Funkcjonalności ograniczone do wyboru szkoleń z udostępnionego katalogu, przyjazny i łatwy w obsłudze interfejs użytkownika, możliwość pracy w trybie offline – All for One iLearningGate spełnia wszystkie warunki dobrej aplikacji mobilnej. To narzędzie do udostępniania katalogu szkoleń, pobierania i wykonywania treści e-learningowych jest dedykowane na iPada i zintegrowane ze standardowym modułem Learning Solution w SAP.
 

Jeszcze kilka lat temu, chcąc poznać prognozę pogody na kolejny dzień, konieczne było oczekiwanie na godzinę 20, kiedy tuż po wiadomościach można było oglądać prezentera opowiadającego o zjawiskach atmosferycznych. Aplikacje internetowe sprawiły, że na ekranie komputera aktualna prognoza pogody może zostać wyświetlona w dowolnym czasie, dla dowolnego obszaru świata.

Po pojawieniu się smartfonów prognoza pogody jest zawsze w naszej kieszeni, pokazuje się w dodatku domyślnie dla tego miejsca, gdzie właśnie przebywamy, i z dokładnością, jakiej sobie zażyczymy. Poinformuje nas nawet o tym, czy warto wstać wcześnie na poranny jogging, czy raczej aura na to nie pozwoli. Wielu ludzi z sentymentu nadal czeka na godzinę 20, ale z praktycznego punktu widzenia program telewizyjny stracił już sens.

Biznes w tablecie

Aplikacje mobilne w wielu obszarach życia stają się coraz bardziej przyjazne, użyteczne i po prostu poręczniejsze. Mając możliwość dotknięcia na ekranie tabletu lub telefonu kolorowej ikonki, nie uruchamiamy tak często ciężkiego laptopa, aby ściągnąć pocztę, sprawdzić coś w przeglądarce czy wprowadzić przypomnienie do kalendarza.

Podobnie dzieje się w przypadku wielu aplikacji biznesowych. Trend udostępniania użytkownikom biznesowym aplikacji poprzez tablet lub komórkę staje się coraz bardziej widoczny, ale ciągle jeszcze nie jest powszechny. Aplikacja biznesowa musi spełniać szereg wymogów, aby mogła być faktycznie mobilna i przyjazna:

  • powinna odpowiadać za stosunkowo prosty i ściśle określony obszar funkcjonalny,
  • powinna stanowić część jak najbardziej uproszczonego procesu lub prezentować maksymalnie zagregowane dane,
  • powinna mieć możliwość działania w trybie offline,
  • powinna służyć jak największej liczbie użytkowników.

Mobilność w służbie samoobsługi

W obszarze zarządzania kapitałem ludzkim bardzo wiele funkcjonalności dostępnych w systemie SAP HR (HCM) może być realizowanych poprzez aplikacje mobilne w sposób o wiele bardziej przyjazny i ergonomiczny niż poprzez „tradycyjne” metody GUI SAP lub SAP Portal. Cały obszar rozwiązań samoobsługowych jest wprost stworzony do tego, by „samoobsługowość” wesprzeć wykorzystaniem nowoczesnych urządzeń mobilnych.

O ile łatwiej złożyć wniosek o urlop przez telefon. Jaka to wygoda dla przełożonego, że może akceptować wnioski kadrowe za pomocą tabletu, w dowolnym miejscu i czasie. Czy ocena pracownicza przeprowadzana przez kierownika nie mogłaby być przyjemniejsza, jeśli nie trzeba by się chować za ekranem laptopa lub notować na kartce, a zamiast tego wykorzystać aplikację w tablecie?

Sukces aplikacji samoobsługowych jest warunkowany ich prostotą obsługi. Są też o wiele bardziej użyteczne, gdy zawsze są pod ręką, dostępne wtedy, gdy są potrzebne (np. pilna konieczność złożenia wniosku urlopowego), lub wtedy, gdy mamy trochę wolnego czasu (np. kilka godzin jazdy w podróży służbowej).

Jednym z modelowych zastosowań dla mobilnej aplikacji biznesowej jest zarządzanie szkoleniami w SAP HR.

