W wielu firmach pasek płacowy to banalny wydruk informacji o wynagrodzeniu, często przez pracowników nieodbierany z działu płac. Tymczasem z paska można uczynić atrakcyjne narzędzie komunikacji, na dodatek zaoszczędzając na kłopotliwej „papierologii”.
 

Inne spojrzenie

Spójrzmy na pasek płacowy z nieco innej strony. Uogólniając, może to być nośnik dowolnych komunikatów do pracownika. Już nie tylko informacja płacowa i formularz RMUA, ale także informacje o ważnych wydarzeniach w dziale, o dodatkowych dniach wolnych w kolejnych miesiącach, czy o propozycjach imprez firmowych. Wyobraźmy sobie pracownika, który na swoim pasku odnajduje sympatyczne życzenia urodzinowe. System mySAP HR oferuje takie możliwości, wystarczy po nie sięgnąć.

Pierwszym krokiem do efektywnego wykorzystania możliwości, jakie daje pasek płacowy, jest zawarcie na nim informacji z RMUA. Jeśli to zrobimy, unikniemy konieczności comiesięcznego wydruku osobnych formularzy RMUA.

Paski płacowe mogą być drukowane po każdej liście płac i dostarczane pracownikom w utajnionych kopertach. Tak to się dzieje w większości firm. Istnieje jeszcze inny sposób dystrybucji, znacznie efektywniejszy kosztowo i dający większą satysfakcję pracowników – intranet.

Pracownik w każdej chwili może zalogować się do firmowego intranetu i obejrzeć pasek płacowy z dowolnego okresu na stronie WWW. W przypadku firm drukujących co miesiąc tysiące kopert utajnionych (których koszt jest niebagatelny), czasem wysyłających je pocztą do oddziałów, rezygnacja z wydruku na rzecz publikacji w intranecie może przynieść znaczną redukcję kosztów.

Doświadczenia firm, które uruchomiły portale samoobsługowe dla swoich pracowników, pokazują że najczęściej odwiedzane są właśnie strony z paskami płacowymi. Pracodawcy powinni się zastanowić, jak można wykorzystać ten fakt dla celów informacyjnych.

Warto potraktować pasek jako tablicę informacyjną z komunikatami ogólnymi i skierowanymi do konkretnego pracownika. Pracownik mógłby tam znaleźć np. przypomnienie o terminie uzupełnienia dokumentów, czy o konieczności odbycia szkolenia.

Uchronić się przed intruzami

Kwestie udostępniania informacji o wynagrodzeniu zawsze budzą emocje. Dla przyzwyczajonych do tradycyjnej informacji w kopercie, łatwość uzyskania wglądu do elektronicznego paska płacowego może wywołać podejrzenia, że informacja o pensji jest teraz znacznie bardziej dostępna dla postronnych.

Planując uruchomienie dostępu do pasków przez intranet, należy poświęcić uwagę kwestiom bezpieczeństwa. Technologie informatyczne zapewniają wiele możliwości zabezpieczenia danych płacowych przed dostępem niepowołanych osób. Nie jest to wyłącznie hasło, token (np. SecurID) ale także protokoły uwierzytelnienia i szyfrowania danych (chociażby popularny SSL), uniemożliwiające „podejrzenie” przesyłanych w sieci informacji o paskach.

Na pewno można osiągnąć poziom bezpieczeństwa nie niższy niż przy tradycyjnych kopertach. Zaś przed niechcianymi spojrzeniami w monitor nie uchroni nas nikt oprócz nas samych, podobnie zresztą jak przed zaglądaniem w papierowy pasek.

Jak to robią w PTC

Polska Telefonia Cyfrowa (PTC), operator sieci komórkowych Era i Heyah, ogranicza obieg dokumentów papierowych. Pracownicy otrzymali dostęp do danych o swoim wynagrodzeniu w firmowym portalu.

Od X 2005 r. wszyscy pracownicy PTC mogą, zamiast paska płacowego w tradycyjnej formie papierowego wydruku, sprawdzić dane o swoim wynagrodzeniu w portalu korporacyjnym, zbudowanym na bazie SAP Enterprise Portal (SAP EP). Dane są generowane bezpośrednio z systemu kadrowo-płacowego mySAP HR.

Udostępnienie danych płacowych wiązało się z kolejną rozbudową funkcjonalności użytkowanych przez PTC rozwiązań informatycznych, w tym mySAP HR i SAP EP oraz z koniecznością wykonania dodatkowych prac programistycznych. Prace wdrożeniowe w tym zakresie trwały od początku maja i zostały zrealizowane przez Departament Rozwoju Systemów PTC wraz z BCC (aktualnie All for One Poland), działających w ścisłej współpracy z Departamentem Polityki Personalnej.

Efektem jest unikalne rozwiązanie rozszerzające standardowe możliwości technologii SAP. Komponent SAP Web Application Server w wersji 6.20 pozwala na generowanie stron w formacie HTML bezpośrednio z SAP i udostępnianie ich w firmowym portalu. W ramach projektu opracowane zostały funkcje odpowiadające na podwyższone wymagania PTC odnośnie bezpiecznego dostępu do informacji o wynagrodzeniach. Aplikacja pasków płacowych została zintegrowana z bazą danych LDAP, przechowującą aktualne informacje o użytkownikach systemu. Pozwala to wykluczyć dostęp nieuprawnionych osób do danych płacowych, zapewniając pełne bezpieczeństwo obiegu informacji.

Piotr Jeleniewski, kierujący projektem ze strony PTC, ocenia: „Zrealizowane z BCC przedsięwzięcie pozwala wyeliminować koszty związane z drukowaniem i dystrybucją pasków papierowych. Zaoszczędzimy więc na kosztach materiałów i wysyłki. Obieg informacji staje się też bardziej niezawodny i szybszy, co wpływa na zadowolenie pracowników. Oceniamy, że nakłady na prace wdrożeniowe zwrócą się już po 5-6 miesiącach.”

Ważna szata graficzna

Słaba strona graficzna pasków papierowych często idzie w parze z niedoskonałością informacyjną. Jeśli chcemy zamiast „zła koniecznego” otrzymać prawdziwy nośnik komunikacji, trzeba popracować nad estetyką pasków. I to niezależnie od tego, czy paski będą funkcjonować w formie elektronicznej, czy papierowej.

Nie chodzi tu tylko o kolor czy logo firmy, ale przede wszystkim o przejrzystość – jasny podział na poszczególne bloki informacji, właściwe wyróżnienie najważniejszych danych. Przejrzystość informacji ułatwi życie nie tylko odbiorcom pasków, ale również specjalistom płacowym, do których będzie trafiać mniej zapytań o pochodzenie poszczególnych kwot.

Duże możliwości dostosowania szaty graficznej do wymogów klienta zapewnia nowa technologia opracowania formularzy – SAP Smart Forms. Jednorazowy wysiłek specjalisty PY czy zewnętrznego konsultanta opłaci się – pracownicy polubią nowe, ładniejsze paski.