SAP zapewnia wiele rozwiązań, które pomagają wypracować przewagę konkurencyjną w środowisku międzynarodowym. W odpowiedzi na wyzwania łączące się ze złożonością i skalą globalnych łańcuchów dostaw klienci mogą sięgnąć po takie produkty jak SAP Global Trade Management.
 

Integracja łańcucha dostaw

Dane, informacje i wiedza stanowią krytyczne czynniki wpływające na efektywność logistyki i zarządzania łańcuchem dostaw w każdej skali, ponieważ są podstawą do planowania operacji logistycznych i procesów łańcucha dostaw, koordynowania i komunikowania się z partnerami biznesowymi oraz prowadzenia dobrze prosperującego przedsięwzięcia.

Znaczenie informacji zostało również odzwierciedlone w opracowanej przez APICS definicji łańcucha dostaw, którym jest „globalna sieć wykorzystywana w celu dostarczania produktów i świadczenia usług od poziomu surowca do poziomu ostatecznego nabywcy za pomocą przetwarzania informacji, fizycznej dystrybucji i środków pieniężnych”.

Zarządzanie łańcuchem dostaw w dużym koncernie działającym w skali międzynarodowej wymaga szczególnie dużej liczby informacji. Wymieńmy tu działania przynależne do poszczególnych poziomów organizacyjnych:

  • realizacja operacji i przetwarzanie transakcji;
  • podejmowanie rutynowych decyzji, np. ocena dostawców;
  • planowanie taktyczne, np. planowanie sprzedaży;
  • podejmowanie decyzji strategicznych.

Oprócz poziomu organizacyjnego konieczne jest także uwzględnienie kierunków połączeń informacyjnych. Firmy podejmują na przykład działania planistyczne i kontrolne łączące je z klientami działającymi w tzw. dolnej części łańcucha dostaw. Ogólnie określa się je jako czynności związane z zarządzaniem relacjami z klientami (customer relationship management, CRM).

Analogiczne czynności związane z relacjami z dostawcami (supplier relationship management, SRM) łączą przedsiębiorstwo z dostawcami w tzw. górnej części łańcucha dostaw.

Właściwe zarządzanie połączeniami informacyjnymi ze względu na mnogość informacji, kierunków i poziomów organizacyjnych wymaga odpowiednich rozwiązań IT, których integracja powinna postępować w miarę wzrostu dojrzałości przedsiębiorstwa. Zarówno wewnątrz organizacji, jak i w ramach całego łańcucha dostaw między kooperantami integracja może postępować również w wymiarze ludzkim i rozwoju relacji: możliwości i problemy wynikające z globalizacji skłaniają firmy do nawiązywania relacji z nowego rodzaju dostawcami.

Presja czasu i ciągłe dążenie do obniżania kosztów wymuszają usuwanie barier wewnętrznych i budowanie bardziej efektywnych relacji między jednostkami funkcjonalnymi. Firmy dysponujące najlepszymi łańcuchami dostaw na świecie wykorzystują nowe technologie, innowacje i procesy myślowe w znacznie większym stopniu niż ci, którzy nie dysponują taką przewagą. Dzięki temu uzyskują korzyści we wszystkich aspektach działalności mających wpływ na wartość firmy dla akcjonariuszy – w obszarze kosztów, obsługi klienta, produktywności aktywów i generowania przychodów.

Od ERP do GTM

Pierwszym stadium integracji jest wykorzystanie ujednoliconego wewnętrznego systemu informatycznego, ułatwiającego wymianę informacji, szczególnie w przypadku rozproszonych lokalizacji. System ERP może być wykorzystywany do kontroli procesu zakupowego, stanów magazynowych, rozliczeń z kontrahentami oraz śledzenia lokalizacji dostaw. Unifikuje on format danych i strukturę ich prezentacji, a także integruje moduły logistyczne z jednolitą bazą danych i zapewnia dostęp użytkowników do wielu ustandaryzowanych funkcjonalności.

Na tej podstawie możliwa jest integracja wielu aplikacji funkcjonujących u różnych partnerów handlowych przeprowadzających tę samą transakcję handlową. Integracja taka może mieć wymiar jedynie wymiany informacji, ale również w miarę rozwoju współpracy handlowej może przybrać formę ustalania warunków i kontroli realizacji umowy handlowej – można to określić mianem partnerstwa, którego czynnikami decydującymi mogą być oszczędności zasobów i kosztów (np. obniżenie kosztów produkcji, dystrybucji, opakowań czy przetwarzania informacji), poprawa obsługi klienta, korzyści w obszarze marketingu oraz wzrost zysków lub ich stabilności.

Przykładem aplikacji wspierającej takie procesy jest SAP Global Trade Management (SAP GTM), zapewniający dane z każdego obszaru decydującego o partnerstwie.

SAP Global Trade Management

SAP GTM to oparte na SAP ERP rozwiązanie dedykowane przede wszystkim dla firm prowadzących działalność handlową w skali międzynarodowej. Naturalnymi użytkownikami tej aplikacji są duże, międzynarodowe koncerny, posiadające oddziały w wielu krajach i realizujące kontrakty handlowe w powiązaniu z szeroką siecią kontrahentów. SAP GTM może być również wykorzystany przez organizacje mające siedzibę w jednym kraju, bez oddziałów zagranicznych, natomiast posiadające ważnych kooperantów za granicą.

