RISE with SAP pozwala obniżyć barierę wejścia w system ERP i przyspieszyć wzrost z inwestycji w transformację cyfrową. Dla nowych klientów SAP platforma RISE jest domyślną ścieżką korzystania z systemu. Wyborem pozostaje chmura: publiczna lub prywatna. Dla dotychczasowych klientów dostępne są dwie opcje: on-premise lub private cloud. Podkreślmy to jeszcze raz: chmura publiczna jest opcją tylko dla nowych wdrożeń.

Nie ma możliwości migracji do chmury publicznej SAP RISE. Warto też dopowiedzieć, że po wyborze chmury publicznej nie ma odwrotu. Przejście do chmury prywatnej lub modelu on-premise może się odbyć jedynie przez ponowne wdrożenie systemu. Dlatego dostępne możliwości należy rozważyć pod kątem biznesowym, ale trzeba mieć też na uwadze, że także od strony technicznej wybór pociąga za sobą daleko idące konsekwencje.

Argumentów przemawiających za modelem subskrypcyjnym jest dużo – przedstawimy je poniżej. Warto jednak mieć świadomość jego ograniczeń i dobrze zrozumieć podobieństwa i różnice dostępnych opcji. Prezentujemy ofertę SAP with RISE – co jest w abonamencie, a czego nie ma, jak przebiega projekt uruchomienia lub migracji systemu, jak administrować instalacją chmurową SAP.

Przykładem tego, jak ważne jest czytanie informacji podanych „drobnym drukiem” są komunikaty SAP o tym, że oferta RISE with SAP to znacznie więcej niż tylko ERP. To prawda. W pakiecie znajdziemy szereg dodatkowych produktów uzupełniających i rozszerzających możliwości systemu transakcyjnego. Trzeba jednak mieć świadomość, że są to bardzo podstawowe wersje rozwiązań, pozwalające na przeprowadzenie projektu typu proof of concept. Wdrożenie i produktywnie uruchomienie tych produktów zwykle wiążą się z koniecznością wnoszenia dodatkowych opłat za wersje rozszerzone.

RISE with SAP praktycznie

System SAP S/4HANA Cloud to nowoczesny, przemyślany system o znacznie zredukowanej liczbie przechowywanych danych, co wiąże się m.in. ze skokowym wzrostem wydajności i szybkości przetwarzania danych w stosunku do poprzednich wersji. Dodatki, które wcześniej były oddzielnymi aplikacjami, stały się częścią systemu. Otrzymaliśmy całkiem nowe funkcjonalności, np. New Cash Management, New Asset Accounting i oczywiście nowy interfejs użytkownika SAP Fiori gwarantujący łatwy dostęp do gotowych aplikacji. I to co najważniejsze, cały system utrzymujemy w chmurze. W tym ostatnim zdaniu tkwi zasadnicza różnica pomiędzy S/4HANA i S/4HANA Cloud – zmiana modelu dostarczania systemu.

W tej innowacyjnej formule w zamian za comiesięczny abonament otrzymujemy dostęp do najnowszych rozwiązań SAP, tylko jedną umowę SLA, obejmującą dostęp do rozwiązań SAP i utrzymanie środowiska w chmurze SAP, oraz maintenance systemu wraz z SLA dostarczany bezpośrednio przez SAP. Dotychczasowi użytkownicy systemu planujący migrację na S/4HANA Cloud otrzymują również dedykowane narzędzia wspierające tę transformację.

Przypomnijmy, jak funkcjonowało tradycyjnie licencjonowanie on-premise. Na podstawie analizy przedwdrożeniowej klient musiał podjąć decyzję o zakupie odpowiedniej liczby i rodzaju użytkowników (profesjonalnych, z ograniczonym dostępem, użytkowników specjalizowanych, np. obsługujących magazyny lub sklepy). Dokonywał zakupu systemu oraz platformy sprzętowej. Od chwili startu rozpoczynał wnoszenie opłat maintenance za usługę SAP Enterprise Support, która dawała dostęp do bazy wiedzy SAP oraz do aktualnej, najnowszej wersji systemu. Noty SAP pozwalały na wnoszenie poprawek oraz dostosowanie rozwiązania do zmieniającego się polskiego prawa, tak żeby system był zgodny z wymaganiami księgowości czy działów HR.

Wadą był brak możliwości adaptacji do nowych wyzwań biznesowych. Zakupiona liczba określonego rodzaju użytkowników nie zawsze pokrywała się z rzeczywistym późniejszym zapotrzebowaniem. Zdarzało się, że firma zaczęła rozwijać się w nieplanowanym wcześniej kierunku, powstało więcej magazynów, niż pierwotnie zakładano itp. Zamiana czy dokupienie licencji było oczywiście możliwe, jednak nie był to proces prosty czy szybki i wymagał negocjacji z SAP.

