Analiza przyczyn problemów, występujących w trakcie wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego, jak i po jego uruchomieniu, wskazuje że wiele z nich związanych jest z kwestią integracji poszczególnych funkcjonalności.
 

Przyjrzyjmy się działaniom, jakie należy podjąć podczas wdrożenia, aby jako produkt uzyskać jeden zintegrowany system, obsługujący w spójny sposób całość procesów biznesowych firmy.

Nowoczesne systemy informatyczne, w tym system SAP, charakteryzuje możliwość wdrożenia przebiegu procesów biznesowych, przechodzących przez całe przedsiębiorstwo.

Przygotowana w systemie funkcjonalność modułowa musi być ze sobą zintegrowana, tak aby system tworzył jedno rozwiązanie do obsługi procesów firmy, a nie grupę specjalizowanych funkcji, wykorzystywanych przez poszczególne obszary organizacyjne.

Poniżej zostały przedstawione, w podziale na kolejne fazy wdrożenia (zgodnie z metodyką wdrożenia systemu SAP stosowaną przez BCC – aktualnie All for One Poland), działania, jakie należy wykonać podczas wdrożenia, aby zapewnić prawidłową integrację międzymodułową.

Faza I – Przygotowanie projektu

W fazie organizacji i przygotowania projektu należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

  • struktura organizacyjna projektu – w Zespołach Roboczych należy zapewnić udział osób odpowiadających za poszczególne działania, w ramach wdrażanych procesów (przyjmujemy tu, że struktura organizacyjna projektu jest typowa – kluczem wyodrębnienia zespołów są poszczególne funkcjonalności – moduły SAP)
  • definicja projektu – określając cele biznesowe wdrożenia, należy wyodrębnić grupę celów dla procesów biznesowych (a więc takich, które nie odnoszą się do poszczególnych funkcji realizowanych w komórkach organizacyjnych firmy) i których osiągnięcie jest możliwe jedynie poprzez pełną integrację systemu
  • narzędzia do wymiany informacji – konieczne jest zapewnienie odpowiednich narzędzi, które pozwolą Zespołom Roboczym na wymianę informacji o zagadnieniach międzymodułowych; dotyczy to zagadnień koncepcyjnych, których omówienie wymaga udziału osób z kilku działów firmy, problemów, dla których rozwiązania potrzebna jest wiedza z kilku obszarów merytorycznych, jak i zadań zlecanych sobie nawzajem przez zespoły.

Nowoczesne systemy informatyczne, w tym system SAP, charakteryzuje możliwość wdrożenia przebiegu procesów biznesowych przechodzących przez całe przedsiębiorstwo

Faza II – Projektowanie koncepcyjne

W zakresie opracowywania „Koncepcji wdrożenia systemu” należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia:

  • identyfikacja i opis procesów biznesowych przedsiębiorstwa, w ramach których działy firmy realizują określone działania (kroki procesu); opracowany wykaz procesów realizowanych w firmie będzie stanowił podstawę do większości prac związanych z integracją międzymodułową; poszczególne kroki procesów są realizowane w modułach funkcjonalnych systemu, a ich opis koncepcyjny musi się składać w jedną całość (należy pamiętać, iż część procesów z racji swego charakteru może być w całości realizowana tylko w jednym module systemu),
  • koncepcja danych globalnych, których konfiguracja wpływa na funkcjonowanie wszystkich modułów (np. kalendarze, jednostki miary)
  • koncepcja struktur organizacyjnych – wyodrębniona w systemie struktura organizacyjna ma m.in. wpływ na możliwości raportowania informacji (szczegółowość i kryteria wyboru oraz zakres danych) oraz podziału uprawnień; stąd też konieczne jest przy jej projektowaniu uwzględnienie wymagań użytkowników systemu z różnych działów firmy
  • koncepcja danych podstawowych międzymodułowych – dane, które używane są przez kilka modułów systemu (np. dane podstawowe materiałów, dostawców i odbiorców) – przygotowując model tych danych w systemie konieczne jest uwzględnienie wymagań większości działów przedsiębiorstwa
  • koncepcja uprawnień – użytkownicy systemu posiadają w systemie określone role, które pozwalają im realizować zadania w ramach procesu biznesowego, zadania te mogą dotyczyć funkcji przypisanych do różnych modułów systemu

Opracowując poszczególne modułowe „Koncepcje wdrożenia systemu”, należy uwzględnić w nich wykazy odniesień do pozostałych modułów, tak aby osoby będące odbiorcami dokumentów mogły szybko zweryfikować elementy wpływające na integrację systemu.