Celem SAP GTM jest zwiększenie sprawności łańcucha dostaw poprzez ścisłą integrację wszystkich jego elementów, a także dostarczenie danych o wszystkich istotnych wskaźnikach (np. wysokość marży, wahania kursów walutowych, wielkość planowanego popytu) odnoszących się do obu stron łańcucha. Jest to aplikacja koncentrująca w jednym miejscu informacje z obszaru logistyki, księgowości oraz rozliczeń z kontrahentami, które są istotne zarówno dla sprzedających, jak i kupujących.

W ramach SAP GTM funkcjonuje kilka podstawowych procesów:

  • sprzedaż krajowa;
  • sprzedaż krajowa z przyjęciem na magazyn;
  • sprzedaż zagraniczna.

Podzielone są one na cztery etapy: zapytanie ofertowe, kontrakt, dostawa i rozliczenie. Dla każdego z tych procesów punktem wyjścia jest zapytanie ofertowe i utworzony na jego podstawie wstępny, a następnie ostateczny kontrakt handlowy.

Kontrakt handlowy implikuje utworzenie jednocześnie zlecenia sprzedaży i po drugiej stronie transakcji (u kontrahenta) zlecenia zakupu. W kolejnym etapie następuje dostawa – jeśli jest to sprzedaż z przyjęciem na magazyn, przeprowadzane jest również potwierdzenie dostawy. W ostatnim etapie transakcja jest rozliczana i wystawiana jest faktura.

Wszystkie te czynności wykonywane są z poziomu aplikacji SAP GTM, a zatem w jednym miejscu, bez konieczności przeszukiwania odpowiednich modułów, otrzymujemy wszelkie niezbędne informacje potrzebne do podjęcia decyzji handlowej. A to oznacza oszczędność czasu pracy, który może być wykorzystany bardziej efektywnie niż przechodzenie po cały systemie w poszukiwaniu odpowiednich informacji.

Aplikacja SAP GTM współpracuje z dwoma innymi rozwiązaniami, dedykowanymi na potrzeby firm handlowych:

  • SAP GTS (Global Trade Services) kontrolujący przestrzeganie regulacji prawnych, m.in. przepisów celnych w trakcie całego procesu zakupu i sprzedaży;
  • SAP FSCM (Financial Supply Chain Management) ułatwiający zarządzanie ryzykiem walutowym.

Podstawowym dokumentem w SAP GTM jest kontrakt handlowy, który w jednym miejscu grupuje niezbędne dane procesu zakupowego, sprzedażowego oraz informacje księgowe, zapewniając kompleksowy przegląd każdej pojedynczej transakcji od zlecenia zakupowego poprzez dostawę aż po przyjęcie i rozliczenie dostawy.

Istotną funkcjonalnością jest możliwość wykonania symulacji kosztów i terminów na każdym etapie transakcji w oparciu o wspomniane wcześniej dane, a także wymiana informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw dzięki dostępowi do kontraktu handlowego poprzez Internet.

Łatwiej, szybciej, bez ryzyka

SAP Global Trade Services (SAP GTS) wspiera zarządzanie kilkoma istotnymi z prawnego punktu widzenia obszarami:

  • SAP Compliance Management – ułatwia kontrolę spójności przeprowadzanych transakcji z regułami handlu zagranicznego, dzięki czemu można uniknąć ewentualnych kar z tytułu ich nieprzestrzegania. Jest to również komponent, który wspiera zgodność z przepisami Sarbanes-Oxley Act (SOX) w odniesieniu do handlu międzynarodowego;
  • SAP Customs Management – służy jako narzędzie interakcji firmy z agencjami celnymi, redukując czas potrzebny na procedury celne dzięki właściwej klasyfikacji produktów (w oparciu o m.in. Harmonized Tariff System, Export Control Classification Number – ECCN, European Customs Tariff czy Integrated Tariff of the Community – TARIC), kalkulacji ceł oraz tworzeniu dokumentów handlowych (dokumentację tę można wymieniać z administracją celną, wykorzystując platformę SAP NetWeaver oraz standard EDI wraz z formatem XML. Komponent jest przystosowany do pracy z systemami celnymi NCTS w Unii Europejskiej, AES w USA i ICS w Australii);
  • SAP Risk Management – pomaga zarządzać ryzykiem finansowym i zapewnia przejrzystość kosztów na każdym poziomie szczegółowości. Komponent zawiera dwie istotne funkcjonalności: obsługę obrotu towarowego objętego preferencyjnymi warunkami oraz obsługę rozliczeń dopłat do towarów eksportowych (ma to zastosowanie w przypadku firm produkujących żywność i rozliczających kontrakty w oparciu o Wspólną Politykę Rolną UE).

Łańcuch dostaw to nie tylko fizyczny przepływ towarów czy usług. Powinien on być również kojarzony z przepływem środków finansowych pomiędzy stronami transakcji.

