas analizy Fit & Gap. To podejście pozwala z jednej strony skrócić czas potrzebny na analizę wymagań a z drugiej, dzięki dostępności systemu, pozwala zespołowi projektowemu już na początku zapoznać się z rzeczywistymi procesami, na których po wdrożeniu będą pracować wszyscy użytkownicy.
Teraz, dzięki SAP Best Practices, podejście stosowane dotychczas w rolloutach można przenieść również do projektów greenfield. Znalazło to swoje odzwierciedlenie w najnowszej metodyce wdrożeniowej SAP – SAP Activate.
Kilka słów o SAP Activate
SAP Activate to metodyka wdrożeniowa zawierająca w sobie elementy metodyk zwinnych. Obejmuje sześć faz:
Discover – w tej fazie główny nacisk położony jest na zapoznanie się z systemem i jego funkcjonalnością oraz określenie, w jaki sposób nowy system może wspierać biznes przedsiębiorstwa. Niezwykle istotna dla tej fazy jest możliwość skorzystania z systemów demonstracyjnych.
Prepare – w tej fazie następuje szczegółowe planowanie oraz inicjacja projektu. Finalizowane są harmonogramy, powoływany zespół projektowy, a faza kończy się spotkaniem kick-off oficjalnie rozpoczynającym projekt.
Explore – głównym działaniem tej fazy jest analiza Fit-to-Standard, której celem jest potwierdzenie, że procesy zawarte w zakresie projektu odpowiadają wymaganiom biznesu, oraz identyfikacja niezbędnych zmian w stosunku do konfiguracji standardowej.
Realize – celem tej fazy jest przyrostowe dostarczanie docelowego rozwiązania zgodnie z ustaleniami z fazy Explore. Zespół projektowy migruje dane, testuje rozwiązanie oraz przygotowuje procedurę startu produkcyjnego.
Deploy – w tej fazie przygotowywany i uruchamiany (zgodnie z procedurą startu) jest system produkcyjny, na którym biznes rozpoczyna codzienną pracę.
Run – głównym działaniem tej fazy jest dalsza optymalizacja i automatyzacja rozwiązania, aby jak najlepiej wspierało ono dynamicznie rozwijający się biznes.
Metodyka SAP Activate – fazy
Co to jest SAP Best Practices?
SAP Best Practices to zbiór kilkuset prekonfigurowanych procesów biznesowych dostępnych zarówno dla wersji publicznej, jak i prywatnej S/4HANA Cloud. Procesy te zostały przygotowane przez SAP w oparciu o doświadczenia zdobyte podczas wdrożeń u ponad 440 tys. klientów w 180 różnych branżach. Dzięki temu klienci zyskują dostęp do najlepszych praktyk dotyczących np. organizacji procesu zaopatrzenia, produkcji czy sprzedaży z magazynu. Dla każdego procesu SAP dostarcza jego opis, schemat BPMN, scenariusz testowy, a dla niektórych nawet tutorial online. Zawarte w procesach najlepsze praktyki mogą pomóc usprawnić istniejące procesy biznesowe, aby działały optymalnie.
System demonstracyjny
Już w fazie Discover, czyli jeszcze przed podjęciem decyzji o wdrożeniu, potencjalny klient ma możliwość skorzystania ze skonfigurowanego zgodnie z SAP Best Practices systemu demonstracyjnego. I to zarówno w chmurze publicznej, jak i prywatnej, w zależności od preferencji klienta i merytorycznego zakresu wdrożenia. Dzięki temu już na tym etapie członkowie zespołu projektowego mogą zapoznać się ze standardowym przebiegiem procesów (np. sprzedaży z magazynu czy produkcji pod zlecenie klienta), interfejsem użytkownika czy wbudowanymi raportami. Do systemów demonstracyjnych licencje SAP udzielane są bezpłatnie, a klient ponosi jedynie koszt infrastruktury (w przypadku edycji Public Cloud 14-dniowy dostęp do systemu próbnego jest całkowicie darmowy).
Przykładowy interfejs użytkownika dostępnego nieodpłatnie systemu demonstracyjnego SAP
Dostęp do wszystkich powyższych narzędzi pozwala nam traktować wdrożenie typu greenfield jak rollout, w którym wzorcem nie są procesy korporacyjne, ale procesy SAP Best Practices. W tym właśnie kontekście realizowane jest jedno z zadań fazy Explore, czyli analiza Fit-to-Standard.