Nowoczesne firmy projektują programy szkoleniowe dla swoich pracowników. Do ich odbycia są zobowiązani zarówno nowi pracownicy, aby zapoznać się z nowym pracodawcą i jego kulturą organizacyjną, poznać zasady, cele i misje firmy, jak i cyklicznie wszyscy zatrudnieni. Programy obowiązkowych szkoleń dotyczą najczęściej takich obszarów jak bezpieczeństwo informacji, etyka biznesu, praca w środowisku międzynarodowym i oczywiście szereg szkoleń wymaganych przepisami prawa, jak np. BHP.

Programy takie często są realizowane w oparciu o e-learning i mają charakter cykliczny. Szkolenia e-learningowe są niezwykle pożądane w programach, którymi objęta jest duża liczba pracowników (lub wszyscy zatrudnieni), a szczególnie w firmach o rozproszonej strukturze, wielooddziałowych, międzynarodowych i zatrudniających w trybie pracy zdalnej. Także duża mobilność pracowników (częste podróże służbowe) sprzyja wykorzystaniu funkcji e-learningowych. Oprócz wygody, drugą ważną zaletą e-learningu są niskie koszty szkoleń.

All for One iLearningGate

Aplikacja All for One iLearningGate jest narzędziem dedykowanym na iPada i zintegrowanym ze standardowym modułem Learning Solution w SAP. Aplikacja umożliwia pracownikom dostęp do katalogu szkoleń utworzonego w SAP. Każdy użytkownik może zapoznać się z ofertą szkoleń i zapisać się na wybrane szkolenie typu classroom training lub e-learning. Aplikacja zintegrowana jest ze standardem SAP, tak więc korzysta też ze standardowego modelu dystrybucji uprawnień. Możliwe jest udostępnianie odpowiednich części katalogu szkoleń wybranym grupom użytkowników.

Na ekranie tabletu można wyświetlić wszelkiego rodzaju dane o szkoleniach oraz przeglądać dostępne terminy. Jeśli użytkownik znajdzie dogodny dla siebie termin, wystarczy jednym dotknięciem ekranu wysłać wniosek o udział w szkoleniu. Dalsza droga takiego wniosku jest już realizowana w SAP za pomocą przygotowanego tam mechanizmu workflow. O akceptacji wniosku użytkownik zostanie poinformowany drogą e-mailową. W wersji rozszerzonej aplikacji może ona zostać zintegrowana z kalendarzem Outlook, gdzie pojawi się zaproszenie na zaakceptowane szkolenie.

Aplikacja umożliwia także pobieranie zawartości szkoleń e-learningowych bezpośrednio na iPada. Następnie pobrane szkolenie może być wykonane na iPadzie, w specjalnie przygotowanej przeglądarce (content player). Dostępne są wszelkie funkcjonalności standardowej przeglądarki szkoleń e-learningowych SAP, zgodne ze standardami SCORM. Użytkownik może wyświetlać wszelkie dostępne w środowisku iOS formaty plików multimedialnych i wykonywać testy wiedzy.

