mySAP HR w korporacjach międzynarodowych

Blaski i cienie wdrożeń korporacyjnych

Korporacje międzynarodowe dążą do ujednolicenia systemów informatycznych, wykorzystywanych w poszczególnych krajach. Rozwiązania wspomagające zarządzanie kapitałem ludzkim nie są wyjątkiem.

Celem wdrożeń korporacyjnych (tzw. roll-out) mySAP HR jest przede wszystkim ujednolicenie systemu raportowania danych personalnych oraz wprowadzenie dobrych praktyk zarządzania personelem, sprawdzonych w innych krajach i uwzględnionych we wzorcu korporacyjnym.

W grę wchodzą także kwestie finansowe. Globalny koszt utrzymania zintegrowanego systemu jest niższy, niż gdyby każdy oddział używał innego systemu. Jeśli nawet nie jest to fizycznie jedna instalacja systemu dla kilku krajów, to sam fakt korzystania z tego samego rozwiązania umożliwia przepływ know-how pomiędzy oddziałami.

Nie jest jednak tak, że każdy oddział koncernu stosuje w całości standard korporacyjny. W wielu krajach realia prawne mogą znacznie odbiegać od modelu przyjętego w korporacyjnym wzorcu. Polska jest tu znakomitym przykładem.

Jeśli ten aspekt nie zostanie uwzględniony podczas wdrożenia, życie z niedostosowanym do przepisów prawnym systemem HR może się okazać prawdziwą udręką dla oddziału.

Im częściej zmieniane są przepisy kodeksu pracy w danym kraju, tym większy sprawia to problem. Zmiany w przepisach należy szybko odzwierciedlać w systemie, co może być trudne w międzynarodowej korporacji. Polski ustawodawca często nie daje wiele czasu na uwzględnienie zmian prawnych.

Problemem może okazać się dostosowanie systemu w sytuacji, gdy w polskim oddziale brak jest uprawnień do wprowadzania tego typu modyfikacji w systemie korporacyjnym. Zdalna współpraca z centrum kompetencyjnym SAP w centrali może być niewystarczająca.

Czy korporacyjny standard HR przyniesie więcej korzyści czy problemów – to zależy od przyjętego sposobu wdrażania korporacyjnego standardu i modelu wsparcia po wdrożeniu. W celu wypracowania dobrego rozwiązania, centrala i oddział powinny mieć świadomość zagrożeń i znać sposoby ich unikania.

Uwaga na „miny”

W skład mySAP HR wchodzą podmoduły: Administracja kadrami (PA), Zarządzanie czasem pracy (TM), Rozliczenie listy płac (PY), Zarządzanie organizacją (OM). O ile moduł OM nie posiada specjalnej wersji polskiej, o tyle specyfika dotyczy pozostałych wymienionych elementów. Zwłaszcza moduły Administracji kadrami i Rozliczania listy płac wyróżniają się specjalnymi wymogami lokalnymi.

Polskie ustawodawstwo w zakresie prawa pracy, specyficzne dla Polski zasady konfiguracji opisane w tzw. podręczniku krajowym (country manual), podatki, składki na ubezpieczenie społeczne, rozliczenia z Płatnikiem, rozliczanie listy płac zgodnie z Kodeksem Pracy, algorytmy naliczania składników wynagrodzeń, rejestracja w ZUS, konwersja SAP-Płatnik… To tylko niektóre przykłady obszarów specyficznie „polskich” .

W zakresie Zarządzania czasem pracy dodatkowym zmartwieniem dla konsultanta korporacyjnego okazać się może rozliczenie czasowych składników wynagrodzeń, czyli elementów listy płac opartych o zarejestrowane w systemie obecności i nieobecności pracowników.

Różne role we wdrożeniu

We wdrożeniach korporacyjnych zazwyczaj występują trzy strony zaangażowane w projekt: centrala (wspierana przez wewnętrznych i/lub zewnętrznych konsultantów), oddział oraz zewnętrzna firma lokalna wspierająca wdrożenie.

Podział ról pomiędzy zaangażowane strony jest różny i nie ma jednego słusznego modelu. Konfiguracja systemu czy budowa rozszerzeń może leżeć w gestii centrali lub lokalnej firmy wdrożeniowej.