Analiza Fit-to-Standard
Zgodnie z metodyką SAP Activate warsztaty Fit-to-Standard są realizowane na dedykowanym do tego systemie Starter (przy wdrożeniach SAP S/4HANA Cloud Public Edition) lub na systemie rozwojowym (przy wdrożeniach SAP S/4HANA Cloud Private Edition, On-prem). Podczas warsztatów zespół projektowy omawia te same procesy i funkcjonalności, które poznał w fazie Discover, z tą różnicą, że podczas warsztatów dokładnie jest omawiany każdy ekran, raport, wydruk czy interfejs, a wszystkie niezbędne dostosowania są spisywane i dołączane do backlogu.
Proces ten w dużej mierze przypomina analizę Fit & Gap znaną z projektów typu rollout – czyli weryfikację wzorca korporacyjnego pod względem dopasowań oraz różnic w stosunku do potrzeb nowej jednostki. Podczas tej analizy zespół projektowy przechodzi wszystkie procesy będące w zakresie projektu (wraz z wydrukami, interfejsami, raportami) i weryfikuje, czy ich kształt może zostać zastosowany dla nowego podmiotu 1:1, czy też wymaga zmian i dostosowań. A może konieczna jest implementacja całkowicie nowego procesu, którego nie ma we wzorcu, bo nie występuje w spółce-matce?
Dokładnie takie same kroki zakłada analiza Fit-to-Standard, z tym że wzorcem nie jest tu wzorzec korporacyjny spółki matki, a zbiór kilkuset procesów biznesowych SAP Best Practices. Warto zwrócić uwagę, że SAP Best Practices obejmują praktycznie całą działalność przedsiębiorstwa, pokrywając takie linie biznesowe jak: sprzedaż, zaopatrzenie, finanse, produkcja, łańcuch dostaw, serwis, utrzymanie ruchu czy R&D. Zespół projektowy klienta może korzystać z przygotowanej przez producenta dokumentacji (niestety część dokumentów jest tylko w języku angielskim), która ułatwia wykonanie procesu w systemie. Wraz z doświadczonymi konsultantami zespół może określić, na ile procesy standardowe mogą zostać wykorzystane przez biznes. I tutaj, podobnie jak w projekcie rollout, pojawia się jedno z największych wyzwań wdrożeniowych.
Zmiana mindsetu
Dzięki wykorzystaniu wzorca nie trzeba skupiać się na projektowaniu standardowych procesów. Całą energię można poświęcić na identyfikację funkcji oraz procesów stanowiących o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa i decyzję, jak najlepiej te elementy odzwierciedlić w systemie. To jednak oznacza, że osoby odpowiedzialne czy realizujące procesy standardowe będą musiały dostosować się do nowych wytycznych, przyjąć być może inny punkt widzenia, a czasami nawet zmienić zakres swoich obowiązków. To powoduje, że niekiedy zmiana przebiegu istniejącego w firmie od wielu lat procesu jest trudniejsza niż implementacja charakterystycznego dla firmy procesu w systemie. Obawy przed dostosowaniem do standardu tam, gdzie jest to możliwe, przesłaniają rzeczywistą potrzebę stworzenia nowych, dedykowanych rozwiązań wspierających sytuacje niestandardowe.
Ponieważ każda, nawet drobna zmiana w pierwszym odruchu budzi niechęć i obawę, szczególnie istotna jest odpowiednia komunikacja. Już od fazy Discover w metodyce SAP Activate znajdziemy elementy OCM (Organizational Change Management) zwracające uwagę na działania, które należy podjąć, aby organizacja była zdolna zaabsorbować w pełni nowe rozwiązanie. Jest to szczególnie istotne podczas analizy Fit-to-Standard, gdzie dobre zrozumienie rodzaju i istoty zmian wynikających z wprowadzenia standardowych procesów jest kluczowe dla wypracowania optymalnego projektu rozwiązania i skutecznej realizacji kolejnych faz projektowych. Dzięki usuwaniu barier zarówno komunikacyjnych, jak i organizacyjnych oraz tworzeniu dobrej atmosfery wokół projektu zespół OCM tworzy odpowiednie warunki, aby projekt wdrożenia mógł zakończyć się powodzeniem.