Funkcjonalność Planowania kosztów osobowych jest narzędziem SAP dedykowanym menedżerom, którzy zarządzają kosztami podległych im jednostek organizacyjnych.
 

Planując budżety (wynagrodzeń, kosztów socjalnych, szkoleń itp.) na kolejne okresy, menedżer opiera się najczęściej na rozliczeniach z poprzednich okresów. Pojawia się potrzeba narzędzia, które realizowałoby analizę kosztów na podstawie danych rzeczywistych (np. wyniki list płac) i planowanych (np. planowany budżet nagród).

Poniżej przedstawiamy krótki opis podstawowych funkcjonalności Planowania kosztów osobowych w SAP.

Wymagania

Warunkiem koniecznym dla uruchomienia funkcjonalności Planowania kosztów osobowych jest zdefiniowana w systemie struktura organizacyjna wraz z przypisaniami do miejsc powstawania kosztów. Na podstawie tych danych można już realizować scenariusze planowania.

W przypadku potrzeby planowania w oparciu o wynagrodzenie podstawowe lub wyniki list płac wymaganiem jest wdrożenie modułów Administracji Kadrami i Rozliczania list płac.

Powyższe warunki są najczęściej spełnione przez wszystkie firmy, które zdecydowały się na wdrożenie mySAP HR w podstawowym zakresie (Administracja Kadrami i Rozliczanie list płac).

W przypadku, gdy plany mają być widoczne w module Controllingu, wymagane jest uruchomienie funkcjonalności planowania kosztów w module CO.

Typy planów

Użytkownik ma do dyspozycji 3 scenariusze planowania kosztów:

  • planowanie na podstawie przewidywanych kosztów dla obiektów struktury organizacyjnej,
  • planowanie na podstawie wynagrodzenia podstawowego pracowników,
  • planowanie na podstawie wyników list płac.

Planowanie w oparciu o przewidywane koszty

Ten typ planowania jest wykorzystywany najczęściej, gdy firma nie wdrożyła funkcjonalności Administracji kadrami i Rozliczania list płac. Scenariusze planowania buduje się w oparciu o tzw. przewidywane koszty.

Z każdym z elementów struktury organizacyjnej (jednostka organizacyjna, stanowisko, miejsce pracy, stanowisko itp.) można skojarzyć standardowo do 7 składników kosztów (istnieje możliwość rozszerzenia do dowolnej liczby składników). Przykładowo, składnikiem może być planowany koszt szkoleń dla danej jednostki organizacyjnej lub planowane wynagrodzenie dla stanowiska. W planowaniu można uwzględnić również wakujące stanowiska.

Planowanie w oparciu o wynagrodzenie podstawowe

Planowanie to wykorzystywane jest najczęściej w przypadku, gdy nie interesuje nas taka szczegółowość, jaką dają nam wyniki list płac lub gdy realizujemy specjalne scenariusze, np. tworzymy scenariusz dla kosztów osobowych według średniej rynkowej wyceny stanowisk, by porównać go z rozkładem kosztów dla wynagrodzeń przyjętych w firmie.

W tego typu scenariuszu system analizuje wynagrodzenia podstawowe pracowników (angażowi) i ewentualnie koszty wakatów.

Planowanie w oparciu o wyniki list płac

Dostępne są tutaj dwa warianty tego scenariusza: planowanie w oparciu o rzeczywiste wyniki list płac (już rozliczone listy), oraz planowanie w oparciu o symulację list płac.

Takie typy scenariuszy dają największą dokładność planów (ewent. różnice wynikają z nieznajomości przyszłych zdarzeń, np. liczby nadgodzin w przyszłości itp. i ich ekstrapolacji na podst. przeszłości).

Jeśli okres planowania jest różny od okresu rozliczenia, system przelicza proporcjonalnie wyniki.

Porównywanie scenariuszy

Właśnie w porównywaniu różnych scenariuszy widzimy największą zaletę planowania. Przykładowo porównywane mogą być:

  • scenariusz rzeczywisty z rynkowym – w celu uzyskania informacji o tym, jak wyglądają koszty rzeczywiste z kosztami przy założeniu rynkowych wynagrodzeń;
  • scenariusz rzeczywisty ze scenariuszem dla innego planu organizacyjnego (po zmianach organizacyjnych w firmie);
  • scenariusz rzeczywisty ze scenariuszem z podwyższonymi kosztami (np. po realizacji podwyżek, wzrostu kosztów szkoleń itp.).

Integracja z modułem Controllingu

Niezależnie od przyjętego scenariusza (planowanie na podstawie wynagrodzenia podstawowego, przewidywanych kosztów czy wyników list płac), plan może zostać automatycznie przeniesiony do komponentu planowania kosztów w CO. W ten sposób można raportować odchylenia kosztów rzeczywistych od kosztów planowanych.