Na tym tle najważniejszą cechą usługi abonamentowej RISE with SAP jest elastyczność. Abonament wiąże się z zakupem Full Usage Equivalent, czyli puli (a nie licencji) dostępów do systemu. W podstawowej wersji pula 60 FUE może obejmować różne rodzaje użytkowników, które w trakcie trwania kontraktu możemy elastycznie dostosowywać do potrzeb. To bardzo wygodna opcja. Możemy na nowe wyzwania rynku reagować płynnie, elastycznie, praktycznie z miesiąca na miesiąc.

A zatem RISE with SAP to dostarczony formie abonamentu system ERP najnowszej generacji. Chmurę i całą infrastrukturę otrzymujemy jako usługę bezpośrednio od SAP. Sami decydujemy, czy skorzystamy z chmury publicznej czy prywatnej. Według analizy przedstawionej przez SAP takie podejście pozwala zaoszczędzić do 20% całkowitych kosztów posiadania systemu SAP w porównaniu do modelu on-premise.

Zalety i wady

Zalety systemu dostarczanego bezpośrednio przez SAP: klienci nie wnoszą opłat maintenance, które były związane bezpośrednio z zakupem licencji. Wsparcie maintenance otrzymują w cenie opłacanego co miesiąc abonamentu. Jest ono świadczone bezpośrednio przez organizację serwisową SAP. Czas SLA jest gwarantowany bezpośrednio przez SAP.

Dla firm, które już korzystają z SAP S/4HANA przejście na model abonamentowy wiąże się z koniecznością rezygnacji z posiadanych licencji (terminacja licencji). Z punktu widzenia wartości firmy następuje utrata wartości niematerialnych i prawnych, które stanowią majątek (często niemały) przedsiębiorstwa.

Trzeba też mieć świadomość tego, że przejście na RISE powoduje wygaśnięcie umowy maintenance z All For One Poland lub innym partnerem. Od tej chwili serwis producenta świadczą zespoły SAP. To co jest zaletą, może być także wadą. Konsultanci All for One znają systemy swoich klientów i pozostają w bezpośrednim kontakcie z osobami u klienta, a usługa jest realizowana w języku polskim (komunikacja i dostarczone rozwiązanie). Z kolei SAP posiada globalną organizację serwisową z dużą liczbą konsultantów. Jednak nie znają oni instalacji klienta, a komunikacja odbywa się po angielsku.

Znika usługa Technical Quality Check świadczona wspólnie przez nasz zespół i SAP, polegająca na przygotowaniu analiz przedstartowych i obecnych systemów na podstawie raportów zgromadzonych w systemie klienta. W opłacie standardowej nie będzie też dostępu do dedykowanego SAP Solution Managera. Znika też nasza usługa wsparcia audytów licencji i optymalizacji ich wykorzystania.

Administracja i wsparcie RISE with SAP

Przyjrzyjmy się różnicom w podejściu w modelu SAP private cloud (i on-premise) oraz SAP public cloud w odniesieniu do administracji i utrzymania systemu.

Wsparcie aplikacyjne pozostaje bez zmian – czyli zarówno w wersji publicznej, jak i prywatnej, a także w modelu on-premise obsługa problemów z codziennym korzystaniem z systemu zgłaszanych przez użytkowników może być realizowana przez własny zespół kompetencyjny lub w formie usługi partnera, np. serwis aplikacyjny SAP w All for One.

Przejdźmy trochę niżej, na poziom techniczny oraz sprawdźmy, jak wyglądają usługi administracyjne. Jak już wspomniano, dla systemów utrzymywanych w SAP RISE (private lub public edition) to producent oprogramowania zarządza w całości lub w znacznej części warstwą techniczną SAP Basis (infrastruktura, systemy operacyjne, bazy danych).

W tradycyjnym podejściu licencyjnym, w wariancie on-premise – klient ma dowolność, czy będzie systemem zarządzać i utrzymywać samemu, może m.in. skorzystać SAP Managed Services w All for One.

W modelu RISE with SAP usługa obejmuje warstwę Infrastructure Management, Software and Support (aktualizacje, upgrade’y, wymiana kernela itd.) oraz Technical Managed Service. Czyli w jednej, wnoszonej przez klienta opłacie w ramach subskrypcji otrzymuje on zarówno infrastrukturę u wybranego przez siebie partnera dostarczającego chmurę, jak i usługi techniczne.

Infrastruktura dla RISE jest dostarczana zawsze przez jednego z wybranych hyperscalerów: Amazon, Google, Azure lub Alibaba Cloud. Tylko z tymi dostawcami możemy – za pośrednictwem SAP – związać się umową obejmującą gwarancje dostępności RISE with SAP. Usługi serwisowe są realizowane przez system ticketów SAP, obsługiwanych w języku angielskim.

