Rozliczanie podróży służbowych to jedna z najpopularniejszych funkcji portalu samoobsługowego BeeOffice. W najnowszej wersji aplikacji wprowadziliśmy usprawnienia obsługi delegacji w wersji mobilnej, dlatego warto przypomnieć i podsumować raz jeszcze możliwości systemu, w którym swoje podróże służbowe rozliczają już tysiące osób.
 

Polecenie wyjazdu służbowego

Zwykle w firmach delegacje są planowane i zatwierdzane przed rozpoczęciem podróży. Na tym etapie wprowadzamy 'polecenie wyjazdu służbowego’, które zawiera:

  • miejscowość i kraj rozpoczęcia podróży, miejsce docelowe i miejsce zakończenia podróży,
  • datę i godzinę rozpoczęcia/zakończenia podróży,
  • datę i godzinę przekroczenia granicy (dla delegacji zagranicznych),
  • środek transportu,
  • cel podróży.
  • opcjonalnie: wniosek o zaliczkę,
  • opcjonalnie: wstępny plan kosztów (pozycje wydatków i planowane kwoty),
  • opcjonalnie: inne komentarze i załączniki (np. jeśli jest to podróż związana z targami lub szkoleniem BeeOffice pozwala załączyć do wniosku agendę imprezy itp.).

Przykładowy ekran rozliczenia podróży służbowej, na etapie planowania wyjazdu:

Na tym etapie system może już automatycznie obliczyć wysokość diet dla pracownika, ponieważ wynikają one z czasu trwania, kraju oraz ew. posiłków zapewnionych podczas podróży (możemy również je wprowadzić na etapie planowania podróży). Informacja o dietach prezentowana jest na formularzu wraz z dodatkowym objaśnieniem, w jaki sposób została przeprowadzona kalkulacja.

Akceptacja wyjazdu

Planowana podróż służbowa jest następnie przesłana do akceptacji. Przełożony zostanie powiadomiony przez e-mail o wniosku oczekującym na zatwierdzenie. Akceptacja może być wykonana w aplikacji mobilnej lub w wersji „desktopowej”, w menu Infobox:

Uzupełnienie wydatków w trakcie lub po zakończeniu podróży

BeeOffice umożliwia rozliczanie wydatków związanych z delegacją na dwa sposoby:

  • na bieżąco, w trakcie podróży – dopisujemy kolejne rachunki i dołączamy ich zdjęcia wprost z telefonu,
  • po zakończeniu podróży – dodajemy wszystkie wydatki i załączamy skany lub oryginały (w wersji papierowej, do wydruku delegacji z BeeOffice).

W trakcie podróży możemy w każdej chwili uruchomić aplikację mobilną BeeOffice, przejść do menu "Delegacje" i wybrać opcję "Dodaj wydatek". System wyświetli aktualną podróż i pozwoli na dodanie do niej informacji o kosztach, takich jak:

  • rodzaj wydatku (taxi, parking, hotel, inne…)
  • kwota i waluta
  • opcjonalnie: dodatkowy opis
  • opcjonalnie: zdjęcie rachunku

Po zakończeniu podróży – akceptacja kosztów

Po zakończeniu delegacji i uzupełnieniu wszystkich wydatków, pracownik przesyła wniosek rozliczenia wyjazdu służbowego ponownie do swojego przełożonego do akceptacji. Odpowiedni menedżer zostaje powiadomiony o podróży, podobnie jak w opcji 'Akceptacja wyjazdu’.

Zarówno pracownik, jak i przełożony, może w każdej chwili sprawdzić status delegacji i ustalić, na jakim jest etapie akceptacji.

Przypomnienia dla „spóźnialskich”

W większości organizacji obowiązuje reguła rozliczania podróży w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu służbowego. BeeOffice wspiera przestrzeganie firmowych zasad poprzez wysyłanie powiadomień do pracowników, którzy spóźniają się z rozliczeniem.

W menu: Administracja -> Konfiguracja -> Terminy administrator systemu może ustawić liczbę dni, po których system będzie wysyłał przypomnienia do osób, które nie rozliczyły jeszcze swojej delegacji.

Akceptacja i rozliczenie delegacji

Podobnie, jak przy akceptacji polecenia wyjazdu służbowego, zatwierdzenie kosztów zakończonej podróży służbowej przez przełożonego może być wykonane w aplikacji mobilnej lub w wersji „desktopowej”, w menu Infobox.

BeeOffice pozwala konfigurować różne ścieżki akceptacji podróży. Przykładowo delegacje zagraniczne lub podróże z kosztami przekraczającymi ustaloną kwotę mogą być kierowane do dodatkowego poziomu autoryzacji (np. przez dyrektora finansowego).

Ostatnim etapem obiegu dokumentów jest przekazanie wniosku do księgowości. System może automatycznie przygotować "przepis dekretacji" dokumentu – przełożyć wprowadzone informacje o wydatkach na numery kont i kwoty, które zostaną wprowadzone ręcznie lub poprzez interfejs, do systemu finansowo-księgowego.

Podsumowanie

Rozliczanie delegacji raczej nie należy do ulubionych czynności pracowników… Alternatywą dla obiegu dokumentów opartego o formularze papierowe, pliki excel i maile są systemy samoobsługi pracowniczej – takie jak Concur, Workday lub BeeOffice – które te czynności upraszczają i automatyzują. W porównaniu do procesu 'tradycyjnego’ użytkownicy BeeOffice poświęcą na rozliczenie podróży mniej czasu oraz nie będą zadawali rutynowych pytań do księgowości w oczywistych sprawach (jak została obliczona dieta w mojej podróży, jaki kurs wymiany walut został zastosowany, na jakim etapie akceptacji jest obecnie mój wniosek). System pozwoli błyskawicznie to sprawdzić w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.