Bezawaryjna wymiana elektronicznych komunikatów jest ważna wszędzie tam, gdzie korzysta się z EDI na szeroką skalę. W niektórych branżach, na przykład w Automotive czy FMCG, problemy w generowaniu dokumentów EDI z systemu SAP i do SAP mogą spowodować istotne perturbacje we współpracy między partnerami, a nawet zaowocować karami umownymi. All for One Red Alert to proste narzędzie, które aktywnie monitoruje poprawność komunikacji EDI, umożliwiając szybką reakcję na problemy techniczne, zanim pojawią się poważne konsekwencje biznesowe.
 

Wyzwanie: EDI bez awarii

Współpraca między stałymi partnerami biznesowymi użytkującymi platformy EDI wymaga automatycznego, bezawaryjnego przepływu dokumentów (zamówienia, potwierdzenia zamówień, faktury i inne) między systemami. W środowisku SAP wymiana bazuje na formacie IDOC, za którym w praktyce kryją się dokumenty w formatach XML, CSV, UBL i inne.

W praktyce, rozwiązania EDI – znajdujące się na styku różnych środowisk IT, narażone na problemy z łączami i bezpieczeństwem – są dość awaryjne. A przecież od ich działania zależy często byt firmy. W sektorze FMCG komunikacja EDI z kilkoma sieciami detalicznymi obsługuje nieraz większość sprzedaży. A w branży motoryzacyjnej każde opóźnienie w dostarczaniu komponentów może skutkować dużymi karami wynikającymi z umowy o współpracy.

Dlatego w takich firmach zapewnienie poprawności komunikacji EDI jest jedną z największych bolączek działu IT. Tradycyjny sposób monitorowania przepływu komunikatów w środowisku SAP wymaga od adminów „ręcznego” sprawdzania ich statusu w różnych miejscach w systemie. Jest to rozwiązanie czasochłonne i obarczone ryzykiem zwykłych ludzkich zaniedbań.

Żeby ułatwić i usprawnić proces monitorowania statusów komunikatów IDOC (a także logów technicznych i innych zadań związanych z EDI, zaplanowanych w systemie), Przygotowaliśmy proste w implementacji i użytku narzędzie: All for One Red Alert.

Odpowiedź: All for One Red Alert

All for One Red Alert jest prostym rozszerzeniem SAP, służącym do prewencyjnego monitorowania statusów IDOC, logów technicznych i zaplanowanych zadań. W dowolnie określonym cyklu, np. raz dziennie, All for One Red Alert automatycznie przygotowuje listę kontrolną w MS Excel, a następnie wysyła ją mailem na zdefiniowane adresy.

To upraszcza znacznie proces kontroli. Bez logowania do systemu, administratorzy mogą od razu zauważyć, które komunikaty nie wyszły z systemu i zareagować jak najwcześniej, podejmując działania naprawcze lub też kierując problem do zewnętrznego serwisu (np. organizacji SNP – aktualnie All for One Poland, wspierającej firmę w ramach usługi serwisu aplikacyjnego SAP).

Rozwiązanie będzie przydatne dla osób zajmujących się administracją systemu SAP ERP, jak również dla menedżerów, którzy mogą otrzymywać raporty z monitoringu z pominięciem fazy przygotowania danych do analizy. Określić można, które statusy mają znaleźć się w wynikach (błędy, ostrzeżenia lub wszystkie) oraz okres, za jaki ma nastąpić odczyt statusów.

Proste narzędzie do różnego zastosowania

All for One Red Alert to narzędzie, które można wykorzystywać na różne sposoby. Uruchomić je jednorazowo albo przygotować zadanie w tle, które będzie uruchamiało nasze narzędzie z określoną częstotliwością. Powiadamiać raz dziennie o tym, co działo się z Idoc-ami poprzedniego dnia lub powiadamiać co 10 minut tylko o błędnych Idoc-ach, by móc od razu reagować na te błędy. Czyli narzędzie do wykorzystania na różne sposoby. A może nie tylko do monitorowania Idoc-ów? Ten pomysł przecież można wykorzystać na przykład do monitorowania logów systemowych albo zadań działających w tle.