Aplikacje mobilne dla SAP
Aplikacja All for One iLearningGate została przygotowana przez specjalnie powołany zespół składający się zarówno ze specjalistów w dziedzinie HR i w szczególności e-learningu, a więc tych, którzy wiedzą, w jaki sposób proces przebiega w SAP i jak powinien być odzwierciedlony na urządzeniu, oraz specjalistów od wytwarzania oprogramowania mobilnego, którzy znają specyfikę działania takich aplikacji i wiedzą, jak skomunikować je z systemem SAP.
Mimo że proces realizowany w aplikacji jest prosty, musieliśmy zwrócić uwagę na pewne aspekty i ograniczenia w procesie wytwarzania oprogramowania. Szkolenia e-learningowe mogą być uruchamiane np. poprzez SAP Portal i naszym celem było przygotowanie takiego rozwiązania, które rozszerzy dotychczasowe możliwości, zamiast je zastępować. iLearningGate pozwala więc uruchamiać szkolenia przygotowane wg tych samych standardów (SCORM), co dla dotychczasowych e-learningów SAP.
Szkolenia są w pełni interaktywne, wykorzystują multimedia i testy do wypełnienia przez użytkownika. Zawartość szkolenia musi zatem komunikować się z aplikacją mobilną, aby móc np. przekazać informację o postępie w szkoleniu czy wyniku testu, co również okazało się nietrywialne w przypadku platformy iOS. Odtwarzacz szkoleń zaszyty w aplikacji i przygotowany specjalnie w tym celu pozwolił poradzić sobie z ograniczeniami, dzięki czemu szkolenia nie są statyczne, ale wciągają użytkownika w interakcję.
Innym wyzywaniem jest duży rozmiar plików szkoleń (nawet kilkadziesiąt megabajtów), co w przypadku ograniczonej przepustowości łącza internetowego może być problemem. iLearningGate daje użytkownikowi możliwość pobrania szkoleń z wyprzedzeniem i odtwarzania ich w trybie offline. Menadżer plików daje kontrolę nad wolnym miejscem na dysku urządzenia.
Wybrany proces ma również tę zaletę, że wymaga jedynie nielicznych i stosunkowo prostych interfejsów z systemem SAP, dzięki czemu zastosowanie platformy mobilnej (np. Sybase Unwired Platform/SAP Mobile Platform) w komunikacji z systemem źródłowym jest opcjonalne. Została również przygotowana wersja demonstracyjna aplikacji, która nie wymaga konfiguracji połączenia z systemem SAP, a oddaje w pełni sposób działania aplikacji. Aby sprawdzić jej możliwości, wystarczy się z nami skontaktować i przetestować nieodpłatnie nasze rozwiązanie. Aplikacja działa aktualnie na urządzeniach iPad, a kolejnym krokiem będzie przygotowanie wersji na tablety z systemem Android.
Odbieramy coraz więcej sygnałów z rynku wskazujących na potrzeby umobilnienia przedsiębiorstw. Dlatego zbudowaliśmy zespół, który pracuje również nad innymi aplikacjami mobilnymi realizującymi procesy biznesowe w komunikacji z różnymi modułami i systemami SAP.
Wojciech Paczkowski, Lider Zespołu Rozwiązań Portalowych CRM-SD, All for One Poland

Po pierwszej synchronizacji z SAP wszystkie funkcje aplikacji są dostępne w trybie offline. To niezwykle ważne dla funkcjonalności modułu szkoleń. Pracownik może pobrać dowolne szkolenia, kiedy urządzenie jest w zasięgu szybkiego łącza internetowego, a następnie wykonać szkolenie, będąc np. w podróży służbowej, bez dostępu do internetu. Po zakończeniu szkolenia jego wyniki będzie mógł zsynchronizować z systemem SAP, kiedy urządzenie ponownie znajdzie się w zasięgu sieci internetowej.

Zarządzanie pobieraniem szkoleń e-learningowych ułatwia specjalnie przygotowany Menadżer plików. Menadżer pozwala na przerywanie pobierania i jego kontynuację w dowolnym momencie, przegląd wszystkich pobranych plików i ich usuwanie. Umożliwia też przechodzenie bezpośrednio do zawartości danego szkolenia po jego pobraniu.

Nowa filozofia działania

Aplikacja jest bardzo prosta i składa się w zasadzie z dwóch wglądów. Na tym samym ekranie można, wybierając przycisk „Katalog”, przeglądać wszystkie dostępne w ofercie szkolenia lub wyświetlać historię przebytych szkoleń i tych, które oczekują na realizację – pod przyciskiem „Moje szkolenia”. Zarówno katalog, jak i wgląd we własną historię szkoleń może być łatwo przeszukiwany i filtrowany.

Budując aplikację iLearningGate, zespół BCC (aktualnie All for One Poland) kierował się przede wszystkim jej ergonomią. Pracując w środowisku SAP, mamy często do czynienia ze złożonymi procesami. Tworząc aplikacje mobilne, musimy zmieniać filozofię działania. W tym wypadku ważniejsze jest zagwarantowanie użytkownikowi maksymalnej prostoty i użyteczności, a niekoniecznie oferowanie rozwiązania spełniającego maksymalną liczbę wymagań.