Mało czasu, małe zaangażowanie pracowników

Wdrożenie systemu ERP wymaga czasu. Nierealnie zaplanowany harmonogram, zbyt mało czasu na analizę przedwdrożeniową czy testowanie systemu mści się mocno.

Możliwości skrócenia czasu wdrożenia systemu ERP są ograniczone – nawet przy maksymalnym zaangażowaniu pracowników przedsiębiorstwa i firmy wdrożeniowej istnieją ograniczenia wynikające z długości procesów decyzyjnych.

Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania ze strony pracowników przedsiębiorstwa. To oni formułują wymagania dotyczące systemu. Tylko intensywna współpraca pracowników przedsiębiorstwa oraz firmy wdrożeniowej gwarantuje, że wdrożony system będzie odpowiadał oczekiwaniom użytkowników.

Niestety, łączy się to z wyłączeniem niektórych osób z bieżącej działalności w przedsiębiorstwie i poświęceniem dużej części ich czasu na potrzeby projektu.

Jeśli standardowy zakres obowiązków pracowników nie ulega zmianie, jedynie otrzymują nowe zadania związane z wdrożeniem, jest bardzo prawdopodobne, że te zadania będą traktowane przez nich jako zło konieczne, którego należy unikać. Wówczas prace wdrożeniowe jawią im się jako przeszkoda w wypełnianiu podstawowych zadań w firmie, z których pracownicy są rozliczani.

Kluczową spraw sprawą jest więc odpowiednie zmotywowanie pracowników do pracy w przedsięwzięciu wdrożeniowym. W praktyce często stosowane są różne formy dodatkowych wynagrodzeń za pracę przy wdrożeniu.

 Brak motywacji, brak zaangażowania pracowników w prace wdrożeniowe prowadzi do sytuacji, w której wdrożony system będzie działał, ale nie będzie odpowiadał potrzebom przedsiębiorstwa. Tylko pracownicy posiadają szczegółową wiedzę o procesach zachodzących w firmie, tylko oni mogą przekazać tą wiedzę konsultantom wdrażającym system.

Przyzwyczajenia ludzi, niechęć do zmian

Często zwykły ludzki opór użytkowników, przyzwyczajonych do dotychczas używanych programów (bądź ich braku!) hamuje prace wdrożeniowe. Są ludzie (zwłaszcza starsi), którzy – jeśli jakąś czynność wykonywali w dany sposób przez ostatnie 10 lat, będą robić wszystko, by tylko tego sposobu nie zmieniać.

Należy pamiętać, że każda zmiana wywołuje niepokój, zwłaszcza jeśli ci, których ona dotyczy, nie są informowani o celu jej przeprowadzenia.

Jedyną drogą do przezwyciężenia przyzwyczajeń i niechęci jest przedstawienie długofalowych korzyści, jakie osiąga przedsiębiorstwo dzięki wdrożeniu systemu. Oraz przekonanie pracowników, że korzyści dla przedsiębiorstwa oznaczają korzyści dla nich…

Zmiany organizacyjne, restrukturyzacja

Wszelkie zmiany organizacyjne lub restrukturyzacja powinny się zakończyć przed rozpoczęciem wdrożenia systemu. W przeciwnym razie wdrożony system nie będzie odpowiadał aktualnej strukturze przedsiębiorstwa.

Zmiany w organizacji firmy, przeprowadzane podczas wdrożenia i niekorelowane z pracami wdrożeniowymi, wywołują chaos organizacyjny i przyczyniają się do niepowodzenia przedsięwzięcia.

Spory wewnątrz przedsiębiorstwa

Wdrożenie systemu ERP ma znaczenie dla całości przedsiębiorstwa, dlatego budzi różne emocje i z różnych względów znajduje przeciwników. Ze względu na nadrzędne dobro przedsiębiorstwa wdrożenie musi zostać uznane jako projekt priorytetowy, w obliczu którego partykularne interesy poszczególnych działów czy osób muszą zostać odsunięte na plan dalszy.

Niski poziom kultury informatycznej

Problem ten dotyczy przede wszystkim końcowych użytkowników systemu. Brak podstawowych umiejętności obsługi komputera u pracowników spowalnia prace wdrożeniowe.

Można temu zaradzić w prosty sposób, przeprowadzając intensywne szkolenia z aplikacji biurowych (z tzw. „myszkologii”) przed rozpoczęciem wdrożenia.

W przeciwnym razie pracownicy nie będą uczestniczyć w pracach wdrożeniowych, a po starcie systemu nie będą chcieli ani potrafili korzystać z systemu.

Nie należy zapominać, że wdrożenie systemu ERP jest przedsięwzięciem wspólnym – przedsiębiorstwa u, którego system jest wdrażany i firmy wdrożeniowej. Właściwe przygotowanie i przeprowadzenie zmian wewnątrz przedsiębiorstwa jest kluczowym warunkiem powodzenia wdrożenia.