Przykładowo w momencie stworzenia zlecenia zakupowego (PO – purchase order) funkcjonalność kontroli importu sprawdza, czy kontrahent nie jest na liście dostawców objętych embargiem (ma to zastosowanie np. w przypadku tzw. towarów strategicznych, czyli handlu uzbrojeniem czy tzw. towarów i technologii podwójnego zastosowania, które są produktami wrażliwymi dla gospodarki – są to np. produkty chemiczne i biologiczne, technologie jądrowe, urządzenia optyczne i laserowe stosowane w awionice i niektóre rodzaje oprogramowania) oraz czy warunki przyszłej transakcji są zgodne z przepisami celnymi.

Finanse w globalnym łańcuchu dostaw

W powszechnym rozumieniu łańcuch dostaw jest utożsamiany z fizycznym przepływem towarów czy (rzadziej) usług. Jednak łańcuch dostaw powinien również być kojarzony z przepływem środków finansowych pomiędzy stronami transakcji.

Dlatego też SAP Financial Supply Chain Management (FSCM, które jest rozwinięciem SAP Treasury and Risk Management) ułatwia kontrolę przepływu środków pieniężnych pomiędzy partnerami handlowymi. Komponenty SAP FSCM wspierają obniżanie kosztów globalnego łańcucha dostaw, dostarczanie informacji finansowych z nim związanych, a tym samym lepsze wykorzystanie wolnych środków:

  • SAP Biller Direct i SAP Billing Consolidation – umożliwia podgląd kont rozrachunkowych oraz statusu płatności, co oznacza, że kontrahenci znajdujący się w dowolnym miejscu na świecie mogą samodzielnie rozliczać się między sobą (w połączeniu z SAP Cash Management);
  • SAP Dispute Management – wspiera zarządzanie przeterminowanymi lub spornymi płatnościami poprzez klasyfikowanie poszczególnych rodzajów transakcji i jej etapów, np. jeśli rozbieżności dotyczą reklamacji towaru, to użytkownik SAP FSCM może zidentyfikować, czy dana reklamacja została już rozpatrzona i z jakim rezultatem;
  • SAP Cash and Liquidity Management – zapewnia codzienną, bieżącą informację o stanie kont bankowych, uwzględniającą rozrachunki ze wszystkich oddziałów, a tym samym wszystkich banków, które są wykorzystywane w korporacji;
  • SAP Collections Management – wspiera pracę działów rozliczających należności od odbiorców poprzez przygotowanie hierarchii należności z perspektywy zarządzania ryzykiem – komponent ten pomaga wybrać odbiorców, których należności są kluczowe dla płynności przedsiębiorstwa, a także zidentyfikować przeterminowane płatności. Komponent oferuje również możliwości rejestracji pełnej historii kontaktów z kontrahentem dotyczących płatności;
  • SAP Credit Management – zarządza procesami związanymi z liniami kredytowymi udzielonymi kontrahentom. Poprzez integrację informacji finansowych i niefinansowych SAP Credit Management ułatwia redukowanie ryzyka kredytowego (które w przypadku prowadzenia działalności międzynarodowej jest dość zauważalnym czynnikiem ze względu na zróżnicowaną sytuację gospodarczą w wielu krajach) i optymalizowanie warunków linii kredytowej, np. w przypadku utworzenia nowego zlecenia sprzedaży aplikacja SAP Credit Management automatycznie sprawdza rozrachunki z danym dostawcą lub jego historię kredytową, blokując w razie potrzeby potencjalną transakcję. Istotna jest również możliwość korzystania z danych tego typu pochodzących z innych programów dzięki wykorzystaniu platformy SAP Exchange Infrastructure (XI);
  • SAP In-House Cash (IHC, tzw. bank wirtualny) – prowadzenie szerokiej, międzynarodowej działalności handlowej wymaga obsługi płatności za pośrednictwem wielu banków. SAP In-House Cash, centralizując i grupując płatności, pozwala obniżyć koszty ich obsługi;
  • SAP Treasury and Risk Management – zawiera funkcjonalności wspierające zarządzanie płynnością oraz zarządzanie środkami finansowymi, dzięki czemu decyzje dotyczące zamówień mogą być oparte na prognozach dotyczących sytuacji finansowej przedsiębiorstwa w teraźniejszości i przyszłości, a także kursach walut, oprocentowaniu i kosztach zabezpieczeń przed ryzkiem walutowym.

Z pewnością aplikacja SAP GTM wraz zaawansowanymi funkcjami FSCM nie należy do rozwiązań stosowanych przez wszystkie przedsiębiorstwa posiadające kooperantów za granicą. Na największe korzyści z wdrożenia opisanych funkcjonalności mogą liczyć te firmy, dla których handel w skali globalnej stanowi większą część biznesu. Ich zalety docenią menedżerowie dużych korporacji, także największe polskie firmy operujące na rynkach międzynarodowych, o rocznych obrotach liczonych w miliardach euro, które zawierają kontrakty z kontrahentami z całego świata, z różnych obszarów gospodarczych, prawnych i kulturowych.