Ważne, by podział ról odzwierciedlał poziom świadomości i wiedzy centrali o lokalnych wymaganiach, a także by przekładał się na odpowiedni dobór pracowników, oddelegowanych do realizacji projektu.

Słuszną praktyką jest, by osoby zarządzające projektem ze strony korporacji zadbały o wypracowanie wspólnej dla korporacji tzw. „księgi zasad konfiguracji” (common template manual). Księga stanowi zbiór zasad, które muszą być przestrzegane przez konsultantów spoza organizacji i jest niezbędna dla zachowania korporacyjnego systemu informacyjnego.

Nieuniknioną konsekwencją istnienia wspólnych dla koncernu prawideł są spory. W udanych wdrożeniach konflikty kończą się wypracowaniem kompromisu. Sposób jego osiągnięcia zależy od wagi problemu. Czasami polega on na przyjęciu alternatywnych rozwiązań konfiguracyjnych, nierzadko na zmianie standardu korporacyjnego.

Podejmowanie decyzji o tym, czy przyjąć „wersję polską” czy „korporacyjną” to kluczowy element zarządzania takim projektem. Często wybór polega na ocenie, czy więcej korzyści otrzymujemy dzięki ujednoliceniu rozwiązań, czy ich dostosowaniu do danej spółki.

Gdy korporacja bardzo chce sama

Znane są przykłady korporacji, które wdrożenia w polskich oddziałach próbowały realizować wyłącznie za pomocą korporacyjnych konsultantów. Wewnętrzni specjaliści mieli szczere chęci i dużą wiedzę na temat konfiguracji mySAP HR. Projekt się rozpoczynał, trwała faza koncepcji i do pewnego etapu nie było problemów.

Schody zaczynały się, gdy konsultanci napotykali problemy związane z meandrami polskiego prawa pracy.

Część firm decydowała o dalszym samodzielnym zmaganiu się z konfiguracją systemu. Na przykład, konsultanci korporacyjni tworzyli dodatkowe programy, nie wiedząc, że rozwiązania takie istnieją w standardzie polskiej wersji systemu mySAP HR. Trwało to długo, a efekty nie zawsze były zadowalające – typowe wyważanie otwartych drzwi.

Chcąc uniknąć takich problemów w trakcie projektu, już podczas przygotowań do wdrożenia należy uwzględnić udział lokalnej firmy wdrożeniowej. Polska nie jest jedynym krajem, w którym korporacje wspierają się zewnętrznymi firmami. Pozostaje tylko przekonać centralę, że polska specyfika prawa pracy jest na tyle zawiła, że okazjonalne konsultacje po starcie nie są wystarczające.

Korzystamy z korporacyjnego mySAP HR i…

Prawo w Polsce zmienia się szybko. Przedstawiciel producenta systemu, firma SAP Polska, w odpowiedzi na te zmiany co miesiąc w ramach umowy maintenance udostępnia klientom tzw. LCP (Legal Change Patch). Umożliwia to aktualizację mySAP HR poprzez dostosowanie systemu do zmian prawnych.

Korporacja powinna świadomie odpowiedzieć na pytanie: kto i w jaki sposób będzie uwzględniał i szybko obsługiwał wspomniane modyfikacje.

W wielu korporacjach wprowadzanie zmian do systemów SAP jest scentralizowane, a przez to z punktu widzenia oddziału utrudnione. Pracownicy oddziału mogą nie mieć uprawnień do dokonywania modyfikacji. Może się zdarzyć, że zanim zmiana zostanie uwzględniona, przepisy znów ulegną zmianie. Może to powodować kłopoty np. we właściwym naliczaniu listy płac, rozliczaniu czasu pracy, itd.

Firmy coraz częściej dostrzegają korzyści wynikające z outsourcingu. Warto zastanowić się nad przekazaniem odpowiedzialności (całkowitej lub częściowej) za bieżące wprowadzanie zmian zewnętrznej firmie konsultingowej. Przykładowo BCC realizuje takie usługi w ramach stałej umowy serwisu aplikacyjnego mySAP HR.

Wiedza o szansach i zagrożeniach pozwala odpowiednio przygotować i poprowadzić korporacyjne wdrożenie mySAP HR. Efektem jest system zgodny z wymaganiami koncernowymi i lokalnymi, elastycznie dostosowywany do zmian. Rozwiązanie pomagające użytkownikom w codziennej pracy, a korporacji na bieżąco dostarczające cennych raportów.