Usługa SAP obejmuje zarządzanie fizyczne, site’ami, wszystkie operacje infrastrukturalne na macierzach dyskowych, backupy, a także Server Provisioning czy Server Management. Także w odniesieniu do bazy danych SAP przejmuje pełną odpowiedzialność, łącznie z Database Managementem, patchowaniem, upgrade’ami. Wszelkie aktualizacje i update’y są włączone automatycznie. Częstotliwość wykonywania aktualizacji różni się w wersjach public i private edition.

Należy także pamiętać, że realizowane w ramach usługi RISE with SAP upgrade’y dotyczą jedynie warstwy technicznej SAP. Po każdej aktualizacji należy wykonać dostosowanie modułowe. Kluczowe jest, by sprawdzić, czy aktualizacja nie wpłynęła na działanie procesów biznesowych, wykonać dostosowania i zmiany, przetestować, wykonać funkcjonalne wsparcie biznesowe. I te zadania leżą już po stronie klienta, który może je realizować np. w formie serwisu aplikacyjnego lub dodatkowego wsparcia partnera.

Technical Cloud Architect

U klientów korzystających z RISE with SAP producent systemu rekomenduje powołanie funkcji Technical Cloud Architecta. Jego rola polega na wspieraniu firmy w dokładnym rozumieniu usług RISE, jakie systemy mamy do dyspozycji, jakie są ich możliwości, co jest zawarte w pakiecie usług, a czego on nie obejmuje. Może pomagać w procesie obsługi zgłoszeń serwisowych – w zakresie identyfikacji problemu i jego precyzyjnego opisu, a także poprawnego zrozumienia i implementacji przygotowanego rozwiązania.

W All for One Poland rola Technical Cloud Architecta jest jedną z usług dodatkowych, wspierających klientów platformy RISE with SAP. Naszym atutem jest zespół konsultantów mających doświadczenie i umiejętność prowadzenia komunikacji w zakresie SAP Support zarówno w obsłudze ticketów w ramach maintenance, jak i w realizowaniu podobnych usług dla SAP HEC, a także w systemach RISE.

Jednym z ważniejszych zadań architekta usługi RISE with SAP Cloud jest planowanie i koordynowanie proaktywnych działań związanych z architekturą systemów SAP. Subskrypcja RISE daje dostęp do pełnego zakresu usług, ale wiadomo, że od dostawcy warto wymagać. Ważne, by w kontakcie z SAP być  proaktywnym, monitorować systemy, procesy biznesowe. Dopytywać, czy zauważony przez nas problem jest poważny, kto odpowiada za jego rozwiązanie, jak zapobiegać podobnym incydentom w przyszłości.

Usługi dodatkowe

Typowy zakres usług pakietu RISE with SAP to arkusz ponad 700 szczegółowych pozycji, z opisem, do czego zobowiązany jest SAP w wersji standardowej, co jest usługą dodatkową lub nie zawiera się w pakiecie. Część zakresu, tzw. Cloud Application Services, może być realizowana przez klienta. Zazwyczaj te zadania są delegowane do partnera, czyli np. takiej firmy jak nasza.

Warto przyjrzeć się bliżej zakresowi usług standardowych. Widać, że monitoring krytycznych procesów biznesowych nie wchodzi w ten zakres, podobnie jak analiza logów bezpieczeństwa. Nie ma zarządzania rolami, profilami, uprawnieniami itd.

Typowe usługi dodatkowe, które nie są zawarte w opłacie standardowej, a istotne z perspektywy utrzymania systemu SAP:

  • Zarządzanie użytkownikami/uprawnieniami SAP,
  • Zarządzanie systemem transportowym,
  • Integracja z innymi systemami/aplikacjami (warto pamiętać, że w opcji chmury publicznej możliwość integracji systemami obok jest minimalna, wersja private daje większe możliwości integracji),
  • Monitoring systemów i jego dostosowanie do potrzeb biznesowych klienta,
  • Monitoring krytycznych biznesowo transakcji i procesów,
  • Implementowanie not SAP i zmian manualnych,
  • Planowanie i koordynowanie upgrade’ów i aktualizacji systemu,
  • Weryfikacja i podejmowanie działań związanych ze zrzutami systemu,
  • Zarządzanie blokadami, przerwami i aktualizacjami,
  • Zarządzanie drukarkami.

To zadania do wykonania we własnym zakresie lub w formie usług u partnera zewnętrznego. Warto mieć świadomość tego, co zawiera się w kontrakcie RISE with SAP, i odpowiednio przygotować się do organizacji usług nieobjętych kontraktem, a także przemyśleć, czy własne siły IT będą wystarczające, czy też należy wspomóc się partnerem z doświadczeniem w usługach SAP Managed Services.