Korzystając z własnych spostrzeżeń oraz uwag zgłaszanych przez klientów został opracowany produkt: All for One Red Alert. W obecnej postaci składa się z trzech części:

  • Analiza Idoc-ów,
  • Analiza Logów i
  • Analiza Zadań.

Produkt oczywiście ma formułę otwartą, można go rozwijać i modyfikować w zależności od potrzeb klienta.

Analiza Idoc-ów

Wyboru parametrów wykonania monitorowanie statusów Idoc-ów dokonujemy w sposób standardowy, uzupełniając pola ekranu selekcji. Mamy możliwość określenia kilku podstawowych ograniczeń, przede wszystkim czasowych, oraz typu Idoc-a czy komunikatu. Ciekawą opcją jest grupowanie statusów – w zależności od typu Idoc-a i kodu jego statusu oraz wybranej opcji grupowania, wybrane zostaną Idoc-i z zieloną, czerwoną lub żółtą ikoną statusu.

W opcjach dodatkowych określamy adres lub adresy mailowe, na które mają być wysłane wyniki oraz dwie opcje związane z użyciem narzędzia jako zadania w tle i wykorzystaniem go w weekendy.

W wynikach raportu znaleźć możemy informacje o Idoc-ach i ich statusach. Wyniki są prezentowane jako standardowa lista ALV.

Oczywiście w sytuacji, gdy na ekranie selekcji uzupełniona jest opcja wysyłki mailem, na podany adres wysłany zostaje mail z załącznikiem. W treści maila znajdują się podstawowe informacje i parametry uruchomienia narzędzia, a załącznikiem jest plik Excel z wynikami.

Analiza Logów

Ta opcja narzędzie umożliwia monitorowanie logów aplikacji (tzw. BALLOG-ów).

Na ekranie selekcji określamy, jakie obiekty chcemy monitorować oraz dla jakich statusów. Zapewne w sytuacji monitorowania interesować będą nas logi dla błędów i przerwań, ewentualnie ostrzeżeń, zatem te opcje zaznaczone są domyślnie.

W wynikach odnajdujemy podstawowe informacje o logu wraz z treścią komunikatu z nim związanego.

Oczywiście w przypadku wyboru opcji wysyłki mailem, wyniki wysyłane są jako plik Excel na podany adres e-mail.

Analiza Zadań

Narzędzie umożliwia monitorowanie zadań w tle. Na ekranie selekcji określamy, jakie zadania chcemy monitorować, dla jakich użytkowników lub programu oraz dla jakich statusów.

W wynikach odnajdujemy podstawowe informacje o zadaniu w tle: kiedy było uruchomione, przez jakiego użytkownika, jaki jest jego status, wraz z kolorystycznym zaznaczeniem statusu.

Oczywiście w przypadku wyboru opcji wysyłki mailem, wyniki wysyłane są jako plik Excel na podany adres e-mail.

Gotowy produkt

Rozwiązanie jest gotowym do użytku rozszerzeniem systemu SAP. Po wgraniu transportów i prostej konfiguracji użytkownicy mogą rozpoczynać korzystanie z narzędzia. Dzięki rozwiązaniu użytkownicy otrzymują możliwość skupienia się na samej analizie wyników monitoringu, omijając fazę przygotowania danych do analizy.

Case study

Klient SNP (aktualnie All for One Poland) z branży włókienniczej wysyła dziennie średnio 10 000 IDOC-ów do systemów wewnętrznych oraz systemów swoich strategicznych partnerów. Dzięki naszemu rozwiązaniu i działaniom prewencyjnym, polegającym na automatycznym monitorowaniu ich przepływu, produkcja, zamówienia i wysyłka przebiegają płynnie oraz bezawaryjnie.