Praktyka projektowa pokazuje, iż na etapie zaawansowanego opracowywania dokumentu „Koncepcji wdrożenia systemu” celowe jest organizowanie regularnych spotkań międzymodułowych, na których, dzięki obecności osób z różnych komórek organizacyjnych firmy (oraz konsultantów firmy wdrożeniowej, specjalizujących się w poszczególnych modułach), można omawiać zagadnienia związane z integracją systemu i znaleźć rozwiązania, spełniające wymagania użytkowników i odbiorców systemu z wszystkich działów.

Na etapie uzgadniania „Koncepcji wdrożenia systemu”, przy przedstawianiu decydentom rozwiązań opracowanych koncepcyjnie, konieczne jest zaprezentowanie ich w kontekście obsługi procesów firmy, z uwzględnieniem powiązań międzymodułowych.

Faza III – Realizacja prototypu

Jeżeli przygotowana i uzgodniona „Koncepcja wdrożenia systemu” została opracowana w prawidłowy sposób, z uwzględnieniem całości powiązań międzymodułowych, to konfiguracja poszczególnych modułów (dane globalne, struktury organizacyjne, dane podstawowe, dane sterujące i operacyjne, uprawnienia itd.) nie wymaga zapewnienia dodatkowych działań, związanych z integracją systemu.

Najbardziej istotnym punktem kontrolnym z punktu widzenia integracji międzymodułowej jest walidacja prototypu systemu. Po zakończeniu testów modułowych, w trakcie których Zespoły Robocze sprawdzają poprawność działania poszczególnych funkcji systemu, należy przejść do testów integracyjnych.

Punktem wyjścia do opracowania scenariuszy testów integracyjnych powinien być przygotowany w fazie projektowania koncepcyjnego wykaz procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Testy integracyjne muszą objąć swoim zakresem całość procesów firmy. W trakcie realizacji testów osoby z poszczególnych Zespołów Roboczych realizują kolejne kroki procesu, przechodzące przez różne moduły systemu.

Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowy przepływ informacji w procesie biznesowym, zarówno w ujęciu logistycznym, jak i w kategoriach finansowych.

Faza IV – Przygotowanie do pracy

W fazie przygotowania do pracy zagadnienia międzymodułowe związane są z następującymi elementami:

  • „Instrukcje użytkowników końcowych” – muszą być dostosowane do ról użytkowników końcowych i dostarczać im wiedzy o obsłudze systemu w odniesieniu do miejsca i zadań użytkownika w realizowanym procesie biznesowym, niekiedy z wykorzystaniem funkcji dostępnych w różnych modułach (w zależności od zakresu obowiązków na danym stanowisku pracy)
  • szkolenia użytkowników końcowych, tak jak i instrukcje, muszą być dostosowane do ról użytkowników. Przy przygotowaniu planu szkoleń użytkowników końcowych konieczne jest uwzględnienie użytkowników w szkoleniach z wszystkich realizowanych przez nich w systemie funkcji, niezależnie od modułu systemu
  • przeniesienie danych podstawowych do systemu produkcyjnego – część danych podstawowych (opisanych w „Koncepcji wdrożenia systemu”) ma charakter międzymodułowy, co oznacza, że poszczególne wpisy dotyczące tego samego obiektu, będą opracowane w różnych działach (np. dane logistyczne i finansowe opisujące klienta firmy). Stąd też samo przygotowanie danych do przeniesienia wymaga współpracy i koordynacji osób z różnych działów.

Faza V – Start produkcyjny i eksploatacja

Na etapie rozpoczęcia przez użytkowników pracy produkcyjnej z systemem konieczne jest zadbanie, aby funkcjonujący w firmie wewnętrzny Help Desk pozwalał na zgłoszenie przez użytkowników problemów związanych z obsługą i funkcjonowaniem SAP – niezależnie od identyfikacji miejsca występowania problemu w systemie (modułu systemu).

Użytkownicy, rozpoczynający prace z systemem, potrafią określić, że istnieje problem, natomiast często nie są w stanie zidentyfikować, z jakim modułem funkcjonalnym systemu problem jest powiązany.

Stąd też identyfikacja (i ewentualna eskalacja do konsultantów firmy wdrożeniowej) musi zostać wykonana przez członków wewnętrznego Help Desku – pracowników firmy, którzy byli zaangażowani w proces wdrożeniowy i są odpowiedzialni za poszczególne moduły systemu.

Zawarty w powyższym artykule opis koniecznych działań nie jest oczywiście wystarczający – prawdziwą wiedzę o integracji międzymodułowej zdobywa się tylko poprzez doświadczenie wynikające z ilości zrealizowanych wdrożeń. Stąd też zasadniczą wartością, jaką wnosi do przedsięwzięcia doświadczona firma wdrożeniowa, jest wiedza o tym, jak wdrożyć system, aby otrzymane rozwiązanie było w pełni zintegrowane i wspierało procesy biznesowe, a nie jedynie poszczególne funkcje przedsiębiorstwa.